Doku-Zeit pro Schicht: Drei Studien und was sie nicht zeigen

49,2 Prozent. Diese Zahl steht im Zentrum eines stehenden Topos der deutschen Fach- und Tagespresse — „Ärzt:innen verbringen die Hälfte der Schicht mit Dokumentation“. Sie stammt aus einer einzigen US-Studie: Sinsky und Kolleg:innen (Annals of Internal Medicine, 2016) beobachteten 57 ambulant tätige Ärzt:innen aus vier Fachgebieten in vier US-Bundesstaaten und fanden, dass diese während der Klinikzeit 49,2 Prozent ihrer Zeit auf Arbeit am elektronischen Patient:innen-Aktensystem (Electronic Health Record, EHR) und auf Schreibtisch-Aufgaben verwendeten — gegenüber 27,0 Prozent direktem Kontakt mit Patient:innen. In der deutschen Rezeption wandert die Zahl rasch in das Marketing der nächsten Klinik-Software für künstliche Intelligenz (KI) im Aufnahme-Diktat. Sie ist dort nicht falsch zitiert. Sie ist nur unter Auslassung der Methodik zitiert.

Drei Studien tragen das Schlagwort gemeinsam: Sinsky 2016 mit der 49,2-Prozent-Zahl, das Wisconsin-Team um Arndt 2017 mit dem 5,9-Stunden-EHR-Werktag, Tai-Seale und ihr Team 2017 mit der Drei-Stunden-zu-drei-Stunden-Aufteilung zwischen Sprechstunde und Desktop-Arbeit. Die drei Studien wurden in unterschiedlichen Settings, mit unterschiedlichen Methoden, an unterschiedlichen Stichproben durchgeführt. Sie tragen in der Größenordnung dieselbe Tendenz — die EHR-Last ambulanter US-Ärzt:innen ist substantiell — und divergieren in dem, was sie eigentlich messen. Eine ärztliche Lektüre zerlegt die drei Befunde, ehe sie sie auf eine deutsche Reha-Klinik überträgt.

Drei Studien, drei Methodiken

Sinsky 2016 ist eine prospektive Time-Motion-Beobachtungs-Studie. Geschulte Beobachter:innen begleiteten 57 Ärzt:innen aus Familienmedizin, Innerer Medizin, Kardiologie und Orthopädie in 16 Praxen in vier US-Bundesstaaten — Illinois, New Hampshire, Virginia, Washington — über 430 Beobachtungsstunden. 21 der 57 Ärzt:innen führten zusätzlich ein After-Hours-Tagebuch und meldeten dort eine bis zwei Stunden zusätzliche EHR-Arbeit pro Abend. Die 49,2 Prozent EHR-und-Schreibtisch-Anteil wurden während der regulären Klinikzeit gemessen. Drei Caveats wandern in die Lektüre: Die Beobachtungsmethode trägt einen Hawthorne-Effekt — Menschen verhalten sich beobachtet anders als unbeobachtet. Das Setting ist ambulante US-Praxis, kein stationäres und kein Reha-Setting. Und die Mess-Kategorie „EHR und Schreibtisch-Arbeit“ bündelt Dokumentation, Verordnung, Codierung und Kommunikation gemeinsam — eine Aufschlüsselung nach Zweck der Tätigkeit fehlt im publizierten Datensatz.

Brian Arndt und sein Wisconsin-Team — publiziert in der Annals of Family Medicine 2017 — wählten den methodischen Gegenpol — eine retrospektive Auswertung der EHR-Ereignis-Logdaten über drei Jahre, ergänzt durch Time-Motion-Validierung. Die Stichprobe: 142 Hausärzt:innen eines integrierten Gesundheitssystems im südlichen Wisconsin, ein einziges EHR-System. Pro Werktag und vollzeitäquivalenter klinischer Stelle ergab die Auswertung 5,9 Stunden Zeit im EHR — 4,5 Stunden während der Klinikzeit und 1,4 Stunden nach der Klinikzeit; bei einem 11,4-Stunden-Gesamttag eine andere Größenordnung als die 49,2 Prozent von Sinsky, aber dieselbe rhetorische Richtung. 44,2 Prozent der EHR-Zeit entfielen auf clerical-administrative Aufgaben — Dokumentation, Verordnung, Codierung, System-Sicherheit —, weitere 23,7 Prozent auf Inbox-Management. Die Caveats sind komplementär zu Sinsky: Single-Center-Studie, eine Fachgruppe (Hausarztversorgung), ein EHR-Frontend. Logdaten erfassen aktive Sessions sehr präzise, aber sie sehen nicht, was außerhalb des Systems passiert — Telefonate, Konsultationen, Befund-Lektüre auf Papier oder im Gespräch.

