Für KrankenhäuserAktenabrechnung

Die Abrechnung beginnt mit einer nachvollziehbaren Akte.

Wer privatärztliche Leistungen aus der Akte abrechnet, muss die dokumentierten Leistungen und ihre Belege zusammenführen. aiomics unterstützt heute die Aufbereitung der Unterlagen und die Prüfung von Entwürfen an ihren Quellen. Weitere Unterstützung bei Kodierung und GOÄ-Regelprüfung ist in Entwicklung. Den verfügbaren Umfang und die Übergabe an Ihre Abrechnung klären wir anhand Ihrer Fälle.

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Warum der Stapel wächst

Bei der Aktenabrechnung werden die dokumentierten Leistungen aus Aufnahmebefund, OP-Bericht, Anästhesieprotokoll, Verlauf, Konsilen und Entlassbrief zusammengetragen. Unterschiedliche Dokumentgattungen und uneinheitliche Ablagen erhöhen den Such- und Prüfaufwand. Fehlen Unterlagen oder bleiben Rückfragen offen, verzögert sich die Rechnung. Eine strukturierte Akte erleichtert es der Abrechnung, die vorhandenen Belege zu prüfen und gezielt nachzufragen.

Gebührenordnung für Ärzte, § 12 — Fälligkeit und Abrechnung der Vergütung

§ 12 Abs. 1Nach § 12 Abs. 1 GOÄ wird die Vergütung fällig, sobald eine Rechnung erteilt wurde, die den Anforderungen der Verordnung entspricht.GOÄ § 12 Abs. 1

3 JahreGrundsätzlich gilt die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Beginn, Ablauf und mögliche Einwendungen sind für den jeweiligen Fall rechtlich zu prüfen.§ 195 BGB; Bundesärztekammer, GOÄ-Ratgeber

VerwirkungNeben der Verjährung kann eine Verwirkung in Betracht kommen. Dafür sind die Dauer der Verzögerung und weitere Umstände des Einzelfalls relevant. Rechtzeitige Rechnungsstellung erleichtert die Klärung offener Fragen.Bundesärztekammer, Verjährung und Verwirkung

LeistungsbezogenFür das Überschreiten der jeweils geltenden Schwellenwerte verlangt § 12 Abs. 3 GOÄ eine verständliche und nachvollziehbare schriftliche Begründung zur einzelnen Leistung. Die Schwellenwerte unterscheiden sich je nach Leistungsart.GOÄ § 12 Abs. 3, § 5 Abs. 2

Für die Abrechnung müssen Leistung, Beleg und gegebenenfalls Begründung zusammenpassen. Eine übersichtliche Akte erleichtert die Prüfung: Was wurde dokumentiert, wo steht es und welche Rückfrage ist noch offen? Die zuständige Fachperson beurteilt, ob die vorhandenen Angaben eine berechnete Leistung und ihren Steigerungssatz tragen.

GOÄ § 5 Abs. 2 Satz 4 — Regelspanne und Überschreiten des 2,3fachen

Von der Akte zur Abrechnungsvorbereitung

Die Aktenaufbereitung ist verfügbar. Die folgenden Schritte zur Kodierung und GOÄ-Regelprüfung beschreiben die geplante Erweiterung und ihre fachliche Prüfung.

Die Akte wird lesbar

Scans, Diktate, Formulare und Ausdrucke werden erfasst, den Dokumentgattungen zugeordnet und in eine Reihenfolge gebracht: Aufnahme, Operation, Anästhesie, Verlauf, Konsil, Entlassung. Vorher ist die Akte ein Stapel, danach ein Fall.

Vorschläge mit Belegen prüfen

Die geplante Kodierungsunterstützung soll Vorschläge mit vorhandenen Belegstellen verbinden. Die zuständige Person prüft, ob die Textstelle die vorgeschlagene Position trägt. Eine fehlende Fundstelle ist Anlass für eine Rückfrage; sie belegt weder, dass eine Leistung erbracht wurde, noch, dass sie ausgeblieben ist.

