EHDS und ePA: was auf die Dokumentation Ihrer Abteilung zukommt

Donnerstag, Sprechstunde. Der Patient legt sein Telefon auf den Tisch, die App ist geöffnet: „Hier steht, ich hätte eine hypertensive Entgleisung gehabt. Was heißt das?“ Der Arztbrief, den die Abteilung vor drei Wochen geschrieben hat, hat einen Leser bekommen, mit dem beim Schreiben niemand gerechnet hat. Rund 73 Millionen ePA-Konten existieren inzwischen — im Opt-out-Modell also für nahezu alle gesetzlich Versicherten [1].

Was in der Abteilung dokumentiert wird, war lange ein Text für den Hausarzt, die Kasse, den Medizinischen Dienst und — im Streitfall — ein Gericht. Dieser Adressatenkreis wächst gerade in zwei Schüben: erst um die Patient:innen, dann um Europa. Beide Schübe haben Termine.

Was bereits gilt

Die „ePA für alle“ startete am 15. Januar 2025 in drei Modellregionen und ist seit dem 29. April 2025 bundesweit nutzbar [2]. Seit dem 1. Oktober 2025 sind Leistungserbringer einschließlich Krankenhäusern verpflichtet, die Akte zu befüllen — mit Daten der aktuellen Behandlung, die elektronisch vorliegen, sofern die Patientin nicht widersprochen hat (§§ 347 ff. SGB V) [3]. Für Praxen greifen seit dem 1. Januar 2026 Honorarkürzungen; Krankenhäusern droht nach Angaben von Kassen und Beratungsgesellschaften die Kürzung des TI-Zuschlags, wenn die ePA nicht seit dem 1. April 2026 befüllt wird [4].

Die Nutzung ist real, aber ungleich verteilt. Nach gematik-Angaben lagen im April 2026 über 100 Millionen Dokumente in der ePA, im Juni waren es rund 130 Millionen; die Krankenhaus-Uploads stiegen von etwa 2.000 pro Woche im Oktober 2025 auf über 90.000 pro Woche [1]. Zugleich nutzten im Juni 2026 weniger als 900 Krankenhäuser — knapp die Hälfte — die ePA aktiv [5]. Wer heute hochlädt, gehört noch zur ersten Hälfte.

Für 2026 und 2027 hat die gematik weitere Funktionen angekündigt, unter anderem den Ausbau des digital gestützten Medikationsprozesses mit strukturierten Dosierangaben, Volltextsuche und einen Datenexport für Forschungszwecke — alles als Planung zu lesen, Termine können rutschen [1].

Der europäische Fahrplan

Die zweite Welle kommt aus Brüssel. Die Verordnung (EU) 2025/327 über den europäischen Raum für Gesundheitsdaten (EHDS) wurde am 5. März 2025 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 26. März 2025 in Kraft [6]. Ihre Pflichten greifen gestaffelt:

• 26. März 2027: allgemeiner Geltungsbeginn der Verordnung.
• 26. März 2029: erste prioritäre Datenkategorie der Primärnutzung — Patientenkurzakte, elektronische Verschreibung und Abgabe.
• 26. März 2031: zweite Kategorie — medizinische Bildgebung samt Befunden, Laborergebnisse und Entlassberichte.

Der Satz, der für Krankenhausabteilungen zählt, steht am Ende der Staffel: Entlassberichte werden ab dem 26. März 2031 zur europäischen Pflichtkategorie — strukturiert, interoperabel, grenzüberschreitend abrufbar [7]. Die Staffelung ergibt sich aus den Übergangsvorschriften der Verordnung; die technischen Formate werden durch Durchführungsrechtsakte konkretisiert, die in den kommenden Jahren erwartet werden.

Was das auf Abteilungsflughöhe heißt

Der Adressatenkreis wächst

Die Patientin aus der Sprechstunde liest bereits mit. Ab 2031 kann es die Notaufnahme in Lissabon sein, die den Entlassbericht abruft. Verständlichkeit und saubere Struktur waren bisher ein Qualitätsmerkmal guter Briefe; sie werden zur Zugriffsvoraussetzung. Praktisch heißt das: hausinterne Abkürzungen auflösen, Medikationsänderungen mit Begründung notieren, das Wesentliche vom Mitgeschleppten trennen. Ein Brief, den nur das eigene Haus dekodieren kann, erfüllt seinen Zweck künftig nur noch teilweise.