Tai-Seale und Kolleg:innen (Health Affairs, 2017) arbeiten ausschließlich mit Logdaten — keine Beobachtung, dafür sehr große Stichprobe. Die Auswertung umfasst über 31 Millionen EHR-Transaktionen, dokumentiert von 471 Hausärzt:innen eines integrierten US-Versorgungsnetzwerks an 765.129 Patient:innen-Akten zwischen 2011 und 2014. Das Ergebnis: 3,08 Stunden Sprechstunde pro Werktag gegenüber 3,17 Stunden „Desktop Medicine“ — also Patient:innen-Portal-Kommunikation, Online-Anfragen für Rezept-Erneuerungen, Test-Anordnungen, Mitarbeiter-Nachrichten, Befund-Sichtung. Hier wird die rhetorische Halbierung am sichtbarsten — und am missverständlichsten: „Desktop Medicine“ ist breiter als Dokumentation. Sie schließt Tätigkeiten ein, die in der deutschen Klinik gar nicht in derselben Form anfallen, weil das Patient:innen-Portal-Modell US-amerikanisch geprägt ist. Eine deutsche Reha-Klinik führt keine Online-Rezept-Erneuerung im US-Sinn; sie führt eine Aufnahme-, Verlaufs- und Entlassungsdokumentation in einem stationären Mehrtages-Verfahren.

Was die drei Studien zusammen — und was sie nicht — zeigen

Drei verschiedene Methoden — direkte Beobachtung mit Tagebuch, retrospektive Logdaten mit Validierung, reine Logdaten — liefern in einer ähnlichen Größenordnung dieselbe Tendenz: Ambulant tätige US-Ärzt:innen verbringen einen erheblichen Anteil ihrer Arbeitszeit in EHR- und Desktop-Aktivitäten. Die Konvergenz in der Größenordnung ist die belastbare Lehre der drei Studien. Die Synthese der Agency for Healthcare Research and Quality (AHRQ) im Technical Brief 47 (2024) — eine systematische Auswertung von 35 in der Synthese eingeschlossenen Studien zur Mess-Methodik der Dokumentations-Last — empfiehlt allerdings ausdrücklich, methodisch heterogene Befunde nicht zu einer einzigen Aussage zu verdichten. Was die drei Studien jenseits der Konvergenz nicht zeigen: Welche Anteile der EHR- und Desktop-Zeit auf klinische Verlaufsdokumentation, welche auf bürokratische Codierung, welche auf Kommunikation entfallen. Welche Tätigkeiten kognitiv aufwendig sind und welche fast automatisch geschehen — denn Logdaten messen die Verweildauer im System, nicht den geistigen Aufwand der einzelnen Tätigkeit. Wie sich die Befunde auf stationäre, multiprofessionelle, Reha-spezifische Doku-Lasten übertragen lassen, ist ebenfalls nicht im Studien-Korpus enthalten. Diese drei offenen Fragen sind keine Schwäche der drei Studien — sie liegen außerhalb ihrer Forschungsfrage und der jeweiligen Mess-Apparatur. Sie werden zur Schwäche erst dort, wo eine deutsche Reha-Klinik aus 49,2 Prozent eine Investitions-Begründung ableitet, ohne die methodische Distanz zwischen Mess-Setting und Anwendungs-Setting auszuweisen.