Definierte Gebührenregeln prüfen

Für definierte Ausschlüsse, Zeitbezüge, Häufigkeitsbegrenzungen und Minderungen sind regelbasierte Prüfungen vorgesehen. Ihr Umfang, der verwendete Regelstand und die Ergebnisse müssen vor einem Einsatz überprüft werden. Die rechtliche und fachliche Bewertung des Einzelfalls bleibt bei den zuständigen Personen.

Begründungsentwürfe an Quellen prüfen

Ein Begründungsentwurf soll die vorhandene Dokumentation nachvollziehbar zusammenführen. Quellenverweise unterstützen die Prüfung gegen die Originalunterlagen. Die zuständige Fachperson korrigiert unbelegte oder unzutreffende Aussagen und entscheidet, ob die Begründung für die einzelne Leistung ausreicht.

Prüfung vor der Rechnungsstellung

Die berechtigten Personen prüfen die Abrechnung vor der Rechnungsstellung. Zuständigkeiten, Übergabe und die Dokumentation ihrer Prüfung werden mit dem Haus festgelegt. Eine technisch erzwungene mehrstufige Freigabe ist eine mögliche Ausgestaltung des Ablaufs.

Die Entwicklung verbindet die Aufbereitung vorhandener Dokumentation mit definierten Regelprüfungen. Für einen Einsatz werden Funktionsumfang, Fehlerfälle und fachliche Prüfverantwortung gemeinsam festgelegt.

Geplant: Rückmeldungen aus der Abrechnung

Offene Belegfragen sollen an die zuständige Dokumentation zurückgegeben werden: Welcher Nachweis fehlt in den bereitgestellten Unterlagen? Welche Angabe ist widersprüchlich? Die Rückfrage betrifft den dokumentierten Sachverhalt. Ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, klärt die verantwortliche Person.

Die geplante Rückmeldung soll Rückfragen im laufenden Fall erleichtern. Daraus kann das Haus auch Verbesserungen für die Dokumentation künftiger Fälle ableiten. Spätere Ergänzungen müssen den tatsächlichen Sachverhalt und die geltenden Dokumentationspflichten berücksichtigen.

Geplant sind Auswertungen wiederkehrender Belegfragen nach Fachabteilung, Einwandtyp und Dokumentgattung. Auswertungsregeln und Bezugsgrößen werden dabei ausdrücklich festgelegt. Ob daraus weniger Rückfragen oder kürzere Bearbeitungszeiten entstehen, ist im jeweiligen Einsatz zu messen.

Die Übergabe an die Abrechnung

Die vorbereiteten Unterlagen und Entwürfe gehen zur fachlichen Prüfung an die zuständige Abrechnung. Umfang, Format und Übertragungsweg werden für den jeweiligen Einsatz vereinbart.

An die eigene Privatabrechnung, im vereinbarten Format und mit den benötigten Unterlagen
An Ihren Abrechnungsdienstleister, sobald Format, Zuständigkeiten und Übertragungsweg geklärt sind
Mit den Angaben, die für die Prüfung einer Minderung nach § 6a GOÄ benötigt werden; die zuständige Abrechnung prüft den Ausweis auf der Rechnung
Mit der vereinbarten Dokumentation von Belegstellen, offenen Fragen und Bearbeitungsschritten

Die Verantwortung für die Rechnung bleibt beim Haus beziehungsweise bei der liquidationsberechtigten Ärztin oder dem liquidationsberechtigten Arzt. Wir übermitteln nichts an Versicherer oder Patient:innen.

Regelstände nachvollziehbar halten

Gebührenrechtliche Änderungen können die Anforderungen an Angaben und Begründungen verändern. Für die geplante Kodierungsunterstützung müssen deshalb die verwendeten Quellen und Regelstände feststehen.

Vor der Übernahme geänderter Regeln sind Geltungsbereich, Zeitpunkt und Auswirkungen auf die betroffenen Fälle zu prüfen. Entwürfe und geltende Vorschriften müssen dabei klar unterscheidbar bleiben.

