Die Abteilung in fünf Jahren: was von der Administration übrig bleibt

Das Bewerbungsgespräch läuft seit zwanzig Minuten, als die Kandidatin die Frage stellt, auf die es ihr offenbar ankommt: „Wie viel meiner Zeit werde ich bei Ihnen mit Dokumentation verbringen?“ Die Chefärztin hat zwei Antworten zur Auswahl, eine werbende und eine ehrliche. Sie nimmt die ehrliche: „Im Moment etwa ein Drittel.“

Die Zahl ist keine Übertreibung. Im MB-Monitor 2024, einer Mitgliederbefragung des Marburger Bundes unter 9.649 angestellten Ärzt:innen, lag der Anteil für Verwaltung und Dokumentation bei rund drei Stunden pro Arbeitstag; 28 Prozent der Befragten dachten über einen Berufswechsel oder Ausstieg nach [1]. Das ist Selbstauskunft aus einer Verbandsumfrage, aber sie passt zu dem, was Zeitmessungen anderswo finden: Eine US-Beobachtungsstudie über 430 Stunden ambulanter Praxis kam auf 27 Prozent direkte Patientenzeit gegenüber 49 Prozent Bildschirm- und Schreibtischarbeit [2]. Die US-Zahlen stammen aus ambulanten Praxen und sind nur begrenzt übertragbar; die Größenordnung überrascht trotzdem niemanden, der eine Station führt.

Interessanter als die Bestandsaufnahme ist eine Sortierübung. Nimmt man die administrative Arbeit einer Abteilung und denkt fünf Jahre nach vorn, zerfällt sie in drei Stapel: einen, der verschwindet, einen, der wandert, und einen, der bleibt — und bleiben soll.

Der Stapel, der verschwindet

Der erste Stapel ist Übertragungsarbeit: das Abtippen des Vorbefunds, der als Fax kam. Das Zusammensuchen der Laborwerte aus drei Systemen. Das erneute Eingeben derselben Diagnose in das vierte Formular. Diese Arbeit hat eine gemeinsame Eigenschaft: Die Information existiert bereits, sie steht nur am falschen Ort im falschen Format. Es gibt keinen medizinischen Grund, warum ein approbierter Mensch sie bewegen muss.

Zur Ehrlichkeit gehört das Tempo. Die methodisch robusteste Studie zu KI-Dokumentationswerkzeugen — ein randomisierter Vergleich an 238 Ärzt:innen aus 14 Fachrichtungen — fand eine Ersparnis von gut 40 Sekunden Schreibzeit pro Notiz [3]. Die ehrliche Einheit für heutige Werkzeuge ist die Minute. Der Stapel verschwindet also schichtweise, über Jahre, in dem Maß, in dem Information strukturiert dort ankommt, wo sie gebraucht wird. Aber er ist der einzige Stapel, der vollständig verschwinden kann, weil an ihm nichts ärztlich ist.

Der Stapel, der wandert

Der zweite Stapel wechselt Zeitpunkt, Ort und Zuständigkeit. Die Anamnese-Rekonstruktion am Entlasstag wandert an die Aufnahme, wo die Information zum ersten Mal auftaucht. Der Entlassbrief, heute eine Nachlauf-Aufgabe des letzten Tages, beginnt am ersten. Aufgaben, die keine ärztliche Qualifikation verlangen, wandern zu Berufsgruppen, die dafür eingestellt werden können.

Die Infrastruktur für diese Wanderung entsteht gerade verbindlich. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Krankenhäuser die elektronische Patientenakte befüllen [4]. Die europäische Gesundheitsdatenraum-Verordnung macht Entlassberichte ab März 2031 zu einer prioritären Datenkategorie, die strukturiert und interoperabel vorliegen muss [5]. Man kann beides als weitere Pflicht lesen. Man kann es auch als Umbau lesen: Dokumentation wird vom nachgelagerten Bericht über die Versorgung zu einem Teil der Versorgung selbst — erfasst im Moment des Entstehens, verwendbar für alle, die danach kommen.

Der Stapel, der bleibt

Der dritte Stapel war nie Verwaltung. Er hat nur jahrelang unter den anderen beiden gelegen und ist mit ihnen verwechselt worden: die Epikrise als Denkleistung, die einen Verlauf zusammenfasst, gewichtet und begründet. Das Aufklärungsgespräch. Die Einschätzung, die aus zwanzig Befunden eine Empfehlung macht. Die Freigabe — die Unterschrift, mit der jemand die Verantwortung für einen Inhalt übernimmt.

