Der vorläufige Entlassbrief ist taggleich fällig — und ein Aufnahme-Problem

Freitag, kurz nach elf. Die Entlassung ist für 14 Uhr zugesagt, der Fahrdienst bestellt, die Tochter hat sich den Nachmittag freigenommen. Offen sind: der vorläufige Entlassbrief, der Medikationsplan, die Unterlagen für die Pflegeüberleitung.

Die Stationsärztin sucht die Aufnahmemedikation. Sie steht in einem Fax der Hausarztpraxis — vierzig Seiten, eingegangen drei Tage vor der Aufnahme, abgelegt als ein einziges PDF. Der kardiologische Vorbefund, auf den sich der Verlauf zweimal bezieht, ist ein Scan, den nie jemand strukturiert erfasst hat. Zwischen Visite und Aufnahmegespräch wird der Brief trotzdem fertig, 13:50 Uhr.

Was ihm fehlt, merkt zuerst niemand. Die Hausärztin merkt es am Dienstag.

Die Frist steht im Rahmenvertrag

Der Rahmenvertrag Entlassmanagement — geschlossen zwischen GKV-Spitzenverband, Kassenärztlicher Bundesvereinigung und Deutscher Krankenhausgesellschaft auf Grundlage von § 39 Abs. 1a SGB V — verpflichtet Krankenhäuser, Patient:innen am Tag der Entlassung einen Entlassbrief mitzugeben [1, 2]. Ist der endgültige Brief nicht fertig, und das ist er am Entlasstag selten, muss ein vorläufiger Entlassbrief her: mit den Informationen, die die Weiterversorgung braucht, von den Diagnosen über die Entlassmedikation bis zu offenen Befunden und veranlassten Anschlussmaßnahmen.

Seit dem 1. Oktober 2025 kommt die elektronische Patientenakte dazu: Krankenhäuser sind verpflichtet, sie zu befüllen, unter anderem mit dem Entlassbrief; seit dem 1. April 2026 sind Verstöße sanktionsbewehrt [3]. Die taggleiche Pflicht hat damit eine zweite Adresse bekommen — und einen Prüfpfad, der sich maschinell auswerten lässt.

In vielen Häusern entsteht der vorläufige Brief trotzdem so wie in der Szene oben: unter Zeitdruck, aus Quellen, die nie strukturiert erfasst wurden, von der Person mit der geringsten Verweildauer im Fall.

Das Problem ist älter als der Entlasstag

Die taggleiche Frist ist kein Schreibproblem, sondern ein Datenproblem. Der Entlassbrief ist das letzte Dokument des Falls; sein Inhalt stammt zu großen Teilen vom Anfang. Die Vorgeschichte und die Vorbefunde kamen mit der Zuweisung. Die Aufnahmemedikation ist die Referenz, gegen die jede Änderung der Entlassmedikation erklärt werden muss. Die Diagnosen bei Aufnahme tragen die Epikrise. Wenn diese Informationen bei Aufnahme als Faxstapel liegen geblieben sind, werden sie am Entlasstag rekonstruiert — im engsten Zeitfenster des Falls. Oder sie fehlen.

Dass fehlende Eingangsdaten sich als fehlende Ausgangsdaten fortsetzen, zeigt sich auch bei KI-generierten Entlassdokumenten. In einer Studie der University of California, San Francisco, ließen 47 Prozent der GPT-4-generierten Entlassdokumente aus der Notaufnahme klinisch relevante Informationen aus [4]. Ein Sprachmodell fasst zusammen, was es bekommt; was in den Quellen schwer auffindbar ist, fehlt im Ergebnis besonders leicht. Bei Menschen unter Zeitdruck ist es nicht anders.

Und der Brief hat Abnehmer mit eigenen Fristen: die weiterbehandelnde Praxis, die Reha-Einrichtung, die Pflegeüberleitung, die ohne vollständige Pflegedokumentation nicht arbeiten kann. Jede Lücke wandert flussabwärts weiter — als Rückfrage, als Doppeluntersuchung, als Medikationsfehler.

