Der Reha-Entlassungsbericht ab 2027: Was sich ändert und wo die Arbeit liegt

Für den Wechsel auf den neuen Reha-Entlassungsbericht zählt das Entlassungsdatum. Damit betrifft die Umstellung auch Patient:innen, deren Behandlung noch im Dezember 2026 beginnt. Für die Vorbereitung sind die verwendete Berichtsvorlage, die Zuordnung tatsächlich erbrachter Therapieleistungen und die technische Übermittlung gemeinsam zu prüfen.

Ab dem 1. Januar 2027 kommt eine Umstellung dazu. Für Entlassungen ab diesem Tag gilt ein neuer Leitfaden der Deutschen Rentenversicherung, mit neuer Therapieklassifikation und neuem Übermittlungsformat. Dieser Beitrag fasst zusammen, was sich ändert, wo Berichte heute Qualitätspunkte verlieren, wie Verlängerungen bei Rentenversicherung und Krankenkasse geregelt sind und welche Teile der Arbeit Software übernehmen kann.

Was sich für Entlassungen ab dem 1. Januar 2027 ändert

Die Rentenversicherung hat zwei Fassungen des Leitfadens zum einheitlichen Entlassungsbericht veröffentlicht. Die Fassung mit Stand 08/2025 gilt bis zum 31. Dezember 2026. Die Fassung mit Stand 03/2026 gilt für Entlassungen ab dem 1. Januar 2027 [1][2]. Maßgeblich ist das Entlassungsdatum: Wer am 28. Dezember aufgenommen und am 18. Januar entlassen wird, bekommt einen Bericht nach den neuen Regeln.

Die wichtigsten Änderungen [2][3]:

• Therapieklassifikation: Blatt 1b dokumentiert die erbrachten Leistungen künftig nach der KTL 2025. Bis zum Jahresende gilt die KTL 2015.
• Entlassmedikation: Sie muss in der sozialmedizinischen Epikrise genannt werden. Ein Verweis auf den bundeseinheitlichen Medikationsplan ist zulässig.
• Aufnahmemedikation: Sie steht künftig am Anfang des Freitextteils.
• Übermittlung: Der vollständige Bericht geht als ein einziges PDF zusammen mit dem XML-Geschäftsvorfall „Entlassungsbericht“ an den Träger. Anlagen wie Laborbefunde werden in dieses PDF übernommen.

Das Formular selbst bleibt in seinem Aufbau verbindlich. Die Deutsche Rentenversicherung Schwaben weist in ihren Verfahrenshinweisen darauf hin, dass Veränderungen an der Gestaltung nicht zulässig sind und eine ausfüllbare Fassung des neuen Formulars vorerst nicht bereitgestellt wird [4]. Kliniken, deren Berichte aus einem Klinikinformationssystem oder einer Textvorlage entstehen, brauchen die neue Fassung also rechtzeitig in ihren eigenen Systemen.

Der Bericht als sozialmedizinisches Gutachten

Der Leitfaden beschreibt ihn als sozialmedizinisches Gutachten, das in sozialrechtlichen Verfahren als Beweismittel dient, etwa bei Anträgen auf Erwerbsminderungsrente oder auf Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben. Die standardisierten Angaben werden mindestens sechs Jahre im Versicherungskonto gespeichert [1].

Daraus folgen die Anforderungen an Blatt 1a. Das Leistungsvermögen wird in drei Stufen angegeben, sechs Stunden und mehr, drei bis unter sechs Stunden oder unter drei Stunden, und zwar getrennt für die letzte sozialversicherungspflichtige Tätigkeit und für den allgemeinen Arbeitsmarkt. Die Epikrise darf keine Rente empfehlen. Teilt die Patientin oder der Patient die Einschätzung nicht, wird das dokumentiert [1].

Auch die Empfänger sind geregelt. Die Rentenversicherung erhält den Bericht immer. Hausärzt:innen erhalten ihn nur mit Einwilligung, Krankenkassen auf Anforderung und mit Einwilligung grundsätzlich nur Blatt 1. Auskünfte zum Leistungsvermögen gehen nach den Verfahrenshinweisen der Deutschen Rentenversicherung Schwaben nur an den Medizinischen Dienst [1][4]. Für Übermittlung und Freigabe sind die Vorgaben des jeweiligen Leitfadens und Trägers einzuhalten. Der elektronische Übermittlungsweg und die erforderlichen ärztlichen Freigaben sollten in der Abnahme der Berichtsvorlage ausdrücklich geprüft werden [1][4].

Wo Berichte heute Punkte verlieren

Die Rentenversicherung prüft die Qualität der Berichte im ärztlichen Begutachtungsverfahren. Ärztliche Gutachter:innen bewerten eine Stichprobe von Berichten nach festen Kriterien, somatische und psychosomatische Fachrichtungen im jährlichen Wechsel [5]. Die 2025 veröffentlichte Auswertung für die Orthopädie umfasst 478 Fachabteilungen und 6.206 ausgewertete Fälle aus Entlassungen im ersten Halbjahr 2023. Im Mittel erreichten die Berichte 75,2 von 100 Qualitätspunkten [6].

