KI-Dokumentation in der Reha: zwischen Verordnung, Verlängerung und Entlassbericht

Donnerstagnachmittag in einer neurologischen Rehaklinik. Auf dem Schreibtisch der Stationsärztin liegen drei Verlängerungsanträge, zwei Entlassberichte mit näher rückender Frist und ein Befundbericht für ein Erwerbsminderungsverfahren. Alle sechs Dokumente handeln von Patient:innen, deren Geschichte längst dokumentiert ist — im Verordnungsformular der niedergelassenen Kollegin, im Antrag an den Kostenträger, im Aufnahmebefund, in den Verlaufsnotizen, in den Berichten von Physio-, Ergo- und Sprachtherapie.

Trotzdem beginnt jedes dieser Dokumente gleich: Akte öffnen, suchen, abtippen. Die Sozialanamnese steht im Aufnahmebefund, die Medikation in der Kurve, der dokumentierte Barthel-Index im Pflegebericht. Nichts davon ist verloren; es ist nur nirgends so abgelegt, dass ein neues Dokument es übernehmen könnte. Die Ärztin wird heute zwei der sechs Dokumente schaffen, den Rest am Freitag nach der Visite — oder am Wochenende von zu Hause.

Und vorn im Haus wächst derweil der Stapel von morgen. Ein einzelner Rehastandort, dessen Zahlen wir kennen, verarbeitet 23.472 Anfragen im Jahr — rund 94 pro Arbeitstag, von denen etwa jede neunte zu einer Aufnahme wird. Jede dieser Anfragen ist ein Dokumentenpaket, oft ein Fax-Konvolut zwischen 5 und 40 Seiten, häufig unvollständig.

Eine Kette von Dokumenten, die einander nicht kennen

Die Rehabilitation hat eine eigene Dokumentenwelt, und sie ist länger als die des Akuthauses. Am Anfang steht die Verordnung — im GKV-Bereich das Muster 61 [1] —, dann der Antrag beim Kostenträger, die Aufnahme, nach wenigen Wochen der Verlängerungsantrag, am Ende der Entlassbericht. Für DRV-Fälle ist der Entlassbericht strukturiert vorgegeben; übermittelt wird er seit September 2024 über eine einheitliche elektronische Schiene, und er geht in die Qualitätssicherung der Rentenversicherung ein [2].

Jedes Glied dieser Kette fragt dieselben Dinge ab: Diagnosen, Verlauf, Funktionsbefunde, Sozialanamnese, Reha-Ziele, Medikation. Und jedes Glied hat einen Adressaten, der prüft. Eine Lücke, die bei der Aufnahme niemand bemerkt, wird vier Wochen später zur Rückfrage beim Verlängerungsantrag und am Ende zur Schwäche des Entlassberichts.

Die Werkzeuge, die Kliniken dafür angeboten werden, stammen überwiegend aus der Akutwelt. Krankenhausinformationssysteme und die meisten KI-Dokumentationswerkzeuge sind um den Akut-Arztbrief herum gebaut; Verlängerungsanträge, DRV-Formularnummern und Erwerbsminderungs-Gutachten kommen darin selten vor. Rehakliniken haben deshalb viel Auswahl an Werkzeugen, die das falsche Problem lösen.

Der Hebel: eine Akte, die ihre Herkunft kennt

Herstellerneutral formuliert entscheidet sich der Nutzen von KI-Dokumentation in der Reha an einer Frage: Weiß die Akte, woher jede Angabe stammt?

Wenn jedes Feld — jede Diagnose, jedes Datum, jeder Funktionsbefund — mit seiner Quellpassage verknüpft ist, ändert sich die Natur der Folgedokumente. Der Verlängerungsantrag wird zum belegten Auszug aus der Akte; der Entlassbericht sammelt, was über Wochen dokumentiert wurde, statt es am letzten Tag zu rekonstruieren. Der Nebeneffekt ist verteidigungsfähige Dokumentation: Fragt ein Kostenträger nach, zeigt die Akte per Klick, aus welchem Dokument welchen Datums eine Angabe stammt.

Drei Bedingungen gehören dazu. Eingehende Dokumente — Faxe, Arztbriefe, Vorbefunde — müssen strukturiert erfasst und gegen die bestehende Akte verifiziert werden, sonst übernimmt die Pipeline stillschweigend Fehler. Die Reha-Dokumentenwelt muss als eigene Klasse existieren, mit ihren Formularen, Gliederungen und Prüfinstanzen. Und der Anfang der Kette, der Anfrage-Eingang, braucht ein System, das Unvollständigkeit sichtbar macht, bevor die Patientin im Haus ist — wie das im Detail funktioniert, beschreibt unser Artikel über die Mechanik der Reha-Engstelle.

Was heute läuft — und was geplant ist

aiomics ist in deutschen Reha-Kliniken produktiv. Das Aufnahme-Board läuft im Produktivbetrieb an einem Standort einer großen deutschen Klinikgruppe; an einem zweiten Standort ist das Falldialog-Board für Kostenträger-Verfahren im Einsatz.

Das Aufnahme-Board erfasst Anfragen strukturiert — auch das 40-seitige Fax-Konvolut — und zeigt pro Karte, welche Dokumente vorliegen und welche fehlen. „Vollständig“ heißt dabei immer: Das Dokument ist vorhanden. Ob sein Inhalt genügt, bleibt ärztliche Beurteilung. Nachgeforderte Fälle verschwinden vom Board und tauchen von selbst wieder auf, sobald Unterlagen eingehen, mit einem Hinweis darauf, was neu ist; angenommene Fälle kommen drei Werktage vor dem bestätigten Aufnahmedatum zurück in den Blick, Feiertage eingerechnet. Das klingt unspektakulär. Es ersetzt die Wiedervorlage-Mappe, die in vielen Aufnahmebüros die eigentliche Steuerungssoftware ist.

