Aufnahmeunterlagen prüfen und die Bearbeitung gemeinsam koordinieren.
aiomics führt eingegangene Zuweisungen und Unterlagen in einer Fallübersicht zusammen. Quellenverweise, Hinweise auf fehlende Angaben und sichtbare Zuständigkeiten unterstützen Ihr Team vom Eingang bis zum Aufnahmeberichtsentwurf.
Unterlagen, Rückfragen und Zuständigkeiten zusammenführen
aiomics bereitet die Angaben einer Zuweisung auf und verbindet sie mit den Originalunterlagen. Ihr Team kann fehlende Dokumente erkennen, Rückfragen dem Fall zuordnen und nach Eingang einer Antwort weiterarbeiten.
Die Dokumentation der wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse gehört zu den Pflichten nach § 630f BGB; Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. aiomics unterstützt das Zusammenstellen und Prüfen vorhandener Angaben. Ihr Haus verantwortet den Inhalt und die Weiterführung der Behandlungsakte.
Sie stellen Zuweisung und Vorbefunde bereit. Die Plattform liest dokumentierte Angaben aus, ordnet sie dem Fall zu und verknüpft sie mit den Quellen. Ihr Team prüft übernommene Informationen und Hinweise auf fehlende Unterlagen.
Für die Weiterverarbeitung werden die benötigten Angaben nach Ihrem Dokumentationsablauf zusammengestellt. Gesetzliche Übermittlungspflichten und die jeweils vorgesehene Abrechnungsform prüft Ihr Haus. (§ 301 SGB V)
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Eingangskanal: optional integriert
Die Anwendung läuft im Browser und kann mit bereitgestellten Dokumenten genutzt werden. Für einen direkten Eingangskanal werden Format, Fallzuordnung und Zugriffsrechte festgelegt. Die konkrete Anbindung hängt vom eingesetzten System ab.
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Zusammenarbeit: eine gemeinsame Fallübersicht
Jede Zuweisung erscheint als Karte in der gemeinsamen Fallübersicht für Ärzte und Ärztinnen, Bettendisposition, Patientenmanagement, Pflege und Sozialdienst. Die Karte bündelt Angaben aus den Unterlagen, Bearbeitungsstand und Zuständigkeit. Hinweise auf fehlende Dokumente helfen, Rückfragen vorzubereiten. Rückmeldungen entstehen als Entwürfe; das zuständige Team prüft sie und gibt sie frei.
In der Erprobung erfassen Sie Sichtungszeit, Rückfragen und die Zeit bis zur Rückmeldung getrennt. So lässt sich die Veränderung bei vergleichbaren Zuweisungen nachvollziehen.
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Aufnahmebericht aus ausgewählten Unterlagen vorbereiten
Aus ausgewählten Unterlagen entsteht ein Aufnahmeberichtsentwurf nach Ihrer Vorlage. Quellenverweise und Auslassungshinweise unterstützen die Prüfung. Ärzte und Ärztinnen ergänzen ihre Beurteilung und geben den Entwurf für die Weiterverwendung frei.
Bei der Erprobung wird auch die Übergabe betrachtet: Ausgabeformat, Felder im Zielsystem und Arbeitsschritte bis zur fertigen Aufnahmedokumentation.
Die Entlastung im Aufnahmeprozess messen
Vergleichen Sie dieselben Tätigkeiten vor und während der Erprobung. Trennen Sie Vorbereitung, fachliche Prüfung und Rückmeldung; dokumentieren Sie auch Korrekturen und Ausnahmefälle.
Sichtung
Zeit für Unterlagen erfassen
Wie lange dauert es, die Zuweisung aufzubereiten und benötigte Belegstellen zu finden?
Rückmeldung
Bearbeitungsdauer vergleichen
Erfassen Sie die Zeit bis zur ersten Rückmeldung und unterscheiden Sie vollständige Anfragen von Fällen mit Rückfragen.