Das Prosa-PDF wird zur Altlast

Was heute als eingescanntes PDF in die ePA wandert, erfüllt die Befüllpflicht. Die Kategorie-2-Anforderungen von 2031 zielen dagegen auf strukturierte, interoperable Dokumente. Die Differenz zwischen beidem ist Arbeit — und sie ist am kleinsten in dem Moment, in dem die Information entsteht: bei der Aufnahme, am Befund, in der Visite. Wer Struktur erst am Entlasstag rekonstruiert, zahlt sie doppelt. Für digitale Akten gelten außerdem eigene Beweisregeln — was § 630f BGB von elektronischer Dokumentation verlangt, lohnt einen eigenen Blick.

Zeitnähe ist schon heute Pflicht

Unabhängig von Brüssel gilt seit 2017 der Rahmenvertrag Entlassmanagement: Patient:innen muss spätestens am Entlasstag mindestens ein vorläufiger Entlassbrief mitgegeben werden [8]. Die ePA-Befüllung kommt hinzu. Der Brief ist damit keine Nachlauf-Aufgabe mehr, die dem Aufenthalt hinterherläuft — warum der taggleiche Entlassbrief in Wahrheit ein Aufnahme-Problem ist, haben wir separat beschrieben.

Fünf Fragen für die nächste Leitungsrunde

1. Lädt unser Haus bereits in die ePA hoch — und welche Dokumenttypen genau?
2. Würde unser Entlassbrief 2031 als strukturiertes Kategorie-2-Dokument bestehen, oder ist er ein formatiertes PDF?
3. Versteht eine Patientin ohne Medizinstudium, was wir über sie schreiben — und wollen wir das dem Zufall überlassen?
4. Wie oft ist unser vorläufiger Brief tatsächlich taggleich fertig? Gemessen, nicht geschätzt.
5. Wer im Haus verfolgt die EHDS-Durchführungsrechtsakte — und berichtet der Abteilung, was sie für die Dokumentation bedeuten?

Keine dieser Fragen verlangt ein Projekt. Jede verlangt eine Zuständigkeit. Der Unterschied zwischen Häusern, die 2031 gelassen erreichen, und solchen, die es hektisch erreichen, entsteht in Leitungsrunden der Jahre 2026 und 2027.

Wenn Sie die Zeitpläne von ePA, EHDS und allem dazwischen im Blick behalten wollen: Unser Newsletter Visite verfolgt sie mit — kurz, quellenbelegt und auf Abteilungsflughöhe.

Quellen

1. gematik. Ein Jahr „ePA für alle“: Mehr als 100 Millionen hinterlegte Dokumente. April 2026. https://www.gematik.de/newsroom/news-detail/ein-jahr-epa-fuer-alle-mehr-als-100-millionen-hinterlegte-dokumente-verbessern-behandlung-und-versorgung-in-deutschland
2. gematik. „ePA für alle“ startet in drei Modellregionen. Januar 2025. https://www.gematik.de/newsroom/news-detail/epa-fuer-alle-startet-in-drei-modellregionen
3. Ärzteblatt. Ab Anfang Oktober ePA-Nutzung für Praxen verpflichtend. 2025. https://www.aerzteblatt.de/news/ab-anfang-oktober-epa-nutzung-fur-praxen-verpflichtend-13f0e40a-c05e-4417-9c90-521f93730fb7
4. AOK. Sanktionen bei Nicht-Nutzung der ePA ab 2026. https://www.aok.de/gp/news-allgemein/newsdetail/sanktionen-nicht-nutzung-epa-2026
5. Ärzteblatt. Nutzung der elektronischen Patientenakte nimmt zu. Juni 2026. https://www.aerzteblatt.de/news/nutzung-der-elektronischen-patientenakte-nimmt-zu-802ce6cc-169b-4634-9a91-c86e132d5b03
6. Verordnung (EU) 2025/327 über den europäischen Raum für Gesundheitsdaten (EHDS). Amtsblatt der EU, 5. März 2025. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32025R0327
7. Noerr. Der European Health Data Space kommt — ein Überblick. https://www.noerr.com/de/insights/der-european-health-data-space-kommt-ein-ueberblick
8. Rahmenvertrag Entlassmanagement (§ 39 Abs. 1a SGB V), Lesefassung. GKV-Spitzenverband. https://www.gkv-spitzenverband.de/media/dokumente/krankenversicherung_1/amb_stat_vers/entlassmanagement/12._AendVb_Rahmenvertrag_Entlassmanagement_03.06.2024_Lesefassung_ohne_Anlagen.pdf