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KI-Fallbearbeitung für Kliniken

Die Einführung beginnt mit einem Ablauf.

Welcher Ablauf das ist, entscheidet Ihr Haus: etwa die Sichtung der Zuweisungen oder die Antworten auf Anfragen der Kostenträger, zunächst an einem Standort. Ärzt:innen, Pflege, Betriebs- oder Personalrat, IT und Datenschutz sind von Anfang an beteiligt. In der Regel sechs Wochen nach dem Start vergleicht die Auswertung die vereinbarten Kennzahlen mit den Ausgangswerten Ihres Hauses. Danach entscheiden Sie über weitere Abteilungen und Standorte.

Gespräch vereinbarenFragen Ihres Bereichs

Für das erste Gespräch reichen eine leere Vorlage und eine Beschreibung des heutigen Ablaufs. Bitte senden Sie keine Patientendaten über das Kontaktformular.

Eine Pflegekraft zeigt auf einen gemeinsamen Ablaufplan. Eine Kollegin hält den besprochenen Punkt mit einem Bleistift fest, während eine Ärztin die Stelle mitverfolgt.

Drei Grundsätze

  1. Ein Ablauf an einem Standort, bevor weitere folgen.

  2. Die Teams arbeiten vom ersten Tag an mit eigenen Fällen.

  3. Die Wirkung messen wir an Ausgangswerten aus Ihrem Haus.

Der Weg

Fünf Schritte. Auswertung in Woche 6.

Umfang, Zuständigkeiten und Zeitplan vereinbaren wir mit Ihrem Haus. Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus bisherigen Einführungen und richten sich nach Ihren Dienstplänen.

  1. Ersten Ablauf wählen

    2 bis 4 Wochen vor dem Start

    Ein Ablauf an einem Standort, etwa die Sichtung der Zuweisungen. Wir richten Zugänge ein, hinterlegen Vorlagen und Kriterien des Hauses und legen mit Ihnen drei bis fünf Kennzahlen fest. Die Ausgangswerte stammen meist aus den vier Wochen davor.

  2. Beteiligte einbinden

    Parallel zur Vorbereitung

    Drei Vorgespräche von je 30 Minuten: mit dem Patientenmanagement, mit Ärzt:innen der beteiligten Fachbereiche und mit dem Medizincontrolling. Betriebs- oder Personalrat und Datenschutz erhalten früh die Unterlagen, die IT prüft den Datenweg.

  3. Im Haus starten

    Einführungstag und erste Woche

    Am Einführungstag bearbeiten die Teams an ihrem Arbeitsplatz eigene Fälle. In der ersten Woche beantwortet ein offener Termin von 15 Minuten täglich die Fragen der Teams.

  4. Messen

    Woche 2 bis 6

    Ein wöchentlicher Termin mit den Ansprechpersonen der Teams. Wir passen Einstellungen an und erfassen Fehler und Mehraufwand. In Woche 6 vergleicht die Auswertung die Kennzahlen mit den Ausgangswerten.

  5. Ausweiten

    Danach

    Weitere Abteilungen oder Standorte starten in geplanten Wellen, jeweils mit eigenen Vorgesprächen und Ausgangswerten. Erfahrene Kolleg:innen aus den ersten Teams schulen mit.

Die Fragen der Beteiligten, vor dem ersten Fall geklärt.

Welche Arbeit übernimmt aiomics, was prüft Ihr Team, und woran zeigt sich, ob der Ablauf besser wird? Die Antworten halten wir für den vereinbarten Einsatz schriftlich fest.

Ärztlicher Dienst

Die Freigabe hat einen festen Platz.

Aiomics liest die Fallunterlagen, verknüpft die Angaben mit ihrer Fundstelle und entwirft Briefe und Berichte nach den Vorlagen des Hauses. Ärzt:innen oder die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei. Jede belegte Angabe lässt sich mit einem Klick an ihrer Quelle prüfen. Der vereinbarte Ablauf plant dafür Zeit und Zuständigkeiten ein.

Vor dem Start klären

  • Welche Unterlagen und Vorlagen fließen in den Entwurf ein?
  • Wie zeigt die Plattform fehlende Angaben und Widersprüche?
  • Wer korrigiert welche Dokumente und gibt sie frei?

Ergebnis

Ein vereinbarter Freigabeweg, erprobt an typischen Fällen, auch an unvollständigen und widersprüchlichen Unterlagen.

Arztbriefe und Berichte ansehen

Pflege

Entlastung muss im Schichtdienst ankommen.

Mit der Pflege klären wir, welche Angaben schon vorliegen und wo zusätzliche Eingaben entstünden. Aufgaben und Übergaben beschreiben wir für jede beteiligte Berufsgruppe.