Aufschlussreich ist, wo die Abzüge entstehen. Beim Krankheitsverständnis der Rehabilitand:innen stellten die Gutachter:innen in 25 Prozent der Bewertungen deutliche oder gravierende Mängel fest, für die zusammenfassende Begründung der Leistungsbeurteilung in 18 Prozent, für die Diagnostik von Aktivität und Teilhabe in 15 Prozent [6]. Das sind die Teile des Berichts, in denen Befunde aus drei Wochen zu einer begründeten Einschätzung verdichtet werden müssen.

Verlängerung: zwei Kostenträger, zwei Verfahren

Reicht die bewilligte Zeit nicht, gelten je nach Kostenträger unterschiedliche Regeln.

Rentenversicherung

Leistungen zur medizinischen Rehabilitation sollen nach § 15 Absatz 3 SGB VI für längstens drei Wochen erbracht werden, länger, wenn es erforderlich ist, um das Rehabilitationsziel zu erreichen [7]. Wer über die Verlängerung entscheidet, hängt vom Träger und vom Vertrag mit der Einrichtung ab. Kliniken mit einem vereinbarten Verweildauerbudget verlängern bei der Deutschen Rentenversicherung Schwaben in eigener Verantwortung und zeigen die Verlängerung unverzüglich an; Einrichtungen ohne Budget beantragen jede Verlängerung [4]. Die Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg lässt die behandelnde Ärztin oder den behandelnden Arzt entscheiden und verlangt die Anzeige spätestens sieben Kalendertage vor der geplanten Entlassung über den Datensatz nach § 301 SGB V; in der Psychosomatik ist eine Verlängerung um mehr als eine Woche zu beantragen [8]. In jedem Fall begründet der Entlassungsbericht, warum die bewilligte Dauer nicht ausgereicht hat [1].

Gesetzliche Krankenversicherung

Nach § 40 Absatz 3 SGB V ist eine Verlängerung möglich, wenn sie aus medizinischen Gründen dringend erforderlich ist [9]. Die Rahmenempfehlungen zur Vorsorge und Rehabilitation vom 28. März 2025 regeln das Verfahren: Die Einrichtung beantragt schriftlich, spätestens fünf Arbeitstage vor dem Ende der Kostenzusage [10]. Der Antrag nennt unter anderem die Funktionsdiagnosen, die Beeinträchtigungen bei Aufnahme und heute, die erreichten Ziele, die Ziele der Verlängerung und warum sie nicht früher erreichbar waren, die voraussichtliche Dauer, die bisherigen Therapien, den weiteren Plan und warum eine ambulante Fortsetzung nicht ausreicht. Die Krankenkasse entscheidet mit dem Medizinischen Dienst und teilt der Einrichtung bei fristgerechtem Antrag die Entscheidung spätestens zwei Arbeitstage vor Ende der Kostenzusage mit [10].

Inhaltlich verlangen beide Verfahren dasselbe: eine nachvollziehbare Verbindung zwischen dem Befund bei Aufnahme, dem Verlauf und dem verbleibenden Ziel. Diese Verbindung steht verstreut in Aufnahmebefund, Therapiedokumentation und Visitennotizen, und sie muss innerhalb weniger Tage zusammengetragen werden.

Welche Arbeit Software übernehmen kann

Der Entlassungsbericht und der Verlängerungsantrag bestehen zu einem großen Teil aus Angaben, die es in der Klinik bereits gibt: Diagnosen aus der Zuweisung, Befunde aus der Aufnahme, Nachweise tatsächlich erbrachter Therapieleistungen, Verlaufsnotizen, Medikationspläne. Die ärztliche Arbeit liegt in der Verdichtung und in der sozialmedizinischen Beurteilung. Die Suche nach den Angaben und ihr Übertrag in das Formular kosten Zeit, ohne dass dabei eine ärztliche Entscheidung fällt.

Software kann diese Vorarbeit übernehmen: die Unterlagen eines Falls lesen, die Angaben mit ihrer Fundstelle festhalten, einen Entwurf nach der Gliederung des Leitfadens vorbereiten und vor dem Versand prüfen, ob Pflichtangaben fehlen. Die Leistungsbeurteilung auf Blatt 1a bleibt eine ärztliche Einschätzung. Ein Entwurf kann sie vorbereiten, indem er die Befunde zusammenstellt, auf die sie sich stützt.

