Solutions
Courriers, admissions, questionnaires : des outils pour préparer le travail documentaire.
Un même dossier peut alimenter une lettre de liaison, une demande d’admission et un échange administratif. La plateforme d’aiomics rassemble les informations documentées pour préparer ces contenus et limiter leur ressaisie. Ces fonctions sont déjà utilisées en Allemagne ; nous examinons leur adaptation avec les établissements français.
Échanger sur vos usages
Réutiliser les informations déjà documentées
Le choix des pièces et du modèle détermine le document préparé. L’équipe reçoit un brouillon organisé, qu’elle peut comparer aux sources puis modifier. Pour les admissions, le travail porte aussi sur le classement des pièces et le suivi des demandes ; pour les questionnaires, sur le recueil et l’export des réponses.
- Courriers et synthèses à partir des informations consignées.
- Dossiers préparatoires à l’admission et suivi des pièces.
- Recueil de réponses aux questionnaires choisis par l’établissement.
Vérifier le temps de préparation et de correction
Le temps nécessaire pour retrouver une information, rédiger un passage et corriger le brouillon constitue un critère concret. Une comparaison sur des exemples représentatifs permet de voir où l’outil aide l’équipe et où le résultat demande encore des ajustements.
- Un modèle de document défini par l’équipe.
- Des cas représentatifs, y compris incomplets ou contradictoires.
- Une comparaison avec la préparation habituelle du document.
Relier l’outil au circuit de l’établissement
L’accompagnement permet de préciser les modèles, le circuit de relecture et les formats d’échange. Les équipes informatiques et les responsables des données examinent les conditions techniques du projet. Le premier usage reste assez précis pour que les utilisateurs puissent juger de son intérêt dans leur travail.