Datenschutzhinweise zur Preisbewerbung
Stand: 7. November 2026 · Preisrunde 2027
Diese Hinweise betreffen das Bewerbungsformular und vertrauliche Bewertungsunterlagen für den aiomics Award 2027. Sie sind bereits vor dem Bewerbungsbeginn am 1. September 2027 verfügbar.
Wer verantwortlich ist
Verantwortlich für die Verarbeitung der Bewerbungsdaten ist die aiomics GmbH, Rosenthaler Straße 72A, 10119 Berlin. Kontakt: communications@aiomics.io, +49 1579 2371115. Unser Datenschutzbeauftragter ist Dr. Philipp Herrmann, HWData GmbH, Nordendstr. 64, 80801 München; office@hwdata.de, +49 89 443 70 177.
Welche Daten wir erhalten und woher sie stammen
Wir erhalten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Forschungsbeitrag; freiwillig Einrichtung, Tätigkeitsland und ORCID; Angaben zur Arbeit und den Autor:innen, Veröffentlichungs- oder Annahmenachweise, Nachweise zur Zitationskennzahl, Informationen zur EWR-Studie, Ihre Einordnung der Forschung, Finanzierungs- und Interessenerklärungen, Angaben zu ethischen Genehmigungen und hochgeladene PDF-Dateien. Wir erfassen außerdem Eingangsnummer, Eingangszeitpunkt sowie die bestätigten Fassungen der Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise. Sie stellen diese Angaben bereit. Namen und berufliche Angaben der Mitautor:innen stammen von der einreichenden Person und aus der Arbeit. Machen Sie Ihren Mitautor:innen diese Hinweise vor der Bewerbung zugänglich. Wir verlangen in diesem Formular keine Forschungsrohdaten, identifizierbaren Patient:innendaten, Krankenakten, Ausweisdokumente, Geburtsdaten oder Zahlungsangaben. Schwärzen Sie unnötige personenbezogene Angaben in Nachweisdateien.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten die erforderlichen Angaben der einreichenden Person, um die Bewerbung entgegenzunehmen und zu verwalten, die Teilnahmeberechtigung zu prüfen, die wissenschaftliche Bewertung zu organisieren, zur Bewerbung zu kommunizieren und die Preise zu vergeben; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Angaben zu Mitautor:innen, Konfliktprüfungen, Missbrauchsschutz und die begrenzte Aufbewahrung zur Klärung von Rückfragen stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind ein faires, nachvollziehbares Preisverfahren und ein sicherer Betrieb. Das Pflichtfeld zu den Datenschutzhinweisen dokumentiert deren Kenntnisnahme. Ein späteres freiwilliges Interview, ein ausführliches Porträt oder zusätzliche Öffentlichkeitsarbeit setzen eine gesonderte Vereinbarung oder Einwilligung voraus; eine Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden. Zahlungs- und Buchhaltungsangaben werden erst von Preisträger:innen gesondert angefordert und, soweit erforderlich, nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO verarbeitet.
Wer Zugang erhält
Zugang haben ausschließlich berechtigte Personen der Preisverwaltung, für den Betrieb erforderliche technische Mitarbeitende und berufene externe Jurymitglieder zur vertraulichen Bewertung. Die Jury wird vor Bewerbungsbeginn bekannt gegeben. Unveröffentlichte Manuskripte und Bewerbungsdateien sind nicht öffentlich zugänglich. Der Zugang der Jury wird für die Bewertung eingerichtet und auf die betreffenden Arbeiten begrenzt. Namen der Preisträger:innen, gegebenenfalls Einrichtungen, Literaturangaben und kurze Jurybegründungen werden nach den Teilnahmebedingungen veröffentlicht. Kontaktangaben, Annahmeschreiben und vertrauliche Manuskripte gehören nicht zu dieser Veröffentlichung. Das Formular trägt Bewerber:innen nicht in Rundbriefe, Vertriebslisten oder eine Kundendatenbank ein. Eingereichte Inhalte werden keinen KI-Modellen übermittelt und nicht für deren Training genutzt.
