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Mise en place

Préparer ensemble le premier processus.

Une mise en place concerne plusieurs métiers. Médecins, soins infirmiers, rééducation, représentants du personnel, informatique et direction trouvent ici les questions que nous traitons avec eux avant le premier usage.

Les déploiements actuels sont en Allemagne. En France, le périmètre, les conditions de traitement des données et les adaptations nécessaires se définissent avec chaque établissement avant tout usage sur données réelles.

Un infirmier montre un point sur un plan de travail commun. Une collègue le note au crayon, tandis qu’une médecin suit le même passage.

Ce que vise la mise en place

  1. Moins de recherche.

  2. Moins d’écriture.

  3. Plus de médecine.

La démarche commune

Un début maîtrisé. Des décisions explicites.

Le périmètre, les responsabilités et le calendrier sont convenus avec votre établissement. Les méthodes actuelles et la conduite à tenir en cas d’interruption font partie de la préparation.

  1. Préparer

    Choisir un premier processus, nommer les personnes impliquées, clarifier le traitement des données et relever les indicateurs de départ.

  2. Commencer ensemble

    Préparer les modèles et les accès. Les équipes s’exercent au processus convenu sur des exemples fictifs.

  3. Accompagner l’usage

    Recueillir les questions, relever les erreurs et le travail supplémentaire, puis ajuster la configuration ensemble.

  4. Évaluer

    Comparer la préparation, la relecture et les corrections aux données de départ. Inclure les retours de chaque équipe concernée.

  5. Poursuivre

    Décider des ajustements et des processus suivants. Définir qui accompagne l’usage et qui décide des modifications.

Chaque métier a sa place dans le projet.

Quel travail le logiciel prend-il en charge ? Que faut-il continuer à vérifier ? À quoi voit-on que le processus s’améliore ? Les réponses sont consignées pour le périmètre convenu.

Équipes médicales

La validation a une place définie.

Aiomics lit les pièces du dossier et prépare les brouillons de courriers et de comptes rendus. Un médecin ou le professionnel responsable valide chaque document et peut vérifier toute information sourcée à sa source en un clic. Le processus convenu prévoit le temps et les responsabilités de cette validation.

À clarifier avant le premier usage

  • Quelles sources et quels modèles alimentent le brouillon ?
  • Comment repérer les informations absentes et les contradictions ?
  • Qui relit, corrige et valide le texte final ?

Résultat convenu

Un circuit de validation convenu, éprouvé sur des exemples représentatifs, y compris des pièces incomplètes ou contradictoires.

Courriers et comptes rendus

Soins infirmiers

Le bénéfice doit se voir dans le travail quotidien.

Avec les équipes infirmières, nous examinons les informations déjà disponibles et les saisies qui s’ajouteraient. Les tâches et les transmissions sont décrites pour chaque métier concerné.

À clarifier avant le premier usage

  • Quelles informations peuvent être reprises et lesquelles doivent être ajoutées ?
  • Comment garder les tâches en attente visibles au changement d’équipe ?
  • Combien de temps demandent la formation et l’usage quotidien ?

Résultat convenu

Un processus convenu et des retours des équipes infirmières intégrés à l’évaluation.

Gestion des admissions

Représentants du personnel

Parler tôt des données et de leur usage.

Avec les représentants du personnel, nous examinons l’usage envisagé, les droits d’accès et l’évaluation. Les données relatives aux salariés et les personnes qui peuvent les consulter sont précisées pour la configuration retenue.

À clarifier avant le premier usage

  • Quelles données relatives aux salariés seront recueillies ou journalisées ?
  • Qui aura accès à quelles analyses ?
  • Quels accords, étapes de concertation et moyens de retour sont nécessaires ?

Résultat convenu

Un périmètre de données documenté, des accès convenus et une démarche de concertation précisée.

Sécurité et données

Informatique et protection des données

Suivre le parcours des données avant le premier usage.

Nous suivons ensemble le parcours des pièces, de leur réception à l’usage du document validé. Les données sont traitées dans l’Union européenne, et le système de management de la sécurité de l’information est certifié ISO/IEC 27001:2022. Les documents de sécurité servent de base à l’étude de votre usage.

À clarifier avant le premier usage

  • Où les données seront-elles traitées, stockées et supprimées ?
  • Comment configurer les accès, les habilitations et la journalisation ?
  • Quelles interfaces, conventions et pièces justificatives sont nécessaires ?

Résultat convenu

Un parcours de données documenté, des responsabilités définies et la liste des points de contrôle restant à traiter.

Consulter les informations de sécurité

Rééducation et service social

La contribution de chaque métier reste identifiable.

Les bilans de rééducation, les questionnaires et les autres pièces peuvent entrer dans le périmètre convenu. Nous précisons ensemble la reprise des informations, le passage des tâches et la validation professionnelle.

À clarifier avant le premier usage

  • Quels bilans et quelles réponses le travail commun demande-t-il ?
  • Comment garder visibles la source, la date et la responsabilité d’une information ?
  • Qui reçoit une tâche en attente et comment sa réalisation est-elle signalée ?

Résultat convenu

Des transmissions convenues entre métiers et des responsabilités claires pour les contenus et les tâches.

Questionnaires patients

Direction et finances

Mesurer l’intérêt sur le processus retenu.

La préparation, la relecture, les corrections et la mise en place demandent du temps. Nous les mesurons avec la qualité des documents et les exigences des organismes payeurs. L’évaluation économique porte sur le périmètre convenu.

À clarifier avant le premier usage

  • Quels indicateurs de départ et quelles périodes de comparaison choisir ?
  • Quels coûts et quel temps de travail intégrer à l’évaluation ?
  • Quelles exigences s’appliquent à chaque organisme payeur et à chaque mode de financement ?

Résultat convenu

Une évaluation partagée du temps, de la qualité et des coûts, avec des critères de poursuite du projet.

Facturation sur dossier

Mesurer ensemble le temps, la fiabilité et les coûts.

Une préparation plus rapide n’est qu’une partie de l’évaluation. Le processus complet compte, relecture, corrections et transmissions comprises.

Deux scènes avec les mêmes personnes : une infirmière montre un passage signalé dans un modèle pendant qu’un collègue prend des notes. Ils examinent ensuite la version initiale et une version révisée côte à côte.
  • Temps de préparation, de relecture et de correction
  • Informations absentes, contradictions et corrections
  • Expérience des métiers concernés
  • Effort de mise en place et coûts par processus

Apportez les questions de votre établissement.

Un premier échange peut porter sur un processus précis et les équipes concernées. Un modèle vierge et une description du fonctionnement actuel suffisent pour le préparer. N’envoyez pas de données de patients par le formulaire de contact.

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