Sortiert wird nach administrativen Kriterien — Eingangsdatum, Frist, Dokumentpräsenz. Ein Feld für klinische Dringlichkeit gibt es im Datenmodell bewusst nicht; die medizinische Einschätzung bleibt bei den Ärzt:innen, die die Unterlagen lesen. Und damit ein konfigurierbares Board nicht zum Wildwuchs wird, ist die Anpassbarkeit gestuft: Die Workflow-Stufen selbst sind gesperrt und ändern sich nur über den Release-Prozess von aiomics, Bezeichnungen und Listen kann die Administration des Hauses anpassen, Pflicht-Markierungen nur mit Gegenzeichnung der QM-Beauftragten. Jede Konfigurationsänderung wird mit Begründung protokolliert und lässt sich mit einem Klick zurücknehmen.

Darunter liegt die verifizierte Akte, ebenfalls produktiv: Eingehende Dokumente werden extrahiert und gegen den Bestand geprüft; jedes Feld trägt eine vierstufige Vertrauensangabe — von „verifiziert“ über „Einzelquelle“ und „Patientenangabe“ bis „KI-extrahiert“ — und zeigt auf Klick seine Quellpassage.

Auf dieser Akte arbeitet die Entwurfsgenerierung, produktiv als erste Entwurfsstufe: ein kompetenter erster Entwurf, den Ärzt:innen prüfen und verantworten. Dahinter steht eine kuratierte Bibliothek von rund 50 Dokumenttypen und 80 regulatorischen Overlays; für die Reha gehören dazu DRV-Formulare wie S0051, G0260 und G2220 sowie ein Fachgebietspaket Neurologie, das auch den Befundbericht im Erwerbsminderungsverfahren abdeckt. Jede Vorlage nennt ihre Quellen und ihr Validierungsdatum — die zugrunde liegenden Kataloge ändern sich jährlich, die Bibliothek wird entsprechend gepflegt.

Geplant, und hier ausdrücklich als geplant gekennzeichnet: die validierte Formularstrecke, die Entwürfe direkt in die Word-Briefvorlage des Hauses schreibt, inklusive Muster 61 und Verlängerungsantrag; und die Übermittlungsvorbereitung, die Datensätze vor dem Versand deterministisch prüft — inklusive der einheitlichen DRV-Schiene (in Entwicklung). Die Übermittlung selbst bleibt in jedem Fall beim KIS beziehungsweise beim etablierten Übertragungsweg des Hauses; aiomics sendet nicht an Kostenträger.

Dass die Rentenversicherung seit 2024 einen einheitlichen elektronischen Weg betreibt, macht die Reha zu einem dankbaren Terrain: ein Standard, ein Format — und deutlich weniger Anbieteraufmerksamkeit als im Akutbereich. Auch die Rehabilitandenbefragung gehört in dieses Bild: Die zentrale DRV-Befragung liefert den Einrichtungen ihre Ergebnisse spät, aggregiert und nur für DRV-Fälle — die hausinterne Sicht bleibt eine eigene Aufgabe. Die Befragungs-Suite von aiomics ist dafür im Pilotbetrieb an Rehakliniken, der Ausbau ist geplant.

Zwei weiterführende Stücke: Reha-Antragsmanagement: die Dokumentationslücken zwischen DRV und GKV und Indikationsprüfung in der Reha mit strukturierter Eingabe.

Woran Sie jeden Anbieter messen sollten

1. Läuft das System heute in einer deutschen Rehaklinik produktiv? Fragen Sie nach dem produktiven Workflow statt nach der Demo — und danach, seit wann er läuft.
2. Kennt es die Reha-Dokumentenwelt? Lassen Sie sich zeigen, wie ein Verlängerungsantrag entsteht und welche DRV-Formulare hinterlegt sind. Akut-Werkzeuge erkennt man daran, dass sie an dieser Stelle vom Arztbrief zu reden beginnen.
3. Zeigt jedes übernommene Feld seine Quelle? Klicken Sie im Termin auf eine Diagnose im Entwurf und sehen Sie nach, ob die Quellpassage erscheint — und wie schnell. Eine Herkunftsanzeige, die erst eine Suche anstößt, wird im Stationsalltag nicht genutzt.
4. Was geschieht mit unvollständigen Anfragen? Fragen Sie, wie das System nachgereichte Unterlagen erkennt und Fälle von selbst wieder vorlegt.
5. Wer übermittelt an die Rentenversicherung und die Kassen? Die tragfähige Antwort lautet: Ihr KIS beziehungsweise Ihr etablierter Übertragungsweg.

Wenn Sie sehen möchten, wie das im Alltag einer Rehaklinik aussieht, schreiben Sie uns — wir zeigen Ihnen den Produktivbetrieb. Oder Sie abonnieren die Visite, unseren Newsletter zu Dokumentation und Datenqualität im deutschen Gesundheitswesen.

Quellen

1. Kassenärztliche Bundesvereinigung. Vordruckvereinbarung (Anlage 2 zum Bundesmantelvertrag-Ärzte), Muster 61: Verordnung von medizinischer Rehabilitation. https://www.kbv.de/
2. Deutsche Rentenversicherung. Der ärztliche Reha-Entlassungsbericht: Anforderungen und elektronische Übermittlung. https://www.deutsche-rentenversicherung.de/