Eine deutsche Reha-Klinik dokumentiert auf einer anderen Achse als eine US-Hausarztpraxis. Die Aufnahme-Diagnostik enthält einen Funktionsstatus nach der Internationalen Klassifikation der Funktionsfähigkeit, Behinderung und Gesundheit (ICF), die Verlaufs-Phase enthält die multiprofessionelle Erfassung der Therapie-Leistungen nach der Klassifikation Therapeutischer Leistungen (KTL) der Deutschen Rentenversicherung (DRV), die Entlassung enthält den Reha-Bericht mit sozialmedizinischer Leistungsbeurteilung gemäß den Rahmenempfehlungen der Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation (BAR). Die Doku-Last entsteht aus parallelen Strängen — ärztlich, pflegerisch, therapeutisch — über mehrere Tage hinweg, nicht aus einem einzelnen Konsultations-Frontend. Keine dieser Doku-Klassen kommt im US-ambulanten Studien-Korpus vor. Welche Anteile der ärztlichen Schichtzeit in einer deutschen Reha-Klinik tatsächlich auf welche Doku-Klasse entfallen, ist in der publizierten Forschung deutlich schwächer dokumentiert als die ambulante US-Last — die methodische Lücke ist nicht akzidentell, sondern Ausdruck der unterschiedlichen Versorgungs-Struktur.

Eine rezente System-Level-Auswertung — Rotenstein und Kolleg:innen in JAMA Network Open (2023) — verschärft den Befund in eine andere Richtung. Die Studie zeigt für US-Hausärzt:innen, dass die EHR-Zeit zwischen Häusern desselben Versorgungssystems um Faktoren variiert, die nicht primär an der Patient:innen-Schwere hängen, sondern an organisatorischen Entscheidungen — Team-Kollaboration bei Verordnungen, Unterstützung bei Rezept-Erneuerung, Verortung in einem Community Health Center. Die universelle „Hälfte der Schicht“-Aussage glättet diese System-Variation, die in der Forschungsserie über zehn Jahre eher zu- als abnimmt.

Was eine ehrliche Übertragung leisten könnte

Eine ehrliche Übertragung beginnt nicht mit der US-Zahl, sondern mit der eigenen Schicht. Eine zweiwöchige Schichtanalyse im eigenen Haus — entweder Time-Motion-Beobachtung mit zwei geschulten Beobachter:innen über zehn Werktage oder eine strukturierte Abendprotokoll-Erhebung mit Zeitkategorien — kostet kalkulatorisch wenige Personentage. Sie liefert die einzige Zahl, die für eine Investitions-Entscheidung tragfähig ist: Wie viel Schichtzeit auf welche Doku-Klasse entfällt, gegliedert nach ärztlichen, pflegerischen und therapeutischen Anteilen, gegliedert nach Aufnahme-, Verlaufs- und Entlassungsphase, gegliedert nach Bürokratie- und klinischer-Substanz-Anteil. Die Aufschlüsselung, die in den US-Studien fehlt, kann das eigene Haus selbst herstellen — bevor die KI-Investitions-Entscheidung fällt, nicht danach. Das ist die Lehre, die sich aus der Forschungsserie tatsächlich ableiten lässt: nicht eine konkrete Prozentzahl, sondern die Disziplin, die eigene Doku-Last zu kennen, ehe man sie reduziert.

Sinsky, Arndt, Tai-Seale und ihre Kolleg:innen haben eine valide ambulante US-EHR-Last gemessen — methodisch sorgfältig, in präzisen Settings, mit transparenten Stichproben. Die deutsche Rezeption verkürzt diese drei Studien zu einer rhetorischen Zahl. Wer die Doku-Last in der eigenen Reha-Klinik ernst nimmt, liest die Studien als das, was sie sind — eine Größenordnungs-Aussage über ein anderes Versorgungs-Setting — und misst die eigene Schicht, ehe er die fremde Zahl zur Investitions-Begründung nimmt. Eine US-ambulante Time-Motion-Studie aus 2016 trägt nicht die deutsche Reha-Schicht-Realität. Sie spricht eine andere Sprache, weil sie ein anderes Versorgungs-Spiel beschreibt.