Aus zehn Zuweisungen wird in Minuten eine entscheidungsreife Aufnahme.
Die Software analysiert eingehende Zuweisungen, gleicht sie mit den Dokumentationsanforderungen der einschlägigen OPS- und DRG-Logik ab und stellt das Ergebnis dem interdisziplinären Aufnahmeteam auf einem gemeinsamen Board bereit. Die Aufnahmeentscheidung trifft das Haus — auf besserer Datenlage und schneller.
Bevor eine einzige Aufnahmeentscheidung getroffen ist, hat das Aufnahmeteam bereits Stunden investiert: in das Sichten von Zuweisungen, deren Vollständigkeit sich erst Seite für Seite beurteilen lässt. Am Ende werden Häuser für Lücken belastet, die nicht im Haus, sondern in der zuweisenden Praxis entstanden sind.
≈ 10Zuweisungen pro tatsächlicher AufnahmeBeobachtung in aiomics-Kundenhäusern
8 – 22Seiten je Zuweisung im SchnittBeobachtung in aiomics-Kundenhäusern
> 80 %der Zuweisungen mit unvollständigen oder fehlerhaften AngabenBeobachtung in aiomics-Kundenhäusern
Die wirtschaftlichen Folgen reichen über den Aufwand hinaus. Der Medizinische Dienst prüft jährlich rund 1,4 Millionen Krankenhausabrechnungen; etwa jede zweite geprüfte Rechnung wird beanstandet. Allein in Bayern wurden 2024 mehr als 193.800 Krankenhausabrechnungen geprüft; bei den beanstandeten Rechnungen lag die durchschnittliche Kürzung bei 1.469 Euro pro Fall. Ein erheblicher Teil dieser Beanstandungen geht auf primäre Fehlbelegung zurück — die Frage, ob die stationäre Aufnahme überhaupt erforderlich war. Wer diese Frage bereits bei der Aufnahme belegt, steht im späteren Prüfverfahren auf besserer Grundlage.
Sobald eine Zuweisung im Haus eintrifft — als PDF, Fax, gescanntes Dokument oder strukturierter Datensatz — liest das System den Inhalt aus und gleicht ihn mit den Dokumentationsanforderungen der einschlägigen OPS- und DRG-Logik ab. Innerhalb von Minuten liegt eine Strukturansicht vor: welche Nebendiagnosen belegt sind, welche zu ergänzen wären, welche OPS-Voraussetzungen erfüllt sind, welche fehlen, ob Vor- und Fremdbefunde vollständig vorliegen.
Für Hybrid-DRG-relevante Konstellationen — der Katalog umfasst 2026 69 Fallpauschalen mit 904 OPS-Kodes — werden die Fälle markiert, in denen die Abgrenzung zwischen ambulant, kurz- und vollstationär bereits bei Aufnahme zu entscheiden ist. (KBV: Hybrid-DRG 2026)
02
Eingangskanal: optional integriert
Auf Wunsch werden die heute eingehenden Faxe als PDF direkt in das System geroutet — das vermeidet Medienbrüche und Doppeleingaben. Eine tiefe Anbindung an das Krankenhausinformationssystem ist dafür nicht erforderlich; die Anwendung läuft browserbasiert. Wo eine Schnittstelle gewünscht ist, stehen HL7v2, FHIR R4 und eine dokumentenbasierte Übergabe bereit.
03
Entscheidung: interdisziplinäres Kanban-Board
Jede analysierte Zuweisung erscheint als Karte auf einem Board, das die gesamte Aufnahmeleitung gemeinsam sieht — aufnehmende Ärztinnen und Ärzte, Bettendisposition, Patientenmanagement, Pflegedienstleitung, gegebenenfalls Sozialdienst. Die Karte zeigt die wesentlichen klinischen Eckpunkte, den Vollständigkeitsstatus der Dokumentation und einen automatisch erstellten Vorschlag, welche Lücken vor Aufnahme noch beim Zuweiser nachzufordern wären. Die Entscheidung — Aufnahme, Ablehnung, Rückfrage — trifft das Team. Sie wird auf der Karte dokumentiert und unmittelbar an den Zuweiser zurückgespielt.