Übergabe
Verbleibende Arbeit einbeziehen
Messen Sie Korrekturen und die Übernahme in die bestehende Dokumentation. Diese Schritte gehören zur Bewertung des gesamten Ablaufs.
Prüfung und Verantwortung
Die Plattform unterstützt die Dokumentations- und Koordinationsarbeit rund um die Aufnahme. Hinweise betreffen vorhandene Angaben, fehlende Unterlagen und Abweichungen zwischen Quellen. Die medizinische Einschätzung, Priorisierung und Aufnahmeentscheidung verantwortet das Behandlungsteam.
KI kann Angaben falsch übernehmen, auslassen oder Inhalte erzeugen, die in den Quellen fehlen. Quellenverweise und Lückenhinweise unterstützen die Kontrolle. Jeder Entwurf muss vor der Verwendung gegen die Originalunterlagen geprüft, bei Bedarf korrigiert und freigegeben werden.
Vorab: ein Dokumentations-Audit
An einer anonymisierten Fallstichprobe lassen sich Aufnahme- und Verlaufsdokumentation auf nachvollziehbare Belege, fehlende Unterlagen und Widersprüche prüfen. Der Bericht zeigt, welche Dokumentationslücken das Haus genauer untersuchen sollte. Das Medizincontrolling bewertet die Ergebnisse und legt fest, welche Abläufe angepasst werden.
Rechtlicher Rahmen und Datenverarbeitung
Die technischen und vertraglichen Unterlagen benennen Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Zugriffswege.
Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzfolgenabschätzung werden mitgeliefert.
Betriebsrats-Informationspaket nach § 87 BetrVG steht für die Mitbestimmung bereit.
Ausgabeformate und Schnittstellen werden für den konkreten Datenfluss geprüft. Spezielle OPS-Prüfungen sind geplant.
Die Einführung umfasst Informationen zur KI-Verordnung und eine Schulung zur KI-Kompetenz für das klinische Personal.
Häufige Fragen
Was macht das aiomics Zuweisungs- und Aufnahmemanagement?
Die Plattform führt Zuweisungen, Vorbefunde und weitere Aufnahmeunterlagen zusammen, strukturiert vorhandene Angaben und weist auf Dokumentationslücken hin. Das Team sieht Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und offene Rückfragen in einer gemeinsamen Fallübersicht. Aus den Unterlagen entsteht auf Wunsch ein Aufnahmeberichtsentwurf zur ärztlichen Prüfung und Freigabe.
Wie unterstützt aiomics das Zuweisungsmanagement einer Reha-Klinik?
Das Team führt Zuweisungen und Vorbefunde in einer gemeinsamen Fallübersicht zusammen. Dokumentierte Angaben, fehlende Unterlagen und offene Rückfragen lassen sich fallbezogen bearbeiten. Zuständigkeit und Bearbeitungsstand bleiben sichtbar. Die Klinik beurteilt selbst, ob und wann eine Aufnahme erfolgen kann.
Welchen Zweck hat die Software im Aufnahmeprozess?
Der beschriebene Einsatz dient der administrativen Vorbereitung und Dokumentation: Angaben aus Unterlagen zusammenstellen, fehlende Belege sichtbar machen und Rückmeldungen entwerfen. Medizinische Eignung, Dringlichkeit und Aufnahme beurteilen die zuständigen Fachpersonen. Die Dokumentation zur regulatorischen Einordnung erhalten Sie auf Anfrage.
Funktioniert das auch ohne KIS-Anbindung?
Ja. Das System läuft browserbasiert. Eine Anbindung an das Krankenhausinformationssystem ist nicht erforderlich. Wer einen direkten Eingangskanal — etwa Fax-zu-PDF — in aiomics routen möchte, kann dies optional einrichten, um Medienbrüche an der Aufnahme zu vermeiden.
Wie messen wir, ob die Patientenaufnahme effizienter wird?
