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Aufnahme · Berichte · Kostenträger

Reha-Anfragen sichten, Berichte entwerfen: Software für Rehakliniken.

In einer Rehaklinik kostet es täglich Zeit, Anfragen aus Fax, Scan und PDF zu sichten, fehlende Befunde nachzufordern und für jeden Entlassungsbericht Angaben aus Aufnahme, Verlauf und Therapien erneut zusammenzutragen. Aiomics führt diese Unterlagen am Fall zusammen, verbindet sie mit Aufgaben, Zuständigen und Fristen und bereitet Schreiben und Berichte als Entwürfe mit Fundstellen vor. Das Ziel: mehr Zeit für Patient:innen und eine Dokumentation, mit der sich Aufnahme und Abrechnung nachvollziehbar belegen lassen.

Stand: Aufnahmemanagement, Arztbriefe und Berichte sowie Patientenfragebögen sind im Einsatz.

Für Rehakliniken und Klinikgruppen mit vielen eingehenden Zuweisungen und mit Berichten für Rentenversicherung und Krankenkassen. Zum Start reichen hochgeladene Dokumente; Eingänge für Fax und Scanner und die Übergabe an Ihr Kliniksystem richten wir je Standort ein.

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Die Arbeit einer Rehaklinik, in der Reihenfolge, in der sie anfällt.

Vom Eingang der Anfrage bis zum Versand des Berichts. Zu jedem Schritt nennen wir den Stand.

  1. Reha-Anfragen und Zuweisungen sichten

    Zuweisungen, Arztbriefe und Vorbefunde kommen als Fax, Scan oder PDF, oft unvollständig. Aiomics liest sie, ordnet sie dem Fall zu und fasst die Angaben auf einer Karte zusammen. Die Karte zeigt, welche Unterlage fehlt; das Aufnahmeteam fordert gezielt bei der zuweisenden Stelle nach.

    Im Einsatz

    Aufnahmemanagement

  2. Aufnahme entscheiden, Belegung planen

    Ärzt:innen können Angaben an ihrer Fundstelle im Original nachlesen. Nach der Entscheidung entstehen Zusage, Absage oder Rückfrage und der Aufnahmebericht aus den Angaben am Fall. Die Fallübersicht zeigt den Stand jeder Anfrage; Betten- und Terminplanung laufen im selben System. Über Eignung und Aufnahme entscheidet die Klinik.

    Im Einsatz

    Aufnahmemanagement

  3. Verlängerungs- und Kostenübernahmeanträge begründen

    Aus den ausgewählten Fallunterlagen entsteht der Entwurf für den Antrag an den Kostenträger. Das Team prüft die medizinische Begründung, klärt fehlende Belege und gibt das Schreiben frei.

    Im Einsatz

    Aufnahmemanagement

  4. Reha-Entlassungsbericht entwerfen

    Aus Aufnahmebefund, Verlauf, Therapien und Befunden entsteht der Berichtsentwurf, in der Gliederung des DRV-Leitfadens und in der Vorlage Ihres Hauses. Die sozialmedizinische Beurteilung ergänzen die verantwortlichen Ärzt:innen.

    Im Einsatz · DRV und GKV

    Reha-Entlassungsbericht

  5. Patientenfragebögen erheben

    Aufnahmebefragungen, PROMs und PREMs per Tablet oder Link erheben und die Antworten dem Fall zuordnen.

    Im Einsatz

    Patientenfragebögen

  6. Verlaufsdokumentation, Kodierung und Qualitätsberichte

    Weitere Module für die Dokumentation im Verlauf, für die Kodierung und für Berichte im Qualitätsmanagement.

    Geplant

Lesen. Belegen. Prüfen. Freigeben.

Vier Schritte, die für Anfrage, Antrag und Bericht gleich sind.

  1. Lesen

    Fax, Scan oder PDF: Die Plattform erkennt den Text jeder Seite und ordnet das Dokument dem Fall zu. Eine Person aus dem Team bestätigt die Zuordnung.

  2. Belegen

    Angaben aus den Unterlagen behalten ihre Fundstelle: das Dokument und die Textstelle, einen Klick entfernt.

  3. Prüfen

    Bei Berichten und Arztbriefen gleicht ein eigener Prüfdurchgang den Entwurf mit den Quellen ab. Belege, die die Quelle nicht trägt, werden entfernt, und der Entwurf wird neu erstellt.

  4. Freigeben

    Ärzt:innen oder die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei.

Prüfen Sie aiomics an den Unterlagen Ihrer Klinik.

