Für KrankenhäuserAktenabrechnung

Unabgerechnete Akten sind Forderungen, die es noch nicht gibt.

Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung erst fällig, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung erteilt ist. Bis dahin steht der Aufenthalt in der Akte und nicht in den Büchern. Wir strukturieren die Akte so weit, dass jede berechnete Position ihre Belegstelle mitführt, prüfen Minderung, Ausschlüsse und Steigerungssätze über feste Regeln und übergeben das Ergebnis an Ihre Abrechnung — im eigenen Haus oder bei Ihrem Dienstleister.

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Warum der Stapel wächst

Bei der Abrechnung nach Leistungsbogen hat jemand vorab festgelegt, was berechnet wird. Bei der Aktenabrechnung nicht: Aufnahmebefund, OP-Bericht, Anästhesieprotokoll, Verlaufsdokumentation, Konsile und Entlassbrief liegen vor, und die berechenbaren Positionen müssen daraus erst zusammengetragen werden. Das ist die aufwendigste Form der Abrechnung und die erste, die liegen bleibt, wenn im Abrechnungsbüro Personal fehlt. In manchen Häusern steht das Ergebnis als Papierstapel im Raum, und die Aufenthalte darin liegen ein Jahr und länger zurück. Für die Ärzt:innen, die am Liquidationspool beteiligt sind, ist das Honorar, das noch niemand geltend gemacht hat.

Gebührenordnung für Ärzte, § 12 — Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung

§ 12 Abs. 1„Die Vergütung wird fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine dieser Verordnung entsprechende Rechnung erteilt worden ist.“ Vorher existiert keine fällige Forderung.GOÄ § 12 Abs. 1

3 JahreRegelverjährung nach § 195 BGB. Sie beginnt nach Darstellung der Bundesärztekammer mit dem Ende des Jahres, in dem eine GOÄ-konforme Rechnung erteilt wurde.§ 195 BGB; Bundesärztekammer, GOÄ-Ratgeber

VerwirkungUnabhängig von der Verjährung kann ein Honoraranspruch verwirken, wenn die Rechnung über längere Zeit nicht erstellt wird. Die Bundesärztekammer empfiehlt deshalb, quartalsweise abzurechnen.Bundesärztekammer, Verjährung und Verwirkung

2,3fachOberhalb dieses Steigerungssatzes ist das Überschreiten „auf die einzelne Leistung bezogen für den Zahlungspflichtigen verständlich und nachvollziehbar schriftlich zu begründen“.GOÄ § 12 Abs. 3, § 5 Abs. 2

Der Aufwand liegt nicht im Eintragen der Ziffern. Er liegt in der Frage, die jede Rechnungsprüfung stellt: An welcher Stelle der Akte steht das? Eine Begründung nach § 12 Abs. 3 GOÄ behauptet eine Tatsache über die Behandlung, und ist diese Tatsache nicht dokumentiert, trägt die Begründung nicht. Bei der Aktenabrechnung entstehen Rechnung und Begründung deshalb im selben Arbeitsschritt. Das ist der Grund für den Zeitbedarf, und es ist die Stelle, an der sich etwas ändern lässt.

GOÄ § 5 Abs. 2 Satz 4 — Regelspanne und Überschreiten des 2,3fachen

So entsteht die Rechnung

Fünf Schritte. Der dritte ist bewusst kein Sprachmodell.

Die Akte wird lesbar

Scans, Diktate, Formulare und Ausdrucke werden erfasst, den Dokumentgattungen zugeordnet und in eine Reihenfolge gebracht: Aufnahme, Operation, Anästhesie, Verlauf, Konsil, Entlassung. Vorher ist die Akte ein Stapel, danach ein Fall.

Jede Position bekommt ihre Belegstelle

Zu jeder vorgeschlagenen Position gehört, woraus sie folgt: Dokument, Seite, Textstelle, Datum der Dokumentation und die dokumentierende Person. Kein Ähnlichkeitswert, keine Wahrscheinlichkeit. Findet sich keine Belegstelle, erscheint die Position nicht als Vorschlag, sondern als Dokumentationslücke — mit Angabe des Dokuments, in dem der Nachweis stehen müsste.

Das Gebührenrecht läuft über feste Regeln

Ausschlussverhältnisse, Zeitbezüge, Häufigkeitsbegrenzungen, die Minderung nach § 6a und die Grenzen der Steigerungssätze sind Regeln mit einer definierten Antwort. Ob eine Ziffer neben einer anderen berechnet werden darf, ist keine Ermessensfrage. Diese Prüfung läuft deterministisch und nicht über ein Sprachmodell, weil ein Modell, das eine Ausschlussregel überwiegend richtig anwendet, den Fehler bis zur Beanstandung unsichtbar lässt.