Vergleichen Sie vor und während der Erprobung dieselben Arbeitsschritte: Zeit für die Sichtung der Unterlagen, Zahl der Rückfragen, Bearbeitungsdauer bis zur Rückmeldung und Aufwand für die Dokumentation. Halten Sie Fallmix, Personalbesetzung und Einführungsaufwand fest. So lässt sich die Wirkung im eigenen Haus beurteilen.
Welche Vergütungsträger werden unterstützt?
Die Plattform unterstützt das Zusammenstellen und Prüfen vorhandener Aufnahmeunterlagen in Akut- und Rehakliniken. Vorlagen richten sich nach dem vorgesehenen Dokument und Ihrem Ablauf. Ihr Haus prüft die Anforderungen des jeweiligen Kostenträgers und verantwortet die vorgeschriebene Übermittlung.
Wie schnell ist eine Klinik nach Vertragsschluss produktiv?
Die Einführung beginnt mit einem definierten Ablauf, den benötigten Vorlagen und den zuständigen Personen. Einrichtung, Zugriffsrechte, Datenschutz und Schulung werden vor dem Einsatz abgeschlossen. Der Termin hängt zusätzlich von der gewünschten Anbindung ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Verarbeitungsorte und eingebundenen Dienstleister sind in den technischen und vertraglichen Unterlagen beschrieben. Diese Unterlagen bilden die Grundlage für die Datenschutzprüfung Ihrer Klinik.
Lassen sich die Prüflogiken auf unser Haus anpassen?
Sie können eigene Vorlagen für die Dokumentationsaufgaben Ihrer Fachabteilungen verwenden. Darin legen Sie Aufbau und gewünschte Angaben fest. Hinweise auf Auslassungen und Abweichungen unterstützen die Prüfung gegen die vorhandenen Quellen; die fachliche Bewertung übernimmt Ihr Team.
Können einzelne OPS-Kodes mit eigenen Regeln hinterlegt werden?
Spezielle Prüfungen von Dokumentations- und Strukturanforderungen einzelner OPS-Kodes sind geplant. Heute können Sie vorhandene Angaben und Belegstellen aufbereiten und in Ihrer Dokumentationsvorlage verwenden. Die Prüfung der einschlägigen Kodefassung und Mindestmerkmale liegt beim zuständigen Fachpersonal.
Lässt sich die Anwendung auf die Anforderungen der Deutschen Rentenversicherung zuschneiden?
Berichtsvorlagen können auf die Dokumentationsaufgabe in Ihrer Rehaklinik abgestimmt werden. Die benötigten Angaben werden aus den ausgewählten Quellen vorbereitet und auf Auslassungen geprüft. Ihr Team kontrolliert die jeweils geltenden DRV-Vorgaben; eine automatische Prüfung sämtlicher XML-Datensätze wird damit nicht zugesagt.
Können wir vor der Einführung prüfen, wo unsere heutigen Lücken liegen?
Ja. An einer anonymisierten Fallstichprobe können vorhandene Unterlagen auf fehlende Belege, widersprüchliche Angaben und unklare Quellenzuordnung untersucht werden. Die Ergebnisse unterstützen die Auswahl eines geeigneten Erprobungsablaufs und die Prüfung Ihrer Dokumentationsprozesse.
Erfindet das System Inhalte, wenn die Akte unvollständig ist?
KI kann Fehler machen und unbelegte Inhalte erzeugen. Die Plattform arbeitet mit den bereitgestellten Quellen und zeigt Dokumentationslücken an. Vor der Übernahme prüfen Ärzte und Ärztinnen den Entwurf gegen die Originalunterlagen, korrigieren ihn bei Bedarf und geben ihn frei.
Wir gehen eine eingehende Zuweisung gemeinsam durch: Unterlagen aufbereiten, Angaben prüfen und den nächsten administrativen Schritt festhalten. Sie sehen, wie aiomics in Ihren Aufnahmeablauf passt.
