Die 17-Minuten-Visite: Warum Abteilungen ihre Arztzeit messen sollten, bevor sie Werkzeuge kaufen

Dienstag, 8:50 Uhr, eine internistische Station. Im Ablaufplan, den vor Jahren jemand für das QM-Handbuch geschrieben hat, steht die Chefvisite mit 17 Minuten pro Zimmer. Niemand weiß mehr, wer die Zahl festgelegt hat oder worauf sie sich stützte. An guten Tagen stimmt sie ungefähr. An den anderen läuft hinter der Visite eine zweite, stille Schicht: die Rückfrage der Kodierfachkraft, das Telefonat mit den Angehörigen, der Entlassbrief, der seit Freitag auf Freigabe wartet.

Jede Abteilung trägt solche Zahlen mit sich. Die Oberärztin würde sagen, dass sie täglich eine Stunde mit Briefen verbringt. Der Chefarzt schätzt den Verwaltungsanteil seiner Assistent:innen auf ein Drittel. Die Geschäftsführung hat eine Anbieterfolie gesehen, auf der von vier Stunden die Rede war. Gemessen hat keiner von ihnen.

Das wäre unerheblich, solange nichts davon abhängt. Aber genau diese Zahlen werden zur Entscheidungsgrundlage, sobald über Dokumentationswerkzeuge, Stellenpläne oder Digitalisierungsbudgets verhandelt wird. Deshalb lohnt ein genauer Blick darauf, woher die bekannten Zahlen stammen — und wie eine Abteilung zu eigenen kommt.

Was die Befragungen zeigen — und was sie sind

Der MB-Monitor 2024 des Marburger Bundes, eine Befragung von 9.649 angestellten Ärzt:innen im Herbst 2024, kommt auf durchschnittlich drei Stunden pro Tag für Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben; 49 Prozent der Befragten fühlen sich häufig überlastet, 65 Prozent sind mit der IT-Ausstattung ihres Hauses unzufrieden [1]. Es ist eine Mitgliederbefragung mit Selbstauskünften, erhoben von einem Interessenverband — das gehört zur Einordnung. Bemerkenswert ist die Stabilität: Schon der MB-Monitor 2022 kam auf drei Stunden.

Das Deutsche Krankenhausinstitut hat im Sommer 2024 die Häuser selbst befragt, 225 Allgemeinkrankenhäuser und 98 psychiatrische Kliniken [2]. Ergebnis: Ärzt:innen und Pflegekräfte verbringen knapp drei Stunden pro Tag mit Dokumentations- und Nachweispflichten. Rechnerisch bindet das etwa 59.500 der bundesweit 165.200 Arzt-Vollkräfte — rund 36 Prozent der ärztlichen Kapazität, umgerechnet ausschließlich mit Bürokratie beschäftigt.

Die beiden Befragungen stützen einander. Nur: Auch die DKI-Zahl ist eine Schätzung, diesmal der Verwaltungen über ihre Beschäftigten. Was passiert, wenn man Schätzung und Erhebung nebeneinanderlegt, zeigt eine ältere Untersuchung.

Schätzung und Messung sind zweierlei

2015 veröffentlichte HIMSS Europe eine Erhebung in deutschen Akutkrankenhäusern, beauftragt von Nuance, einem Anbieter von Spracherkennung — der Interessenkonflikt gehört in den ersten Satz [3]. Rund 120 befragte Ärzt:innen schätzten ihren Dokumentationsanteil im Mittel auf 35 Prozent des Arbeitstags. Die tatsächlich erhobene Zeit lag bei 44 Prozent, etwa vier Stunden täglich; bei Chefärzt:innen waren es fünfeinhalb Stunden. Die Studie ist klein, zehn Jahre alt und auftragsfinanziert — für absolute Aussagen taugt sie wenig. Für eine Aussage taugt sie gut: Zwischen Selbstschätzung und Erhebung lagen neun Prozentpunkte, und die Schätzung lag darunter.

Die methodische Referenz für ehrliche Zeitmessung ist eine US-amerikanische Time-Motion-Studie von 2016 [4]: Geschulte Beobachter:innen begleiteten 57 ambulant tätige Ärzt:innen über 430 Stunden. 27 Prozent der Praxiszeit entfielen auf direkten Patientenkontakt, 49 Prozent auf Bildschirm- und Schreibtischarbeit; dazu kamen ein bis zwei Stunden Aktenarbeit am Abend. Das Setting ist die amerikanische Ambulanz, die Zahlen lassen sich auf eine deutsche Station nicht übertragen. Die Methode schon: Beobachtung statt Erinnerung.

Was Zeitmessungen erfassen — und was nicht

Wer eine eigene Erhebung plant, sollte die Fallstricke kennen, an denen auch publizierte Studien hängen:

• Parallelarbeit. Eine Ärztin, die während des Telefonats mit dem Hausarzt den Verlauf dokumentiert, tut beides gleichzeitig. Jede Messung braucht eine Regel, welche Tätigkeit dann zählt — und diese Regel verschiebt das Ergebnis um Prozentpunkte.
• Der Beobachtungseffekt. Wer begleitet wird, arbeitet konzentrierter und lässt Umwege weg. Kurze, wiederholte Messfenster dämpfen den Effekt; ganz verschwindet er nie.
• Die Kategoriengrenzen. Zählt die Kodier-Rückfrage als Dokumentation? Das Anordnen im KIS? Die Vorbereitung der Tumorkonferenz? Je nachdem, wo die Grenze liegt, entstehen aus demselben Arbeitstag sehr verschiedene Diagramme.
• Die Dynamik. Dokumentationspflichten wachsen schneller, als Kategorienkataloge altern. Allein die Patienteneinstufung nach der Pflegepersonalbemessungsverordnung bindet nach DKI-Erhebung im Mittel 9,3 Vollkräfte pro Krankenhaus und Jahr, hochgerechnet rund 9.800 Vollkräfte bundesweit — überwiegend in der Pflege, aber ein Lehrstück dafür, wie schnell neue Aufgaben entstehen, die in keiner alten Kategorie vorkommen [5].
• Die Rollenfrage. Assistenz-, Ober- und Chefärzt:innen haben verschiedene Dokumentationsprofile. Ein Mittelwert über alle verdeckt genau die Stellen, an denen sich etwas ändern ließe.

