PROMs und PREMs: Die Befragungspflicht, die kaum ein Haus auswertet
Die QM-RL verlangt Patienten- und Mitarbeiterbefragungen, die BAR-Vereinbarung verschärft die Zertifizierungspflicht in der Reha. Erfüllt wird die Pflicht meist auf Papier — ausgewertet wird sie selten.
Dr. Sven Jungmann
CEO
Im Flur vor dem Speisesaal einer Rehaklinik steht eine Plexiglasbox, daneben ein Stapel Fragebögen: vier Seiten, Kreuzchen, am Ende zwei freie Zeilen für Anmerkungen. Wer abreist, wird gebeten, einen auszufüllen. Viele tun es — Papierbefragungen haben einen besseren Rücklauf, als ihr Ruf vermuten lässt. Am Quartalsende packt eine Mitarbeiterin die Bögen in einen Karton und schickt sie an ein Befragungsinstitut.
Monate später kommt ein PDF zurück: Mittelwerte, Benchmarks, Balkendiagramme. Die Zufriedenheit mit der Verpflegung liegt unter dem Vergleichswert. Warum, steht nicht darin. Welche Station, welcher Zeitraum, welche Gruppe von Patient:innen — aus den aggregierten Werten nicht mehr zu rekonstruieren. Die QM-Beauftragte heftet den Bericht ab. Für das Audit reicht das.
So läuft Befragung in vielen deutschen Häusern, in der Akutversorgung wie in der Reha. Nachlässig ist daran nichts; die Pflicht ist erfüllt. Nur passiert mit den Antworten fast nichts.
Die Pflicht wächst schneller als die Praxis
Die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses führt Patientenbefragungen und Mitarbeiterbefragungen in §4 als verpflichtend anzuwendende Instrumente; nach §6 muss die Umsetzung auf Verlangen dargelegt werden [1]. Gemeint ist damit mehr als das Abheften eines Instituts-PDFs: Wer befragt, muss zeigen können, was aus den Antworten geworden ist. In der Rehabilitation ist seit dem 1. Juli 2025 zusätzlich die neue QM-Vereinbarung der Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation in Kraft — rund 1.200 stationäre Rehaeinrichtungen sind zertifizierungspflichtig [2].
Daneben existiert die Rehabilitandenbefragung der Deutschen Rentenversicherung: rund 120.000 Bögen pro Jahr, zentral erhoben und ausgewertet [3]. Für die einzelne Einrichtung kommen die Ergebnisse spät, aggregiert und nur für DRV-Fälle. Was ein Haus daraus für die eigene Steuerung lernen kann, ist begrenzt — es fehlt die hausinterne, zeitnahe Sicht über alle Kostenträger.
Wer die Pflicht extern einkauft, zahlt dafür: Befragungsinstitute kosten nach unserer Markterfahrung 10.000 bis 30.000 Euro pro Jahr und Einrichtung — für Quartalswellen auf Papier mit zentraler Auswertung und einem Benchmark-Bericht, der Monate nach der letzten Antwort eintrifft.
Dabei ist das Erfassen selbst gar nicht das Nadelöhr. In einem Pilotbetrieb an einer Rehaklinik lag der Rücklauf der papiergestützten Befragung bei 88,2 Prozent. Das Problem ist nicht der Rücklauf; es ist die Zeit zwischen Antwort und Erkenntnis — und die Auswertung, die oft ganz unterbleibt.
Bleibt die zweite Hälfte der Pflicht, über die seltener gesprochen wird: die Mitarbeiterbefragung. Sie scheitert selten an der Technik und häufig am Vertrauen. Beschäftigte, die nicht sicher sind, ob ihre Antworten anonym bleiben, antworten diplomatisch oder gar nicht. Und der Betriebsrat hat gute Gründe, skeptisch zu sein: „Die Daten sind anonym“ ist ein Versprechen, das er mit Bordmitteln nicht prüfen kann.
Was eine Befragungslösung können muss
Herstellerneutral betrachtet muss Software für Patienten- und Mitarbeiterbefragungen vier Dinge zugleich leisten.