Die Begründung entsteht nur aus Belegtem

Der Begründungstext nach § 12 Abs. 3 GOÄ wird aus den Tatsachen gebildet, die in der Akte stehen, und aus keinen anderen. Wo die Dokumentation schweigt, entsteht keine Begründung. Das ergibt einen kürzeren Rechnungsvorschlag und eine vollständigere Beweislage.

Freigeben kann nur ein Mensch

Ohne die Bestätigung einer berechtigten Person entsteht keine Position. Wer was wann bestätigt und was dabei geändert hat, bleibt nachvollziehbar. Ein System, das Vorschläge liefert, aber nicht protokolliert, wie daraus eine Rechnung wurde, verschiebt das Nachweisproblem nur von der Kodierung in die Freigabe.

Die Arbeitsteilung ist damit festgelegt: Sprachverarbeitung für das Verstehen der Dokumentation, Regelwerk für die Anwendung des Gebührenrechts. Beides an derselben Stelle zu lösen wäre bequemer und in der Prüfung teurer.

Was mit den Lücken passiert

Eine Position, die sich nicht belegen lässt, ist selten ein Abrechnungsproblem. Sie ist meistens ein Dokumentationsproblem, und sie gehört dorthin zurück, wo sie entstanden ist — in der Sprache der Dokumentation und nicht in der Sprache der Abrechnung. Also mit dem Hinweis, dass die tägliche fachärztliche Visite am sechsten und siebten Behandlungstag nicht dokumentiert ist, und nicht mit dem Hinweis, eine Ziffer sei nicht belegt.

Eine Prüfung im Nachhinein verteilt Erlös um. Eine Rückmeldung, die ankommt, während der Fall noch offen ist, verändert die Dokumentation des nächsten Falls. Darauf zielt das Verfahren.

Jeder Befund wird strukturiert abgelegt: Position, Einwandtyp, Fachabteilung, fehlende Dokumentgattung. Über einen Zeitraum lassen sich damit Fragen beantworten, die am Einzelfall offen bleiben — welche Dokumentgattung die meisten Einwände verursacht, ob eine Fortbildung die Quote einer Abteilung verändert hat oder nur stattgefunden hat, und welche Positionen regelmäßig gestrichen werden. Berichtet werden Quoten mit ihrem Nenner. Die Meldung, dass in einem Monat 340 Positionen beanstandet wurden, lässt sich ohne Bezugsgröße nicht einordnen.

Die Übergabe an die Abrechnung

Wir stellen keine Rechnungen. Am Ende steht ein geprüfter, belegter und freigegebener Datensatz, und der geht dorthin, wo in Ihrem Haus abgerechnet wird.

An die eigene Privatabrechnung, als strukturierter Export in der Reihenfolge und den Feldern, die das dortige System erwartet
An Ihren Abrechnungsdienstleister. Mit einigen bestehen bereits Verbindungen; mit weiteren richten wir die Übergabe ein, sobald Format und Weg geklärt sind. Ein Wechsel des Dienstleisters ist nicht Voraussetzung.
An die Wahlarztabrechnung mit ausgewiesener Minderung nach § 6a GOÄ, die nach § 12 Abs. 2 Nr. 3 GOÄ ohnehin auf der Rechnung stehen muss
Mit dem Bearbeitungsverlauf, damit im Streitfall nachvollziehbar bleibt, worauf eine Position gestützt wurde und wer sie freigegeben hat

Die Verantwortung für die Rechnung bleibt beim Haus beziehungsweise bei der liquidationsberechtigten Ärztin oder dem liquidationsberechtigten Arzt. Wir übermitteln nichts an Versicherer oder Patient:innen.

Was die GOÄ-Novelle daran ändert

Die Novelle der GOÄ ist zwischen Bundesärztekammer und PKV-Verband abgestimmt, im Entwurf veröffentlicht und vom 129. Deutschen Ärztetag befürwortet worden. Beschlossen ist sie nicht, und ein Datum des Inkrafttretens steht nicht fest. Wer heute über Abrechnungsverfahren entscheidet, sollte den Entwurf trotzdem kennen.