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Aiomics unterstützt die Aufbereitung der bereitgestellten Fallunterlagen. Die Plattform liest Zuweisungen, Vorbefunde und weitere Unterlagen, hält die Angaben mit ihrer Fundstelle fest und bereitet Berichte und Arztbriefe für Abläufe der Rentenversicherung und der gesetzlichen Krankenversicherung vor, in Vorlage und Briefkopf des Hauses. Im regulären Erstellungsablauf wird der Entwurf mit den Quellen verglichen und bei Bedarf bis zu zweimal neu erstellt; nicht gestützte Verweise werden entfernt, und auch der letzte Entwurf kann Fehler enthalten. Ärzt:innen geben jedes Dokument frei und können belegte Angaben mit einem Klick an der Quelle prüfen. Entwürfe für Verlängerungs- und Kostenübernahmeanträge können auf denselben bereitgestellten Unterlagen aufbauen. Die konkrete Vorlage, die Prüfung von Pflichtangaben und die Übermittlung an den Träger müssen für den jeweiligen Einsatz eingerichtet und abgenommen werden. Daraus folgt keine pauschale Zusage einer bereits verfügbaren KTL-2025-Umstellung oder einer direkten Trägeranbindung. Der Nutzen lässt sich an der Zeit bis zur Freigabe einschließlich aller Korrekturen messen.

Für die Auswahl einer Lösung, ob von aiomics oder einem anderen Anbieter, helfen fünf Fragen, die sich im Probebetrieb beantworten lassen:

1. Erzeugt die Software den Bericht in der für das Entlassungsdatum gültigen Fassung, also ab dem 1. Januar 2027 mit KTL 2025 und Entlassmedikation in der Epikrise?
2. Lässt sich jede übernommene Angabe im Entwurf bis zur Stelle im Quelldokument zurückverfolgen?
3. Woher stammen die KTL-Leistungen auf Blatt 1b, und wer prüft Dauer und Häufigkeit gegen die tatsächlich erbrachten Einheiten?
4. Erkennt die Software fehlende Pflichtangaben vor dem Versand, etwa eine fehlende Begründung der Verlängerung?
5. Wie viel Zeit kostet die Korrektur eines Entwurfs, gemessen an Ihren eigenen Fällen?

Ein herstellerneutrales Vorgehen für die Erprobung beschreibt unser 14-Tage-Prüfprotokoll für den Probebetrieb klinischer KI.

Was sich jetzt vorbereiten lässt

Bis zum 1. Januar 2027 lassen sich drei Schritte vorbereiten, unabhängig von jeder Software: die Berichtsvorlagen des Hauses an die Fassung 03/2026 anpassen und ab dem ersten Entlassungstag 2027 umstellen, die Zuordnung der Therapieleistungen auf die KTL 2025 mit der Therapieplanung abstimmen, und die Kästen mit Begutachtungskriterien des Leitfadens als interne Prüfliste vor der Freigabe nutzen.

Wenn Sie den Ablauf von der Aufnahme bis zum Entlassungsbericht in Ihrer Klinik mit uns durchgehen möchten, auch ohne aiomics zu erproben, schreiben Sie uns.

Quellen

1. Deutsche Rentenversicherung. Leitfaden zum einheitlichen Entlassungsbericht in der medizinischen Rehabilitation der gesetzlichen Rentenversicherung. Stand 08/2025, gültig bis 31.12.2026. deutsche-rentenversicherung.de
2. Deutsche Rentenversicherung. Leitfaden zum einheitlichen Entlassungsbericht in der medizinischen Rehabilitation der gesetzlichen Rentenversicherung. Stand 03/2026, für Entlassungen ab 01.01.2027. deutsche-rentenversicherung.de
3. Deutsche Rentenversicherung. Formularpaket für Rehabilitationseinrichtungen: Ärztlicher Entlassungsbericht (G0810-00 und Einwilligungen). deutsche-rentenversicherung.de
4. Deutsche Rentenversicherung Schwaben. Verfahrenshinweise für Rehabilitationseinrichtungen, medizinische Rehabilitation (Version 10). deutsche-rentenversicherung.de
5. Deutsche Rentenversicherung. Ärztliche Begutachtung: Qualität des Reha-Prozesses. deutsche-rentenversicherung.de
6. Traoré S, Märtin S, Steinbrecher I, Baumann M. Beitrag zu den Ergebnissen des ärztlichen Begutachtungsverfahrens in der Orthopädie. In: Deutsche Rentenversicherung Bund (Hrsg.). Tagungsband 34. Rehabilitationswissenschaftliches Kolloquium. 2025. S. 219–221. deutsche-rentenversicherung.de
7. § 15 SGB VI, Leistungen zur medizinischen Rehabilitation. gesetze-im-internet.de
8. Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg. Formular Reha9451, Stand 12/2024. deutsche-rentenversicherung.de
9. § 40 SGB V, Leistungen zur medizinischen Rehabilitation. gesetze-im-internet.de
10. GKV-Spitzenverband und Verbände der Leistungserbringer auf Bundesebene. Rahmenempfehlungen zur Vorsorge und Rehabilitation, Fassung vom 28. März 2025, Abschnitt 2.9.2. gkv-spitzenverband.de