Vor dem Start klären

  • Welche Angaben lassen sich übernehmen, welche kommen hinzu?
  • Wie bleiben offene Aufgaben beim Schichtwechsel sichtbar?
  • Wie viel Zeit kosten Einarbeitung und tägliche Nutzung?

Ergebnis

Ein vereinbarter Ablauf und Rückmeldungen aus dem Schichtdienst, die in die Auswertung eingehen.

Aufnahmemanagement ansehen

Betriebs- und Personalrat

Daten und Auswertung kommen früh auf den Tisch.

Der Betriebs- oder Personalrat erhält früh die Unterlagen zum geplanten Einsatz, zu den Zugriffsrechten und zur Auswertung. Welche Daten über Beschäftigte entstehen und wer sie einsehen darf, klären wir für die konkrete Konfiguration.

Vor dem Start klären

  • Welche Daten über Beschäftigte werden erfasst oder protokolliert?
  • Wer sieht welche Auswertungen?
  • Welche Vereinbarungen und Beteiligungsschritte braucht das Haus?

Ergebnis

Ein beschriebener Datenumfang, vereinbarte Zugriffe und ein abgestimmtes Vorgehen zur Beteiligung.

Datenschutz und Sicherheit prüfen

IT und Datenschutz

Der Datenweg liegt vor dem Start offen.

Wir gehen mit Ihnen den Weg vom Eingang eines Dokuments bis zur Weitergabe freigegebener Inhalte durch. Verarbeitet wird ausschließlich in der EU. Die meisten Schnittstellen zu Ihren Systemen entstehen je Standort; was angebunden wird, legen wir gemeinsam fest.

Vor dem Start klären

  • Wo werden Daten verarbeitet, gespeichert und gelöscht?
  • Wie werden Zugriffe, Berechtigungen und Protokolle eingerichtet?
  • Welche Schnittstellen, Verträge und Nachweise braucht der Einsatz?

Ergebnis

Ein dokumentierter Datenweg mit Zuständigkeiten, offenen Prüfpunkten und Nachweisen.

Sicherheitsunterlagen ansehen

Therapie und Sozialdienst

Beiträge aller Berufe bleiben nachvollziehbar.

Therapieberichte und Fragebögen können zu den Unterlagen gehören, die aiomics liest. Gemeinsam legen wir fest, wie Angaben übernommen, Aufgaben weitergegeben und Inhalte geprüft werden.

Vor dem Start klären

  • Welche Berichte und Rückmeldungen braucht der Ablauf?
  • Wie bleiben Herkunft, Stand und Verantwortung einer Angabe erkennbar?
  • Wer erhält eine offene Aufgabe, und wie wird ihre Erledigung sichtbar?

Ergebnis

Abgestimmte Übergaben zwischen den Berufsgruppen und klare Zuständigkeiten für Inhalte und Aufgaben.

Patientenfragebögen ansehen

Leitung und Medizincontrolling

Der Nutzen wird am eigenen Ablauf gemessen.

Vorbereitung, Prüfung, Korrekturen und die Einführung selbst kosten Zeit. Wir messen diesen Aufwand zusammen mit der Qualität der Dokumentation und den Anforderungen der jeweiligen Kostenträger. Die wirtschaftliche Bewertung gilt für den vereinbarten Ablauf.

Vor dem Start klären

  • Welche Ausgangswerte und Vergleichszeiträume passen?
  • Welche Aufwände und Kosten gehen in die Bewertung ein?
  • Welche Anforderungen gelten je Kostenträger und Vergütungsform?

Ergebnis

Eine gemeinsame Auswertung von Zeitaufwand, Qualität und Wirtschaftlichkeit, mit Kriterien für die weitere Nutzung.

Falldialog und MD-Prüfung ansehen

Was die Auswertung misst.

Gemessen wird der ganze Ablauf, mit Prüfung, Korrekturen und Übergaben. Die ersten zwei Wochen gelten als Lernzeit und werden getrennt ausgewiesen.

Zwei Szenen mit denselben Personen: Eine Pflegekraft zeigt auf eine markierte Stelle in einer Vorlage, ein Kollege macht sich Notizen. Anschließend betrachten beide die ursprüngliche und eine überarbeitete Fassung nebeneinander.
  • Zeit für Vorbereitung, Prüfung und Nacharbeit je Fall
  • Fehlende Angaben, Widersprüche und Korrekturen
  • Erfahrungen der beteiligten Berufsgruppen, erhoben in kurzen Befragungen
  • Einführungsaufwand und Kosten je Ablauf

Weniger Suchen. Weniger Schreiben. Mehr Medizin.

Sprechen wir über den ersten Ablauf in Ihrer Klinik.

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