In den Häusern, mit denen wir arbeiten, erhöht sich die Aufnahmequote um etwa 2 bis 3 Prozentpunkte, sobald entscheidungsreife Zuweisungen innerhalb von Stunden beantwortet werden. Patientinnen und Patienten werden seltener bei einem anderen Haus platziert, weil dort schneller geantwortet wurde.
04
Aufnahme: aus Fragmenten ein Arbeitsdokument
Wenn der Patient ankommt, ist die Vorbereitung schon erledigt. Mitgebrachte Unterlagen, die Inhalte des Aufnahmefragebogens und — sofern gewünscht — eine transkribierte Erstanamnese werden zu einem strukturierten Aufnahmedokument zusammengeführt. Jede Aussage darin ist mit dem zugrundeliegenden Beleg verknüpft; fehlende Angaben werden als Lücken markiert, nicht stillschweigend ergänzt. Junior-Ärztinnen und -Ärzte erhalten einen Überblick, der ihnen das stundenlange Sortieren erspart. Pflege, Therapie und Sozialdienst arbeiten vom ersten Tag an mit derselben Datengrundlage.
Das Ergebnis entspricht den Anforderungen der relevanten Vergütungswege — sowohl im GKV-Bereich nach § 301 Abs. 1–3 SGB V als auch in der Rehabilitation nach § 301 Abs. 4 SGB V im Datentausch mit GKV und Deutscher Rentenversicherung.
Was das wirtschaftlich heißt
Aus unserer Arbeit mit Kundenhäusern lassen sich drei Größenordnungen festhalten. Sie sind Beobachtungen aus dem Echtbetrieb, keine Versprechen — die konkrete Wirkung in einem Haus hängt von Fallmix, bestehender Prozessqualität und der Disziplin in der Nachbearbeitung der Zuweisungen ab.
≈ 0,5 VZÄ
Patientenmanagement entlastet
Etwa eine halbe Vollzeitstelle im Patientenmanagement wird durch die Vorarbeit der Software frei. Die verbleibende Aufgabe verschiebt sich von Sortieren und Suchen zu Entscheiden und Kommunizieren.
+ 2–3 %-Punkte
Höhere Aufnahmequote
Weil entscheidungsreife Zuweisungen innerhalb von Stunden beantwortet werden statt nach Tagen. Bei einem rehabilitativ ausgerichteten Haus mit 1.000 Aufnahmen pro Jahr und einer durchschnittlichen Vergütung im fünfstelligen Bereich ist die Größenordnung wirtschaftlich relevant.
Weniger MD-Dialoge
Schutz vor primärer Fehlbelegung
Weil die für die Vergütung relevanten Belege bereits bei der Aufnahme geprüft und dokumentiert sind. Das entlastet die Schnittstelle zwischen Medizincontrolling und Kostenträger und schützt Erlöse, die sonst nachträglich strittig werden.
Was die Software ausdrücklich nicht tut
Das System trifft keine klinischen Entscheidungen. Es diagnostiziert nicht, empfiehlt keine Therapie, schlägt keine Behandlung vor. Aufnahmeentscheidungen, Therapieentscheidungen und die Verantwortung für die Patientensicherheit liegen bei den behandelnden Ärztinnen und Ärzten.
Das System erfindet auch keine Inhalte. Jede Aussage im Aufnahmedokument ist mit ihrem Originalbeleg verknüpft; nicht belegbare Angaben werden als Lücken gekennzeichnet und nicht stillschweigend ergänzt. Diese Trennung ist die Grundlage, auf der die Software bewusst außerhalb des Medizinprodukterechts positioniert ist.