Drei Punkte betreffen die Aktenabrechnung unmittelbar. Das Gebührenverzeichnis wächst nach Angaben der Bundesärztekammer auf rund 5.500 Positionen einschließlich Zuschlägen. Die Rechnung soll die amtlichen Diagnose- und Prozedurenschlüssel enthalten und in einem maschinenlesbaren Format vorliegen. Und die Minderung bei stationärer Behandlung bleibt und ist weiterhin auf der Rechnung auszuweisen.

Ein Verfahren, das ohnehin aus der Akte heraus kodiert und jede Position an eine Belegstelle bindet, trägt diese Änderungen leichter als eines, das auf einen ausgefüllten Leistungsbogen wartet. Das ist ein Argument für den Umbau, kein Grund zur Eile: Solange nichts beschlossen ist, nennen wir kein Datum.

Bundesärztekammer, Informationen zur GOÄ-Novelle

Was das Modul ausdrücklich nicht tut

Es rechnet nicht selbstständig ab. Jede Position wird vor der Rechnungsstellung durch eine berechtigte Person bestätigt; ohne diese Bestätigung entsteht keine Position.

Es behauptet nichts, was nicht in der Akte steht. Begründungstexte werden ausschließlich aus belegten Tatsachen gebildet. Wo die Dokumentation schweigt, entsteht eine Lückenmeldung und kein Text.

Es stellt keine Diagnosen und schlägt keine Behandlung vor. Was das System zur Kodierung beiträgt, heißt Kodiervorschlag und wird als solcher behandelt. Eine Beurteilung von Patient:innen findet nicht statt.

Es übermittelt nichts. Weder an Versicherer noch an Patient:innen noch an eine Abrechnungsstelle geht etwas ohne die Freigabe des Hauses; im Bereich § 301 SGB V bereiten und prüfen wir Daten, die Übermittlung bleibt beim Krankenhausinformationssystem.

Keines der hier beschriebenen Module fällt unter Regel 11 der EU-Medizinprodukteverordnung. Wir strukturieren, prüfen und belegen Dokumentation. Vor jeder Funktionsentwicklung wird die regulatorische Einordnung dokumentiert; weicht eine geplante Funktion davon ab, wird vor der Umsetzung neu eingestuft.

Was heute läuft, was folgt

Der Stand der einzelnen Bestandteile. Diese Übersicht wird fortgeschrieben.

Im Einsatz

Akten lesbar machen

Sammelupload ganzer Aktenbestände, Zuordnung zu Dokumentgattungen, Zeitleiste über den Fall, Quellenansicht neben der übernommenen Angabe. Ausgeliefert und im Betrieb.

In Erprobung

Die GOÄ-Strecke

Kodierung aus der Akte, Belegstellen je Position, deterministische Regelprüfung für Ausschlüsse und Minderung, Begründung aus belegten Tatsachen, dreistufige Einordnung des Vorschlags. Architektur bewertet, Erprobung an einem Partnerhaus gemeinsam mit einem Abrechnungsdienstleister. Kein Haus rechnet darüber bislang produktiv ab.

Geplant

Rückmeldung und Auswertung

Lückenmeldungen an die Dokumentation während des laufenden Falls, strukturierte Ablage der Befunde und die monatliche Auswertung nach Fachabteilung, Einwandtyp und fehlender Dokumentgattung.

Beobachtet

Die Novelle

Rund 5.500 Positionen, amtliche Diagnose- und Prozedurenschlüssel auf der Rechnung, maschinenlesbares Rechnungsformat. Wir verfolgen den Entwurf und bauen die Strecke so, dass sie ihn aufnehmen kann. Ein Umsetzungstermin wird erst genannt, wenn es einen gibt.

Rechtlicher Rahmen und Datenverarbeitung

Verarbeitung vollständig innerhalb der Europäischen Union (Rechenzentrum Frankfurt); keine zusätzlichen Unterauftragnehmer im Vertraulichkeitskreis nach § 203 StGB.
Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001, zertifiziert durch TÜV Nord. BSI C5 Typ 2 auf Ebene unseres eigenen Betriebs in Vorbereitung; wir stützen uns dabei nicht auf das Testat des Rechenzentrumsbetreibers.
Qualitätsmanagementsystem an den Prinzipien der ISO 13485 ausgerichtet, mit dokumentierter regulatorischer Einordnung vor jeder Funktionsentwicklung.
Berücksichtigte Regelwerke: GOÄ (insbesondere §§ 5, 6a, 12), § 17 KHEntgG für Wahlleistungen, §§ 195 und 199 BGB zur Verjährung, § 301 SGB V für den Datenaustausch mit den gesetzlichen Kostenträgern.
Vorlagen für den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutz-Folgenabschätzung gehören zum Lieferumfang; ein Betriebsrats-Informationspaket nach § 87 BetrVG steht bereit.
Vorbereitung auf die Anforderungen der EU-KI-Verordnung. KI-gestützte Vorschläge und Textentwürfe sind gekennzeichnet; die Schulung zur KI-Kompetenz für Klinikmitarbeitende gehört zum Lieferumfang.