Erstens Längsschnitt: PROMs — von Patient:innen berichtete Behandlungsergebnisse — messen Veränderung, also dieselbe Person bei Aufnahme, bei Entlassung und im Follow-up. Eine Lösung, die nur Einzelwellen kann, misst Momentstimmung. PREMs und Zufriedenheitsbefragungen brauchen dagegen die Nähe zum Erlebnis: am Bett, vor der Abreise, solange die Erinnerung frisch ist.
Zweitens Erreichbarkeit: Wer nur einen Weblink verschickt, befragt die Digitalaffinen und nennt das Ergebnis repräsentativ. Barrierearmut, Leichte Sprache, weitere Sprachfassungen und ein Papier-Fallback entscheiden darüber, ob die Stichprobe das Haus abbildet.
Drittens validierte Instrumente mit geklärten Lizenzen: PHQ-9 oder WHO-5 sind frei nutzbar, EQ-5D-5L, SF-36v2 oder COPSOQ sind lizenzpflichtig. Eine Lösung, die beliebige Fragebögen anlegen lässt, macht dieses Lizenzrisiko unsichtbar — bis ein Rechteinhaber es sichtbar macht.
Viertens Anonymität, die sich vorführen lässt: Für die Mitarbeiterbefragung genügt kein Versprechen. Prüfbar wird Anonymität erst, wenn die Schutzmechanismen in der Architektur liegen und sich einem Betriebsrat demonstrieren lassen.
Wie aiomics es baut
Die Befragungs-Suite von aiomics ist im Pilotbetrieb an Rehakliniken; der Ausbau zur vollständigen Suite — inklusive Mitarbeiterpaket — ist geplant. Die Konstruktionsentscheidungen dahinter sind festgeschrieben; sie gelten für den Pilotbetrieb wie für jede geplante Ausbaustufe.
Die Mindestzellgröße steht im Code. Auswertungen unterhalb von zehn Antworten pro Zelle werden auf Ebene der Abfrage blockiert; branchenüblich wäre eine Untergrenze von fünf. Komplementäre Zellen werden mit unterdrückt, damit sich kleine Gruppen nicht per Differenzbildung rekonstruieren lassen; Abfragen unterhalb der Schwelle werden verweigert und protokolliert. Einem Betriebsrat lässt sich das vorführen, mit echten Abfragen.
Die Betriebsvereinbarung ist Teil des geplanten Mitarbeiterpakets. aiomics liefert ein Betriebsvereinbarungs-Template und ein technisches Anonymitäts-Whitepaper als Produktartefakte mit aus — und die Aktivierung der Mitarbeiterbefragung ist technisch blockiert, solange kein Betriebsrats-Review dokumentiert ist. Der Mitarbeiterkanal speichert keinen Personenbezug und keine IP-Adressen und vergröbert Zeitstempel.
Instrumente kommen aus einer Registry mit Lizenz-Metadaten. Freie Instrumente wie PHQ-9, WHO-5, WAI oder OLBI sind sofort aktivierbar; lizenzpflichtige wie EQ-5D-5L, SF-36v2 oder COPSOQ lassen sich erst aktivieren, wenn die Lizenz der Einrichtung hinterlegt ist — und Instrumente einer Verbotsklasse, etwa der Gallup Q12, lassen sich gar nicht anlegen. aiomics liefert keine Instrumenteninhalte aus; das Lizenzverhältnis bleibt zwischen Einrichtung und Rechteinhaber.
Erfassung und Auswertung sind getrennt, aus regulatorischem Grund. Die Suite berechnet auf Individualebene keine Scores, keine Schweregrade, keine Auffälligkeits-Markierungen. Sensible Einzelantworten — etwa Item 9 des PHQ-9 — werden wortgleich gespeichert, ohne automatische Erkennung oder Alarmierung: exakt wie auf Papier, und genau so wird es kommuniziert. Ein Prüfschritt in der Build-Pipeline lässt jede Software-Version durchfallen, in der Score-Berechnung im Erfassungspfad auftaucht. Hinter diesem Detail liegt die Grenze zwischen einem Befragungswerkzeug und einem Medizinprodukt.