Vorab: ein Dokumentations-Audit
Häuser, die vor einer Softwareeinführung wissen wollen, wo sie heute stehen, können ein Dokumentations-Audit beauftragen. An einer anonymisierten Fallstichprobe aus dem Echtbetrieb prüft das System Aufnahme- und Verlaufsdokumentation auf die Lücken, an denen ein späteres MD-Verfahren typischerweise ansetzt. Der Bericht weist aus, welche Fallkonstellationen das größte Risiko einer primären Fehlbelegung tragen, welche Belegketten dünn sind und an welchen Stellen mit einer Kürzung zu rechnen wäre. Eine Generalprobe vor dem eigentlichen Prüfverfahren.
Rechtlicher Rahmen und Datenverarbeitung
Verarbeitung vollständig innerhalb der Europäischen Union (Rechenzentrum Frankfurt).
Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzfolgenabschätzung werden mitgeliefert.
Betriebsrats-Informationspaket nach § 87 BetrVG steht für die Mitbestimmung bereit.
Unterstützte Datenstandards: HL7v2, FHIR R4, LDT 3.0, § 301 SGB V (Abs. 1–3 sowie Abs. 4), ICD-10-GM, OPS.
Vorbereitung auf die Anforderungen der EU-KI-Verordnung (Anwendung ab August 2026); KI-Kompetenz-Schulung für Klinikmitarbeitende inklusive.
Häufige Fragen
Was macht das aiomics Zuweisungs- und Aufnahmemanagement?
Die Software wertet eingehende Zuweisungen — Überweisungen, Vorbefunde, Anschlussheilbehandlungs-Anträge, Medikationspläne — in Minuten aus, prüft sie auf Vollständigkeit gegen die Dokumentationsanforderungen der einschlägigen OPS- und DRG-Logik und stellt das Ergebnis auf einem interdisziplinären Kanban-Board bereit. Das aufnehmende Team entscheidet auf einer einheitlichen Datengrundlage über Aufnahme oder Ablehnung. Bei Aufnahme werden die verfügbaren Quellen zu einem strukturierten Aufnahmedokument für Ärzteschaft, Pflege, Therapie und Sozialdienst zusammengeführt; was nicht belegt ist, wird als Lücke ausgewiesen.
Wie viele Zuweisungen muss ein Krankenhaus pro tatsächlich aufgenommenem Patienten prüfen?
In den Häusern, mit denen aiomics arbeitet, liegt das Verhältnis typischerweise bei rund zehn eingegangenen Zuweisungen pro einer Aufnahme. Die Dokumente sind in der Regel zwischen 8 und 22 Seiten lang. Über 80 Prozent enthalten nach unserer Beobachtung unvollständige oder fehlerhafte Angaben — Lücken, die später in der MD-Prüfung als primäre Fehlbelegung sichtbar werden.
Ist aiomics ein Medizinprodukt?
Nein. Das Zuweisungs- und Aufnahmemanagement ist eine administrative Daten- und Dokumentationssoftware. Alle Hinweise sind als Vorschlag zur ärztlichen Prüfung formuliert. Aufnahme-, Therapie- und Vergütungsentscheidungen treffen ausschließlich die behandelnden Ärztinnen und Ärzte und das Medizincontrolling des Hauses.
Funktioniert das auch ohne KIS-Anbindung?
Ja. Das System läuft browserbasiert. Eine Anbindung an das Krankenhausinformationssystem ist nicht erforderlich. Wer einen direkten Eingangskanal — etwa Fax-zu-PDF — in aiomics routen möchte, kann dies optional einrichten, um Medienbrüche an der Aufnahme zu vermeiden.
Welche Effekte beobachten Sie in Kundenhäusern?
Drei Effekte: Erstens eine deutliche Verringerung der Bearbeitungszeit pro eingegangener Zuweisung, in der Größenordnung des Äquivalents einer halben Vollzeitstelle im Patientenmanagement. Zweitens eine Erhöhung der Aufnahmequote um etwa 2 bis 3 Prozentpunkte, weil entscheidungsreife Zuweisungen schneller beantwortet werden. Drittens weniger spätere Falldialoge aus primärer Fehlbelegung, weil Lücken vor der Aufnahme erkannt werden. Diese Werte sind Beobachtungen, keine Versprechen — die konkrete Wirkung hängt vom Fallmix und der Prozessdisziplin des Hauses ab.
