Kodierfachkräfte fehlen: Abrechnung und externe Kodierdienste

Wenn Kodierfachkräfte fehlen, hilft zunächst eine gemeinsame Übersicht über offene Fälle, Fristen und die Gründe für den Rückstand. Zusätzliche interne oder externe Fachkapazität kann anschließend gezielt eingesetzt werden. Software kann vorbereitende Arbeit unterstützen; für medizinische Rückfragen und die fachliche Freigabe müssen Zuständigkeiten und Zeit eingeplant bleiben.

Dieser Leitfaden richtet sich an Krankenhäuser, die einen vorübergehenden Engpass überbrücken oder die Auslagerung medizinischer Kodierungsdienste prüfen. Die vorgeschlagenen Schritte sind eine Arbeitshilfe für die örtliche Organisation. Sie enthalten keine Annahme darüber, wie viele Stellen ein bestimmtes Haus einsparen könnte.

Den Rückstand nach Ursachen ordnen

Eine einzige Zahl offener Fälle verdeckt häufig mehrere Probleme. Unterscheiden Sie mindestens vier Gruppen:

• Vollständige Fälle, die noch auf die erste Kodierung warten.
• Fälle mit fehlenden Befunden oder unvollständigen Unterlagen.
• Fälle mit offenen medizinischen oder kodierfachlichen Fragen.
• Fertig bearbeitete Fälle, die auf Freigabe oder technische Übermittlung warten.

Erfassen Sie zusätzlich Alter des Falls, relevante Fristen, verantwortliche Person und nächsten Arbeitsschritt. So lässt sich erkennen, ob tatsächlich Kodierzeit fehlt oder ob ein anderer Schritt den Abschluss verhindert. Eine zusätzliche Kodierfachkraft kann einen noch ausstehenden ärztlichen Befund nicht ersetzen.

Was sich kurzfristig organisieren lässt

1. Fristen sichtbar machen. Prüfen Sie besonders die Fälle, bei denen eine verbindliche Frist oder ein zeitkritischer nächster Schritt ansteht. Die Reihenfolge braucht eine fachliche Abstimmung.
2. Vertretung festlegen. Jede offene Rückfrage erhält eine zuständige Person und eine erreichbare Vertretung. Vereinbaren Sie feste Zeitfenster für gebündelte Rückfragen.
3. Vollständige Fälle bereitstellen. Ordnen Sie die benötigten Unterlagen so, dass die verfügbare Fachkapazität ohne wiederholte Suche arbeiten kann.
4. Arbeitsumfang begrenzen. Setzen Sie klare Prioritäten und halten Sie Aufgaben zurück, die den akuten Engpass nicht verringern. Verdeckte Mehrarbeit erschwert eine realistische Kapazitätsplanung.
5. Fortschritt täglich prüfen. Vergleichen Sie neu hinzugekommene und fachlich abgeschlossene Fälle. Eine sinkende Gesamtzahl ist nur dann hilfreich, wenn die ältesten und zeitkritischen Fälle ebenfalls vorankommen.

Sind externe Kodierdienste eine gute Alternative?

Externe Dienste können eine geeignete Ergänzung sein, wenn der Arbeitsauftrag abgegrenzt ist, die erforderlichen Unterlagen verfügbar sind und Rückfragen zeitnah beantwortet werden. Der Nutzen hängt von Fallkomplexität, Einarbeitung, Systemzugang und der Qualität der Ergebnisse ab.

Für einen begrenzten Rückstand kann ein vereinbartes Fallpaket sinnvoll sein. Bei einem dauerhaften Engpass braucht es zusätzlich eine Entscheidung über interne Qualifikation, Personalbindung und die Organisation der Arbeit. Werden dieselben fehlenden Befunde weiterhin von mehreren Stellen nachgefordert, verschiebt eine Auslagerung den Suchaufwand lediglich zwischen den Beteiligten.

Die geltenden Kodierrichtlinien bleiben die fachliche Grundlage. Medizinische Unklarheiten müssen durch die dafür verantwortlichen Ärzt:innen geklärt werden. Vereinbaren Sie ausdrücklich, wer Kodierentscheidungen, strittige Fälle und Änderungen an bereits abgerechneten Fällen intern abnimmt.

