Zuweisungen kommen per Fax, als Scan oder als PDF, oft unvollständig. Aiomics liest sie, ordnet sie dem Fall zu, zeigt, was fehlt, und bereitet Zusage, Absage oder Rückfrage und den Aufnahmebericht vor.
Die Arbeit, in der Reihenfolge, in der sie anfällt
Von der eingehenden Zuweisung bis zum begründeten Antrag.
01
Zuweisungen sichten
Aiomics liest Zuweisung und Vorbefunde, ordnet sie dem Fall zu und fasst die Angaben auf einer Karte zusammen.
02
Fehlende Unterlagen nachfordern
Die Karte zeigt, welche Unterlage fehlt. Das Aufnahmeteam fordert gezielt bei der zuweisenden Stelle nach.
03
Zusage, Absage oder Rückfrage vorbereiten
Ist die Entscheidung gefallen, entsteht das Antwortschreiben aus den Angaben am Fall.
04
Aufnahmebericht entwerfen
Aus den ausgewählten Unterlagen entsteht ein Entwurf in der Vorlage des Hauses, mit Fundstellen.
05
Anträge begründen
Für Verlängerungs- und Kostenübernahmeanträge stellt aiomics die Begründung aus der Akte zusammen.
Der Faxeingang am Montagmorgen
Über das Wochenende sind Zuweisungen eingegangen: per Fax, als Scan, als PDF im Postfach. Manche Seiten stehen schief, manche Fälle kommen in drei Teilen, bei manchen fehlt der Vorbefund.
Aiomics liest diese Dokumente, sobald sie hochgeladen sind oder über einen eingerichteten Eingang ankommen. Jede Zuweisung erscheint als Karte in der Fallübersicht: mit Diagnose, zuweisender Stelle und Kostenträger, mit den Fundstellen und mit dem Hinweis, welche Unterlage noch fehlt.
Das Aufnahmeteam bestätigt die Zuordnung, fordert Fehlendes nach und bereitet mit den Ärzt:innen die Entscheidung vor. Über die Aufnahme entscheidet die Klinik.
So arbeitet aiomics in der Aufnahme
Lesen · Belegen · Prüfen · Freigeben
01
Lesen
Fax, Scan oder PDF: Die Plattform erkennt den Text jeder Seite, ordnet das Dokument dem richtigen Fall zu und macht daraus strukturierte Angaben. Eine Person aus dem Aufnahmeteam bestätigt die Zuordnung.
02
Belegen
Strukturierte Angaben behalten ihre Fundstelle: Dokument und Textstelle, einen Klick entfernt. Eine Diagnose auf der Karte führt zurück zur Textstelle im Vorbefund.
03
Prüfen
Bei Berichten und Arztbriefen, darunter dem Aufnahmebericht, gleicht ein eigener Prüfdurchgang den Entwurf mit den Quellen ab. Belege, die die Quelle nicht trägt, werden entfernt, und der Entwurf wird neu erstellt. Kurze Schreiben aus der Fallübersicht, etwa Zusage, Absage oder Nachforderung, erhalten eine Prüfung ihrer Verweise; das Aufnahmeteam liest sie vor dem Versand.
04
Freigeben
Ärzt:innen oder die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei. Jede belegte Angabe lässt sich mit einem Klick an ihrer Quelle prüfen.
Was läuft, was geplant ist
Im Einsatz
Zuweisungen lesen und dem Fall zuordnen, fehlende Unterlagen anzeigen, Antwortschreiben, Aufnahmebericht und Anträge entwerfen, den Stand jeder Zuweisung in der Fallübersicht führen.
Je Standort eingerichtet
Ein direkter Eingang für Fax, Scanner oder Postfach und die Übergabe an Ihr Krankenhausinformationssystem. Jede Anbindung prüfen und bauen wir für Ihr Haus; zum Start reichen hochgeladene Dokumente.
Geplant
Prüfung der Mindestmerkmale einzelner OPS-Kodes und Auswertungen über viele Fälle hinweg.
Datenschutz, Mitbestimmung, KI-Verordnung
Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union. Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffswege stehen in den Vertragsunterlagen.
Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001:2022, zertifiziert durch TÜV NORD CERT.
Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutz-Folgenabschätzung sowie ein Informationspaket für den Betriebsrat nach § 87 BetrVG.
Zur Einführung gehören Informationen zur KI-Verordnung und eine Schulung zur KI-Kompetenz für das Team.
Häufige Fragen
Was übernimmt aiomics im Aufnahmemanagement?
Aiomics liest Zuweisungen und Vorbefunde, ordnet sie dem Fall zu, zeigt fehlende Unterlagen und entwirft Antwortschreiben, Aufnahmebericht sowie Verlängerungs- und Kostenübernahmeanträge. Das Aufnahmeteam sieht den Stand jeder Zuweisung in einer gemeinsamen Fallübersicht.
Brauchen wir eine Anbindung an unser Krankenhausinformationssystem?
Für den Start nicht. Aiomics läuft im Browser, und Dokumente lassen sich hochladen. Einen direkten Eingang für Fax oder Scanner und die Übergabe an Ihr Krankenhausinformationssystem richten wir je Standort ein; was dafür nötig ist, klären wir mit Ihrer IT.
Entscheidet die Software über Aufnahmen oder priorisiert sie Patient:innen?
Nein. Aiomics sortiert Zuweisungen nach Eingang, Stand der Unterlagen und Fachabteilung. Medizinische Eignung und Dringlichkeit beurteilen die zuständigen Fachkräfte, und über die Aufnahme entscheidet die Klinik.
Erfindet das System Angaben, wenn Unterlagen fehlen?
Sprachmodelle können Angaben auslassen oder Aussagen erzeugen, die in den Quellen nicht stehen. Deshalb behalten Angaben ihre Fundstelle, und beim Aufnahmebericht entfernt ein Prüfdurchgang Belege, die die Quelle nicht trägt. Fehlt eine Unterlage, zeigt die Karte das an.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Ausschließlich in der Europäischen Union. Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffswege stehen in den technischen und vertraglichen Unterlagen für Ihre Datenschutzprüfung.
Wie messen wir, ob die Aufnahme schneller wird?
Erfassen Sie vor und während der Erprobung dieselben Schritte: Zeit für die Sichtung, Zahl der Nachforderungen und Zeit bis zur Rückmeldung an die zuweisende Stelle. Halten Sie Fallmix und Besetzung fest. So lässt sich die Veränderung im eigenen Haus belegen.
Lassen sich Berichte auf die Vorgaben der Deutschen Rentenversicherung abstimmen?
Ja, über die Vorlagen des Hauses. Aiomics füllt sie aus den ausgewählten Quellen. Die geltenden Vorgaben der Rentenversicherung prüft Ihr Team; eine automatische Prüfung der Datensätze für die Übermittlung gehört nicht dazu.
Können wir vorab sehen, wo unsere Unterlagen Lücken haben?
Ja. An einer anonymisierten Fallstichprobe prüfen wir Aufnahme- und Verlaufsunterlagen auf fehlende Belege und Widersprüche. Das Ergebnis hilft, den Ablauf für die Erprobung auszuwählen.