Wie eine Abteilung ihre Verteilung selbst erhebt

1. Kategorien vor der Messung festlegen. Sechs bis acht genügen: direkter Patientenkontakt, Dokumentation, Kommunikation, Wege und Warten, Fort- und Weiterbildung, Sonstiges. Für Parallelarbeit eine schriftliche Regel treffen — etwa: Es zählt die Tätigkeit, die sich nicht unterbrechen ließe.
2. Eine gewöhnliche Woche wählen. Nicht die Woche vor dem Audit und nicht die Ferienzeit. Mehrere Wochentage, alle ärztlichen Rollen, auch Dienstzeiten.
3. Die Methode wählen. Fremdbeobachtung liefert die ehrlichsten Daten, kostet aber eine beobachtende Person pro beobachteter. Strukturierte Selbstprotokolle in festen Intervallen sind der praktikable Mittelweg. Die rückblickende Schätzung am Freitagnachmittag ist keine Messung.
4. Betriebsrat und Team vor dem ersten Messtag einbinden. Gemessen werden Prozesse, keine Personen; ausgewertet wird nur aggregiert. Wer das erst hinterher erklärt, bekommt kein zweites Mal Daten.
5. Die Baseline dokumentieren — mit Methode, Messwoche und Kategorienregeln — und nach jeder Veränderung mit derselben Methode nachmessen. Sonst bleibt jede Verbesserung eine Anekdote.

Drei Fragen, bevor Sie kaufen

Anbieter argumentieren gern mit den großen Zahlen — den drei Stunden, den 36 Prozent. Die belastbare Evidenz zu KI-gestützter Dokumentgenerierung spricht dagegen von Minuten pro Kontakt; wir haben sie in unserem Beitrag zur Arztbrief-Pipeline zusammengetragen. Beides kann stimmen: Die Gesamtlast ist groß, der Effekt eines einzelnen Werkzeugs bescheidener als der Prospekt. Was zwischen beidem vermittelt, ist Ihre eigene Baseline.

1. Auf welche Studie stützt sich die Zeitersparnis im Angebot — und beruht sie auf Beobachtung oder auf Selbstauskunft?
2. Unterstützt der Anbieter eine Vorher-Nachher-Messung mit Ihrer Methode und Ihren Kategorien?
3. Was gilt, wenn Ihre Baseline von der Annahme im Angebot abweicht?

Wie sich ein Auswahlprozess darüber hinaus strukturieren lässt, haben wir im Vergleich digitaler Werkzeuge für Kliniken beschrieben.

Eine ehrliche Messung hat einen Nebeneffekt, der über jede Beschaffung hinausreicht: Das Team sieht, dass die Abteilung in der Währung rechnet, auf die es ankommt — Zeit am Patientenbett. Wenn Sie Methoden und Ergebnisse solcher Erhebungen weiterverfolgen möchten: Visite, unser wöchentlicher Brief zu Dokumentation und KI im deutschen Gesundheitswesen.

Quellen

1. Marburger Bund. MB-Monitor 2024: Hohe Belastung, unzureichende Rahmenbedingungen (Befragung von 9.649 angestellten Ärzt:innen, 27.09.–27.10.2024). https://www.marburger-bund.de/bundesverband/themen/marburger-bund-umfragen/mb-monitor-2024-hohe-belastung-unzureichende
2. Deutsches Ärzteblatt (aerztestellen.aerzteblatt.de). DKI-Umfrage: Jeden Tag drei Stunden Bürokratie. 01.10.2024. https://aerztestellen.aerzteblatt.de/de/redaktion/dki-umfrage-jeden-tag-drei-stunden-buerokratie
3. Deutsches Ärzteblatt. Klinikärzte verbringen 44 Prozent ihrer Zeit mit Dokumentation (Bericht über die HIMSS-Europe-Erhebung im Auftrag von Nuance). 24.03.2015. https://www.aerzteblatt.de/news/klinikaerzte-verbringen-44-prozent-ihrer-zeit-mit-dokumentation-fae3bd56-39ce-4977-977b-9b288e69695f
4. Sinsky C, Colligan L, Li L, et al. Allocation of Physician Time in Ambulatory Practice: A Time and Motion Study in 4 Specialties. Annals of Internal Medicine. 2016;165(11):753–760. doi:10.7326/M16-0961
5. Deutsches Krankenhausinstitut. Krankenhaus Barometer 2025 (Kapitel 2, Aufwand der Patienteneinstufung nach PPBV). https://www.dkgev.de/fileadmin/default/Mediapool/1_DKG/1.7_Presse/1.7.1_Pressemitteilungen/2025/2025-12-29_Anlage_DKI-Krankenhaus-Barometer.pdf