Speicherung, Dienstleister und internationale Verarbeitung
Die Bewerbungsdatenbank, PDF-Dateien und Datenbanksicherungen liegen in der AWS-Region Frankfurt am Main. Amazon Web Services stellt den Betrieb, verschlüsselte Speicher und das weltweite Auslieferungsnetz der Webseite bereit. Arcjet Labs, Inc. verarbeitet technische Anfrageinformationen zum Missbrauchsschutz, darunter Netzwerkadresse und Merkmale der Anfrage. Wir übergeben den Schutzprüfungen keine Bewerbungsfelder oder PDF-Dateien. Plus Five Five, Inc. (Resend) versendet Eingangsbestätigungen und Zugangsnachrichten für die Verwaltung. Die Eingangsbestätigung enthält Empfängeradresse, Eingangsnummer und Eingangszeitpunkt, ohne Arbeit oder Forschungseinordnung. Diese Dienstleister können begrenzte technische oder E-Mail-Informationen außerhalb des EWR verarbeiten. Ihre Auftragsverarbeitungsbedingungen sehen Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen vor, einschließlich EU-Standardvertragsklauseln, soweit anwendbar. Informationen und Kopien der maßgeblichen Vereinbarungen können Sie bei uns anfordern. Das weltweite AWS-Auslieferungsnetz verarbeitet auch verschlüsselte Anfragen während der Übertragung. Vertrauliche Bewerbungsdaten liegen in der geschützten Datenbank und werden nicht in die öffentliche Inhaltsbibliothek hochgeladen.
Wie lange wir Angaben aufbewahren
Vertrauliche Bewerbungen und Dateien werden planmäßig am 1. März 2029 gelöscht. Damit bleibt nach der vorgesehenen Ergebnisbekanntgabe etwa ein Jahr für Rückfragen und Nachprüfungen. Zugriffsbeschränkte Sicherungskopien entfallen innerhalb von weiteren sieben Tagen. Die Preisverwaltung löscht zugehörige Arbeitskopien und Preiskorrespondenz nach demselben Zeitplan. Erfordern eine konkrete gesetzliche Pflicht oder ein laufender Rechtsstreit eine längere Aufbewahrung, werden nur die hierfür notwendigen Unterlagen zweckgebunden weiter aufbewahrt. Literaturangaben zu ausgezeichneten Arbeiten und Jurybegründungen bleiben im öffentlichen Preisarchiv, solange sie der Dokumentation des Preises dienen; Anträge auf Berichtigung oder Entfernung prüfen wir im Einzelfall. Zahlungsbelege unterliegen in einem getrennten System den gesetzlichen Buchhaltungsfristen. Anmeldelinks für die Verwaltung verfallen nach 15 Minuten; ihre Nachweise werden innerhalb von 48 Stunden entfernt, die Verwaltungssitzung endet nach acht Stunden. Nicht eingereichte Formularangaben bestehen nur auf der geöffneten Browserseite und gehen beim Neuladen oder Schließen verloren.
Erforderliche Angaben und Bewertung
Die Teilnahme ist freiwillig. Als erforderlich gekennzeichnete Angaben und die beiden erforderlichen PDF-Dateien werden für die Bearbeitung benötigt. Freiwillige Felder können leer bleiben. Das Formular prüft Vollständigkeit, Dateigrenzen, Datumsangaben und erklärte Voraussetzungen. Diese Prüfungen vergeben keinen Preis und bestätigen keine wissenschaftliche Teilnahmeberechtigung. Menschen prüfen die Teilnahmeberechtigung; die Jury trifft die wissenschaftliche Entscheidung. Es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO und keine Profilbildung über Bewerber:innen. Auf Bewerbungs-, Datenschutz- und Verwaltungsseiten laufen keine Werbeprogramme oder Sitzungsaufzeichnungen. Die allgemeine Besuchsmessung kann den Seitenpfad erfassen, ohne Formularwerte oder Dokumentinhalte. Technische Zugriffs- und Sicherheitsverarbeitung ist auch in der allgemeinen Datenschutzerklärung der Webseite beschrieben.
Ihre Rechte und Kontakt
Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und, soweit anwendbar, Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen; die vorherige rechtmäßige Verarbeitung bleibt unberührt. Für Berichtigungen, den Rückzug einer Bewerbung oder die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an communications@aiomics.io oder unseren Datenschutzbeauftragten. Nennen Sie, soweit vorhanden, die Eingangsnummer. Ein Rückzug vom Preis und ein Löschantrag werden getrennt geprüft, falls eine weitere Aufbewahrung erforderlich bleibt. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, mailbox@datenschutz-berlin.de. Ebenso können Sie die Behörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes kontaktieren.