Dieser Stapel wird eher wachsen als schrumpfen. Wenn Entwürfe billig werden, wird die Prüfung zur eigentlichen ärztlichen Arbeit am Dokument — warum Verifikation wichtiger wird als Generierung, lässt sich an der Fehlerforschung zu KI-Texten gut zeigen. Das ist keine schlechte Nachricht. Es ist die Rückkehr der Dokumentation zu dem, was sie in der Ausbildung einmal war: ein Instrument des klinischen Denkens.

Ein Tag im Jahr 2031

Dieselbe Abteilung, fünf Jahre später, ohne technische Revolution — nur mit sauber sortierten Stapeln. Die Visite dauert so lang wie heute, aber die Ärztin sieht die Patientin an, weil die Akte schon stimmt, wenn sie das Zimmer betritt. Die M&M-Konferenz beantwortet die Frage „Was wussten wir wann?“ aus der Akte, in Minuten. Der vorläufige Brief ist am Entlasstag fertig, weil er bei der Aufnahme begonnen wurde. Und die Kandidatin aus dem Bewerbungsgespräch ist inzwischen Fachärztin — sie hat ihre Weiterbildungszeit überwiegend mit Medizin verbracht.

Nichts daran ist utopisch. Jede einzelne Szene scheitert heute nicht an fehlender Technik, sondern daran, dass die drei Stapel unsortiert übereinanderliegen — und deshalb entweder alles automatisiert werden soll oder nichts.

Woran Sie erkennen, ob Ihre Abteilung auf dem Weg ist

1. Kennen Sie Ihre eigene Verteilung? Vor jeder Werkzeugentscheidung steht die Messung — wie eine Abteilung ihre Zeitverteilung selbst erhebt, ist ein Wochenprojekt.
2. Wird Information dort erfasst, wo sie entsteht — oder am Ende rekonstruiert?
3. Verschwindet Arbeit tatsächlich, oder verschiebt sie sich in den Feierabend? In einer US-Befragung war umfangreiche Dokumentationsarbeit zu Hause mit knapp verdoppelten Burnout-Odds assoziiert (OR 1,9; Assoziation, keine Kausalität) [6]. After-Hours-Zeit ist die ehrlichste Messgröße für echte Entlastung.
4. Wächst der Anteil der Zeit am Patienten? Das ist die einzige Kennzahl, für die sich der ganze Umbau lohnt.
5. Bleibt die Freigabe ärztlich — auch technisch erzwungen?

Wenn Sie solche Sortierübungen nützlich finden: In unserem Newsletter Visite ordnen wir ein, was sich in der klinischen Dokumentation tatsächlich bewegt — und was nur angekündigt wird.

Quellen

1. Marburger Bund. MB-Monitor 2024: Hohe Belastung, unzureichende Entlastung. Mitgliederbefragung, n = 9.649, Erhebung 27.09.–27.10.2024. https://www.marburger-bund.de/bundesverband/themen/marburger-bund-umfragen/mb-monitor-2024-hohe-belastung-unzureichende
2. Sinsky C, Colligan L, Li L, et al. Allocation of Physician Time in Ambulatory Practice: A Time and Motion Study in 4 Specialties. Ann Intern Med. 2016;165(11):753–760. doi:10.7326/M16-0961.
3. Lukac PJ, Turner W, Vangala S, et al. Ambient AI Scribes in Clinical Practice: A Randomized Trial. NEJM AI. 2025;2(12):AIoa2501000. doi:10.1056/AIoa2501000.
4. Ärzteblatt. Ab Anfang Oktober ePA-Nutzung für Praxen verpflichtend. 2025. https://www.aerzteblatt.de/news/ab-anfang-oktober-epa-nutzung-fur-praxen-verpflichtend-13f0e40a-c05e-4417-9c90-521f93730fb7
5. Verordnung (EU) 2025/327 über den europäischen Raum für Gesundheitsdaten (EHDS). Amtsblatt der EU, 5. März 2025. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32025R0327
6. Gardner RL, Cooper E, Haskell J, et al. Physician stress and burnout: the impact of health information technology. J Am Med Inform Assoc. 2019;26(2):106–114. https://academic.oup.com/jamia/article/26/2/106/5230918