Was vor der Beauftragung geklärt sein sollte

• Leistungsumfang: erste Kodierung, Prüfung vorhandener Kodes, Unterlagensichtung oder Bearbeitung von Rückfragen.
• Fachkenntnis: Erfahrung mit den vorgesehenen Fachgebieten und den benötigten System- und Jahresversionen.
• Übergabe: benötigte Unterlagen, Vollständigkeitsprüfung und Vorgehen bei fehlenden Informationen.
• Rückfragen: eindeutige Ansprechpersonen, Bearbeitungszeiten und Vertretung.
• Abnahme: nachvollziehbare Begründung von Änderungen, vereinbarte Stichprobe und Umgang mit Fehlern.
• Kosten: Einarbeitung, Systemzugänge, Fallbearbeitung, Rückfragen, Nacharbeit und interne Prüfung.
• Beendigung: Rückgabe offener Aufgaben, Dokumentation der Entscheidungen und geregeltes Ende der Zugriffe.

Gesundheitsdaten erfordern einen sorgfältig vereinbarten Verarbeitungsrahmen. Lassen Sie insbesondere Rollen, erforderliche Verträge, Zugriffsrechte, Unterauftragnehmer und Schutzmaßnahmen prüfen. Dabei sind unter anderem die Datenschutz-Grundverordnung und die einschlägigen Anforderungen an die berufliche Schweigepflicht nach § 203 StGB zu berücksichtigen. Ob eine bestimmte Vertragsgestaltung genügt, muss für den konkreten Auftrag beurteilt werden.

Mit einer begrenzten Erprobung beginnen

Vereinbaren Sie eine überschaubare Auswahl repräsentativer Fälle. Halten Sie vorab fest, was als vollständig bearbeitet gilt und wer die Ergebnisse unabhängig prüft. Neben korrekt erfassten Angaben sollten auch unbegründete Ergänzungen, ausgelassene Sachverhalte und unnötige Rückfragen erfasst werden.

Eine mögliche Abnahmeliste enthält Fallkennung, Bearbeitungsstatus, offene Frage, Änderung mit Beleg, interne Entscheidung und benötigte Nacharbeit. Bei strittigen Fällen bleibt das Ergebnis bis zur Klärung offen. Der Dienst sollte fehlende Informationen ausdrücklich benennen können, ohne den Fall allein zur Erfüllung einer Mengenvorgabe als fertig zu melden.

Die tatsächlichen Kosten vergleichen

Ein frei gewähltes Rechenbeispiel: Ein Dienst berechnet 30 Euro für die Bearbeitung eines Falls. Benötigt das Krankenhaus zusätzlich zehn Minuten für Übergabe und Abnahme und setzt dafür intern 48 Euro je Stunde an, entstehen weitere acht Euro. Der Vergleichswert beträgt damit mindestens 38 Euro je Fall, zuzüglich möglicher Einrichtungskosten, weiterer Rückfragen und Nacharbeit.

Vergleichen Sie diesen Betrag mit dem eigenen vollständigen Aufwand für ähnliche Fälle. Ein niedriger Stückpreis kann mit vielen Rückfragen verbunden sein; eine aufwendigere Leistung kann dafür mehr intern erforderliche Arbeit abdecken. Entscheidend ist, ob Umfang und Qualität der verglichenen Leistungen übereinstimmen.

Welche Rolle KI und Kodierungssoftware spielen können

Unterstützung kann dort ansetzen, wo verfügbare Fachpersonen viel Zeit mit dem Suchen und Zusammenstellen bereits vorhandener Informationen verbringen. Für die Erprobung sind die Zeit bis zur fachlichen Freigabe, übersehene Angaben und unnötige Hinweise geeignete Beobachtungsgrößen. Eine automatisch erzeugte Kodierung ohne nachvollziehbare Prüfung schafft neue Unsicherheit.

Unser Vergleichsleitfaden für medizinische Kodierungssoftware enthält Prüffälle und Auswahlfragen. Die Arbeitshilfe zur Kodierrevision zeigt, wie sich Stichproben und Fehlerursachen auswerten lassen. Für eine frühere Zusammenarbeit mit der Station beschreibt der Beitrag zur fallbegleitenden Kodierung einen möglichen Ablauf.