Eigene Anfragen, eigene Berichte

Bringen Sie anonymisierte Zuweisungen und Entlassungsberichte aus Ihrem Haus mit, auch Fälle mit fehlenden oder widersprüchlichen Angaben.

Zeit bis zur Antwort und bis zum Versand

Messen Sie vor und während der Erprobung dieselben Schritte: Zeit für die Sichtung, Zahl der Nachforderungen, Zeit bis zur Rückmeldung an die zuweisende Stelle und Zeit vom Entlassungstag bis zum Versand des Berichts.

Weg ins Kliniksystem

Legen Sie Zielsystem, Felder und Format fest. Prüfen Sie, was übertragen wird und wo Handarbeit bleibt.

Heute verfügbar

Zuweisungen lesen und dem Fall zuordnen, fehlende Unterlagen anzeigen, Antwortschreiben, Aufnahmebericht und Anträge entwerfen, Entlassungsberichte in der Gliederung des DRV-Leitfadens entwerfen, Patientenfragebögen erheben, den Stand jedes Falls in der Fallübersicht führen.

Geplant

Verlaufsdokumentation, Unterstützung bei der Kodierung und Qualitätsberichte.

Aiomics entscheidet nicht über Aufnahmen und beurteilt keine Rehabilitationsfähigkeit. Entwürfe stützen sich auf die Unterlagen, die zum Fall vorliegen, und können Fehler und Lücken enthalten. Ärzt:innen oder die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei und tragen die fachliche Verantwortung.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben einer Rehaklinik unterstützt aiomics?

Die Sichtung eingehender Reha-Anfragen und Zuweisungen, die Nachforderung fehlender Unterlagen, Antwortschreiben und Aufnahmebericht, Verlängerungs- und Kostenübernahmeanträge, den Reha-Entlassungsbericht und die Erhebung von Patientenfragebögen. Aufgaben, Zuständige, Fristen und Bearbeitungsstand stehen in einer gemeinsamen Fallübersicht.

Liest aiomics Reha-Anfragen, die per Fax kommen?

Ja. Die Plattform erkennt den Text jeder Seite aus Fax, Scan oder PDF und ordnet das Dokument dem Fall zu. Eine Person aus dem Aufnahmeteam bestätigt die Zuordnung. Einen direkten Eingang für Fax, Scanner oder Postfach richten wir je Standort ein; zum Start reichen hochgeladene Dokumente.

Erkennt aiomics, welche Unterlagen in einer Zuweisung fehlen?

Die Karte zum Fall zeigt, welche Unterlage fehlt. Aiomics entwirft die Nachforderung; das Aufnahmeteam liest sie vor dem Versand und sieht in der Fallübersicht, welche Nachforderung offen ist.

Brauchen wir eine Schnittstelle zum Kliniksystem, um zu beginnen?

Für den Start nicht. Aiomics läuft im Browser, und Dokumente lassen sich hochladen. Die Übergabe an Ihr Kliniksystem prüfen und bauen wir je Standort; was dafür nötig ist, klären wir mit Ihrer IT.

Entwirft aiomics Reha-Entlassungsberichte für die Deutsche Rentenversicherung?

Ja, in der Gliederung des DRV-Leitfadens und in der Vorlage Ihres Hauses. Die sozialmedizinische Beurteilung ergänzen die verantwortlichen Ärzt:innen. Für Entlassungen ab dem 1. Januar 2027 gelten neue Fassungen von Formular und KTL; die Vorlagen legen wir mit Ihrem Haus fest.

Entscheidet die Software über Aufnahmen?

Nein. Aiomics sortiert Zuweisungen nach Eingang, Stand der Unterlagen und Fachabteilung. Medizinische Eignung und Dringlichkeit beurteilen die zuständigen Fachkräfte, und über die Aufnahme entscheidet die Klinik.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ausschließlich in der Europäischen Union. Aiomics ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert (TÜV NORD CERT). Zur Einführung gehören Vorlagen für Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutz-Folgenabschätzung sowie ein Informationspaket für den Betriebsrat.

Wie beginnt eine Erprobung?

Mit einem Ablauf, etwa der Sichtung eingehender Zuweisungen oder dem Entlassungsbericht einer Abteilung. An einer anonymisierten Fallstichprobe prüfen wir vorab Aufnahme- und Verlaufsunterlagen auf fehlende Belege und Widersprüche. Das Ergebnis hilft, den Ablauf für die Erprobung auszuwählen.

Quellen und Einordnung

Inhaltlicher Stand: 10. November 2026

Weitere Module

Weniger Suchen. Weniger Schreiben. Mehr Medizin.

Sprechen wir über den ersten Ablauf in Ihrer Klinik.

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