Im Gespräch klären wir, welche Regelwerke für Ihre Abrechnung relevant sind und welche Unterstützung dafür verfügbar oder geplant ist. Eine vorbereitete Dokumentation bleibt die Grundlage der fachlichen Prüfung.

Bundesärztekammer, Informationen zur GOÄ-Novelle

Prüfung und Verantwortung

Die zuständigen berechtigten Personen prüfen die Positionen und Begründungen vor der Rechnungsstellung. Eine technisch erzwungene mehrstufige Freigabe kann gesondert vereinbart werden.

Begründungsentwürfe werden aus der bereitgestellten Akte erstellt. Quellenverweise und Lückenhinweise unterstützen die Prüfung. Da KI auch unbelegte Aussagen erzeugen kann, kontrolliert die zuständige Fachperson jeden Entwurf gegen die Originalunterlagen.

Die geplante Kodierungsunterstützung verarbeitet bereits dokumentierte Sachverhalte für die administrative Abrechnung. Diagnose, Behandlung und die Beurteilung von Patient:innen bleiben Aufgaben der zuständigen Fachpersonen.

Die Übermittlung von Abrechnungsdaten richtet sich nach dem vereinbarten Ablauf und den Freigaben des Hauses. Weitere Kodierungs- und Prüfverfahren, einschließlich OPS-bezogener Funktionen, sind geplant; daraus ergibt sich keine Zusage einer verfügbaren Übermittlung nach § 301 SGB V.

Der beschriebene Einsatz dient der administrativen Dokumentations- und Abrechnungsarbeit. Hinweise beziehen sich auf vorhandene Belege und ihre Nachvollziehbarkeit. Der vorgesehene Funktionsumfang wird vor der Entwicklung regulatorisch geprüft; die zugehörigen Unterlagen erhalten Sie auf Anfrage.

Was heute läuft, was folgt

Der Stand der einzelnen Bestandteile. Diese Übersicht wird fortgeschrieben.

Im Einsatz

Akten lesbar machen

Sammelupload ganzer Aktenbestände, Zuordnung zu Dokumentgattungen, Zeitleiste über den Fall, Quellenansicht neben der übernommenen Angabe. Ausgeliefert und im Betrieb.

In Entwicklung

Kodierung und Gebührenprüfung

Geplant sind weitere Kodierungsvorschläge, quellenbezogene Prüfungen und definierte Regelprüfungen für die Abrechnung. Der jeweilige Umfang und sein Entwicklungsstand werden vor einer Erprobung festgelegt. Eine produktiv verfügbare GOÄ-Abrechnungsstrecke wird hier nicht zugesagt.

Geplant

Rückmeldung und Auswertung

Lückenmeldungen an die Dokumentation während des laufenden Falls, strukturierte Ablage der Befunde und die monatliche Auswertung nach Fachabteilung, Einwandtyp und fehlender Dokumentgattung.

Beobachtet

Regelwerksänderungen

Änderungen der relevanten Gebühren- und Kodierungsregeln werden bei der Ausgestaltung berücksichtigt. Umfang, geltender Regelstand und zeitliche Anwendbarkeit müssen für die jeweilige Funktion bestimmt werden.

Rechtlicher Rahmen und Datenverarbeitung

Patientendaten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Datenflüsse, eingesetzte Dienstleister und die vertraglichen Regelungen zur Verarbeitung und Vertraulichkeit werden für den vereinbarten Einsatz dokumentiert.
Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001, zertifiziert durch TÜV Nord. BSI C5 Typ 2 auf Ebene unseres eigenen Betriebs in Vorbereitung; wir stützen uns dabei nicht auf das Testat des Rechenzentrumsbetreibers.
Qualitätsmanagementsystem an den Prinzipien der ISO 13485 ausgerichtet, mit dokumentierter regulatorischer Einordnung vor jeder Funktionsentwicklung.
Berücksichtigte Regelwerke: GOÄ (insbesondere §§ 5, 6a, 12), § 17 KHEntgG für Wahlleistungen, §§ 195 und 199 BGB zur Verjährung, § 301 SGB V für den Datenaustausch mit den gesetzlichen Kostenträgern.
Vorlagen für den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutz-Folgenabschätzung gehören zum Lieferumfang; ein Betriebsrats-Informationspaket nach § 87 BetrVG steht bereit.
Vorbereitung auf die Anforderungen der EU-KI-Verordnung. KI-gestützte Vorschläge und Textentwürfe sind gekennzeichnet; die Schulung zur KI-Kompetenz für Klinikmitarbeitende gehört zum Lieferumfang.