Welche Vergütungsträger werden unterstützt?
Akutversorgung (§ 301 Abs. 1–3 SGB V, GKV) und Rehabilitation (§ 301 Abs. 4 SGB V, GKV und Deutsche Rentenversicherung). Die Dokumentationsanforderungen werden je Vergütungsweg angewendet.
Wie schnell ist eine Klinik nach Vertragsschluss produktiv?
Weil das System browserbasiert läuft und keine tiefe KIS-Integration voraussetzt, kann der produktive Einsatz in der Aufnahmeabteilung innerhalb weniger Wochen beginnen. Onboarding, Schulung und KI-Kompetenz-Kurs sind in der Lizenz enthalten.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Verarbeitung erfolgt vollständig in der Europäischen Union, in einem Frankfurter Rechenzentrum. Auftragsverarbeitungsvertrag, DSGVO-konformes Datenschutzmanagement und Betriebsrat-Informationsunterlagen werden mitgeliefert.
Lassen sich die Prüflogiken auf unser Haus anpassen?
Ja. Häuser können beliebig viele eigene Voreinstellungen anlegen — etwa für Aufnahmen einzelner Fachabteilungen, für spezifische OPS-Konstellationen oder für die Anforderungen einzelner Kostenträger. Auf Wunsch übernehmen wir die Erstkalibrierung gemeinsam mit Ihrem Medizincontrolling, sodass die Voreinstellungen vom ersten Tag an zu den Behandlungsschwerpunkten Ihres Hauses passen.
Können einzelne OPS-Kodes mit eigenen Regeln hinterlegt werden?
Ja. Die Prüflogik lässt sich für einzelne OPS-Kodes mit den jeweils einschlägigen Dokumentations- und Strukturanforderungen hinterlegen — bei den frührehabilitativen Komplexbehandlungen ebenso wie bei OPS-Kodes mit Mindestmerkmalsstrukturen. Die Voreinstellungen sind nach dem jährlichen OPS-Update aktualisierbar; das Haus entscheidet, ab welchem Aufnahmedatum eine neue Fassung gilt.
Lässt sich die Anwendung auf die Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung zuschneiden?
Ja. Für die Rehabilitation im DRV-Bereich werden die Dokumentationsanforderungen nach § 301 Abs. 4 SGB V im XML-Datentausch berücksichtigt, einschließlich der Checkliste SWE und der drei Prüfstufen der inhaltlichen Datensatzprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Reha-spezifische Voreinstellungen für AHB- und Phasenwechsel-Konstellationen sind anlegbar.
Können wir vor der Einführung prüfen, wo unsere heutigen Lücken liegen?
Ja. Wir bieten ein vorgelagertes Dokumentations-Audit auf einer anonymisierten Fallstichprobe an. Das Audit zeigt, in welchen Fallkonstellationen die Belegketten heute schwach sind und an welchen Stellen ein späteres MD-Verfahren voraussichtlich ansetzen würde. Häuser, die anschließend die Software einführen, erhalten das Audit als Setup-Grundlage; Häuser, die zunächst nur das Audit beauftragen, erhalten den Bericht eigenständig.
Erfindet das System Inhalte, wenn die Akte unvollständig ist?
Nein. Was im Aufnahmedokument steht, ist aus den vorliegenden Quellen belegt und mit dem Originalbeleg verknüpft. Was sich nicht belegen lässt, wird als Lücke ausgewiesen, nicht ergänzt. Auf dieser Trennung basiert die regulatorische Einordnung der Software.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen den Weg einer eingehenden Zuweisung — vom PDF auf dem Faxserver bis zur Aufnahmeentscheidung im Team. Sie sehen anschließend, an welcher Stelle in Ihrem heutigen Prozess die größten Lücken liegen.