Häufige Fragen

Wir haben einen Abrechnungsdienstleister. Konkurrieren Sie mit dem?

Nein. Der Dienstleister rechnet ab, wir bereiten vor. Die aufwendige Stelle liegt vor der Abrechnung: aus einer unstrukturierten Akte die berechenbaren Positionen mit ihren Belegstellen herauszuholen. Was danach passiert — Rechnungsstellung, Mahnwesen, Widerspruch —, bleibt dort, wo es heute liegt. Mit einigen Dienstleistern bestehen bereits Verbindungen, mit weiteren richten wir die Übergabe ein.

Wie alt dürfen die Akten sein, die wir aufarbeiten lassen?

Technisch spielt das Alter keine Rolle. Rechtlich schon: Die Regelverjährung beträgt drei Jahre, und unabhängig davon kann ein Anspruch verwirken, wenn die Rechnung über längere Zeit nicht erstellt wurde. Wie ein bestimmter Stapel einzuordnen ist, gehört in die Prüfung durch Ihre Rechtsberatung; wir liefern die Grundlage dafür, nicht die Bewertung.

Wer haftet für eine Position, die später beanstandet wird?

Die liquidationsberechtigte Ärztin oder der liquidationsberechtigte Arzt beziehungsweise das Haus. Daran ändert kein Werkzeug etwas, und deshalb ist die Freigabe durch eine berechtigte Person zwingend. Was wir liefern, ist die Grundlage für diese Entscheidung: die Belegstelle zu jeder Position und der Hinweis, wo sie fehlt.

Warum nennen Sie auch Positionen, die wir streichen sollten?

Weil sie über einen Prüfzeitraum gerechnet teurer sind als der Erlös, den sie einbringen. Eine gestrichene Position kostet einmal Erlös. Eine beanstandete Position kostet Erlös, Bearbeitungszeit im Widerspruch und im Wiederholungsfall die Verhandlungsposition. Der Vorschlag wird deshalb dreistufig eingeordnet: belegt, angreifbar mit Angabe des zu erwartenden Einwands, oder nicht haltbar.

Setzen Sie ein Sprachmodell auf das Gebührenrecht an?

Auf das Verstehen der Dokumentation ja, auf die Anwendung der Regeln nein. Ausschlussverhältnisse, Häufigkeitsgrenzen und die Minderung nach § 6a haben eine definierte Antwort; das läuft über feste Regeln. Ein Modell, das solche Regeln überwiegend richtig anwendet, ist an dieser Stelle das falsche Werkzeug, weil der Fehler erst bei der Beanstandung auffällt.

Was passiert mit unseren Daten?

Sie werden in Frankfurt verarbeitet und verlassen die Europäische Union nicht. Der Vertraulichkeitskreis nach § 203 StGB wird nicht um weitere Unterauftragnehmer erweitert. Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutz-Folgenabschätzung gehören zum Lieferumfang.

Sollen wir auf die neue GOÄ warten?

Die Novelle ist abgestimmt und im Entwurf veröffentlicht, aber nicht beschlossen, und ein Termin steht nicht fest. Ein Stapel, der heute liegt, wird davon nicht jünger. Der Entwurf spricht eher dafür, früher umzustellen: Ein Verfahren, das aus der Akte kodiert und jede Position belegt, nimmt ein größeres Gebührenverzeichnis und eine maschinenlesbare Rechnung leichter auf.

Wie fangen wir an?

Mit abgeschlossenen Fällen aus Ihrem Haus, bei denen es eine Beanstandung gab. Daran lässt sich zeigen, was ein Herkunftsnachweis leistet und was nicht — auch dann, wenn Sie am Ende bei Ihrem bisherigen Verfahren bleiben.

Ein Blick in Ihren Stapel

Wir sehen uns eine Handvoll abgeschlossener Fälle an, möglichst solche mit Beanstandung, und zeigen daran, welche Positionen sich belegen lassen, welche eine Dokumentationslücke sind und wo die Zeit heute verloren geht. Falls sich daraus kein Argument ergibt, sagen wir das.

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Eine Stunde. Ohne Verpflichtung. Fachlich, nicht vertrieblich.