Schneller schreiben oder früher strukturieren

Wer das Problem am Entlasstag löst, beschleunigt das Schreiben: bessere Textbausteine, Diktat, inzwischen KI-Entwürfe. Das hilft, ändert aber nichts an der Ausgangslage: Der schnellste Entwurf aus einer lückenhaften Akte ist ein schneller, lückenhafter Entwurf.

Der zweite Weg setzt bei der Aufnahme an. Vorbefunde werden strukturiert erfasst, wenn sie eintreffen; die Medikation wird bei Aufnahme abgeglichen und als Liste fortgeschrieben; der Verlauf wird zwischen Aufnahme und Entlassung kontinuierlich dokumentiert statt am Ende rekonstruiert. Dann ist der Entlassbrief am letzten Tag im Wesentlichen Zusammenstellung plus ärztliche Prüfung. Die taggleiche Frist bleibt sportlich. Sie hört auf, riskant zu sein.

Wie aiomics es angeht

aiomics setzt an der Stelle an, an der die Daten entstehen. Eingehende Dokumente — Faxe, Scans, Vorbefunde — werden beim Eingang verarbeitet, verifiziert und quellenverknüpft in eine strukturierte Akte überführt; jedes Feld zeigt, aus welchem Dokument es stammt. Diese Ingestion mit feldgenauer Provenienz läuft produktiv, ebenso die Basis-Generierung von Dokumententwürfen aus dieser Akte.

Die Ausbaustufen sind geplant und als solche gekennzeichnet:

• Eine Formularstrecke mit validierten Statutorformularen, darunter der GKV-konforme Arztbrief, samt Word-Export in die hauseigene Briefvorlage (geplant).
• Der abgeleitete Patientenbrief in verständlicher Sprache — erzeugt aus dem signierten Entlassbrief, damit Patient:innenversion und ärztliche Version nicht auseinanderlaufen können (geplant).
• Ein Exportpaket für KIM und ePA (geplant).

Eine Grenze bleibt fest: aiomics übermittelt nichts an Kassen, Praxen oder die ePA. Die Übermittlung bleibt beim KIS — aiomics bereitet vor, validiert und belegt.

Woran Sie jede Lösung messen sollten

1. Wo setzt die Lösung an — am Entlasstag oder bei der Aufnahme? Fragen Sie konkret, was mit dem vierzigseitigen Zuweiserfax passiert, wenn es eintrifft.
2. Woher kommt die Entlassmedikation? Aus einer bei Aufnahme abgeglichenen, fortgeschriebenen Liste — oder aus Freitext, den ein Modell am Entlasstag zusammensucht?
3. Entsteht der Patientenbrief aus dem signierten Arztbrief oder als zweite, unabhängige Generierung? Im zweiten Fall können sich beide Versionen widersprechen, und niemand merkt es.
4. Was zeigt das System über Informationen, die im Entwurf fehlen? Ein Entwurf ohne Auslassungs-Anzeige verlagert die Vollständigkeitsprüfung komplett auf die Ärztin — am Tag mit dem wenigsten Spielraum dafür.
5. Wer übermittelt an die ePA? Wenn der Anbieter selbst senden will, klären Sie die Verantwortlichkeiten zuerst — sanktioniert wird im Zweifel das Krankenhaus.

Wenn Sie Ihre Entlassstrecke einmal von der Aufnahme her durchdenken wollen, schreiben Sie uns — auch ohne Evaluationsabsicht. Oder Sie abonnieren die Visite, unseren Brief zu Dokumentation und KI im deutschen Gesundheitswesen.

Quellen

1. § 39 Abs. 1a SGB V. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__39.html
2. GKV-Spitzenverband, Kassenärztliche Bundesvereinigung, Deutsche Krankenhausgesellschaft. Rahmenvertrag über ein Entlassmanagement beim Übergang in die Versorgung nach Krankenhausbehandlung (Rahmenvertrag Entlassmanagement), in der jeweils geltenden Fassung. https://www.gkv-spitzenverband.de
3. gematik. Elektronische Patientenakte: Befüllungspflichten für Leistungserbringer. https://www.gematik.de
4. Williams CYK, Bains J, Tang T, et al. Evaluating large language models for drafting emergency department encounter summaries. PLOS Digital Health. 2025;4(6):e0000899. doi:10.1371/journal.pdig.0000899