Häufige Fragen

Wir haben einen Abrechnungsdienstleister. Konkurrieren Sie mit dem?

Die bestehende Abrechnung kann die vorbereiteten Unterlagen weiterbearbeiten. Wir klären gemeinsam, welche Aufbereitung heute verfügbar ist und welche geplante Unterstützung für Ihren Ablauf relevant wäre. Format, Zuständigkeiten und Übergabe an den Dienstleister werden für den jeweiligen Einsatz vereinbart.

Wie alt dürfen die Akten sein, die wir aufarbeiten lassen?

Die Aufbereitung hängt von Lesbarkeit, Vollständigkeit und Format der Unterlagen ab. Für ältere Fälle müssen außerdem Verjährung und mögliche Verwirkung geprüft werden. Die rechtliche Bewertung übernimmt Ihre Rechtsberatung; die vorbereiteten Unterlagen unterstützen diese Prüfung.

Wer prüft die Positionen vor der Rechnungsstellung?

Die zuständigen berechtigten Personen prüfen die Abrechnung und die zugrunde liegenden Belege. Die Verantwortung für die fachliche Prüfung wird im Ablauf festgelegt. Haftungsfragen richten sich nach den Verträgen und dem anwendbaren Recht; diese Seite legt keine Haftungsverteilung fest.

Wie helfen Hinweise auf offene Belegfragen?

Sie machen sichtbar, welche Angaben die zuständige Person noch prüfen oder klären muss. Eine fehlende Fundstelle beantwortet nicht automatisch, ob eine Leistung berechenbar ist. Für die geplante Kodierungsunterstützung werden die Hinweise und ihre Grenzen anhand konkreter Fälle geprüft.

Setzen Sie ein Sprachmodell auf das Gebührenrecht an?

Für die geplante Kodierungsunterstützung werden sprachliche Aufbereitung und definierte Regelprüfungen getrennt betrachtet. Welche Regeln automatisiert geprüft werden können und welche Fragen eine Einzelfallbewertung erfordern, wird für den jeweiligen Umfang festgelegt und überprüft.

Was passiert mit unseren Daten?

Patientendaten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Die eingesetzten Dienstleister und Datenflüsse werden in den technischen und vertraglichen Unterlagen beschrieben. Vorlagen für Auftragsverarbeitung und Datenschutz-Folgenabschätzung unterstützen die Prüfung durch Ihr Haus.

Sollen wir auf die neue GOÄ warten?

Für eine Entscheidung sind die aktuell geltenden Regeln und der benötigte Funktionsumfang maßgeblich. Die Aktenaufbereitung kann unabhängig von einer künftigen Gebührenrechtsänderung betrachtet werden. Im Gespräch trennen wir verfügbare Funktionen, geplante Erweiterungen und noch offene Regelwerksänderungen.

Wie fangen wir an?

Mit abgeschlossenen Fällen aus Ihrem Haus, bei denen es eine Beanstandung gab. Daran lässt sich zeigen, was ein Herkunftsnachweis leistet und was nicht — auch dann, wenn Sie am Ende bei Ihrem bisherigen Verfahren bleiben.

Ein Blick in Ihren Stapel

Wir betrachten einige abgeschlossene Fälle und Ihren bisherigen Ablauf. Gemeinsam klären wir den Aufwand für Unterlagensuche und Rückfragen, den heute verfügbaren Funktionsumfang und mögliche nächste Schritte.

Gespräch vereinbaren

Eine Stunde. Ohne Verpflichtung. Fachlich, nicht vertrieblich.