Wellen folgen festen Regeln. Ob ein Folgebogen ausgelöst wird, hängt am Zeitplan der Welle — Antwortinhalte sind aus der Wellenlogik architektonisch nicht adressierbar. Instrumente sind zudem versionsgepinnt: Eine laufende Welle rechnet bis zu ihrem Ende mit der Fassung, mit der sie begonnen hat, sonst vergleicht der Jahresverlauf stillschweigend zwei verschiedene Fragebögen. Für Einrichtungen mit strengen Vorgaben existiert ein postalischer, erinnerungsfreier Betriebsmodus.
Im Alltag bleibt es schnell: Die Übergabe eines iPads mit laufender Befragung am Bett dauert unter 30 Sekunden; für Papier-Patient:innen gibt es ein druckbares Blanko-PDF, dessen Antworten nacherfasst werden. Die Oberflächen sind auf Barrierearmut nach WCAG 2.2 AA und Leichte Sprache ausgelegt, Türkisch und Kurdisch sind als erste Sprachfassungen priorisiert. Wellen-Setup in unter 30 Minuten und Ergebnisse in unter 24 Stunden sind Zielwerte des Ausbaus — Ziele, noch keine Messwerte.
Die Suite soll daneben die kleineren Pflichten abdecken: Zuweiserbefragungen mit maximal drei Fragen per Token-Link auf ohnehin verschickter Korrespondenz und einen anonymen Ereignis-Eingang nach dem Muster von CIRS-Systemen — beides geplant im Rahmen des Suite-Ausbaus.
Die Auswertungsschicht darüber — Kohortenanalysen, Fallkontext, automatisch entworfene QM-Berichte — ist ebenfalls geplant. Warum verwertbare Auswertung am Ende eine Frage der Datenqualität ist, beschreibt unser Artikel Qualitätsmanagement im Krankenhaus: der unterschätzte Hebel Datenqualität.
Woran Sie jeden Anbieter messen sollten
- Wo steht die Mindestzellgröße — in einer Richtlinie oder im Code? Lassen Sie sich live zeigen, was geschieht, wenn eine Auswertung unter die Schwelle fällt.
- Was bekommt Ihr Betriebsrat in die Hand? Ein Anonymitätsversprechen — oder ein technisches Whitepaper, ein Betriebsvereinbarungs-Template und eine Vorführung der Schutzmechanismen?
- Wie werden Instrumentenlizenzen verwaltet? Und wer trägt das Risiko, wenn ein lizenzpflichtiger Bogen ohne hinterlegte Lizenz läuft?
- Was geschieht mit sensiblen Einzelantworten? Ein Anbieter, der automatische Alarme auf Einzelantworten verspricht, verspricht ein Medizinprodukt — fragen Sie nach der Zertifizierung.
- Erreicht die Befragung alle Patient:innen? Fragen Sie nach Barrierearmut, Leichter Sprache, Sprachfassungen, Papier-Fallback — und nach der Rücklaufquote, die der Anbieter im eigenen Betrieb misst.
Wenn Sie Ihre Befragungspflichten einmal sortieren wollen — QM-RL, BAR, DRV, Betriebsrat —, schreiben Sie uns; das Gespräch lohnt auch ohne aiomics-Evaluation. Oder Sie abonnieren die Visite, unseren Newsletter zu Dokumentation und Datenqualität im deutschen Gesundheitswesen.
Quellen
- Gemeinsamer Bundesausschuss. Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) in der Fassung vom 20. April 2024, §4 und §6. https://www.g-ba.de/richtlinien/87/
- Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation (BAR). Vereinbarung zum internen Qualitätsmanagement nach §37 Abs. 2 SGB IX, gültig ab 01.07.2025. https://www.bar-frankfurt.de/
- Deutsche Rentenversicherung. Reha-Qualitätssicherung: Rehabilitandenbefragung. https://www.deutsche-rentenversicherung.de/
Die Befragungs-Suite von aiomics befindet sich im Pilotbetrieb an Rehakliniken; der beschriebene Ausbau — unter anderem Mitarbeiterpaket, Zuweiserbefragung, Ereignis-Eingang und Auswertungsschicht — ist geplant und noch nicht ausgeliefert.
