Belegungsmanagement im Krankenhaus und in der Rehaklinik: Aufgaben, Kennzahlen, Software

Belegungsmanagement plant und steuert, welche Patient:innen wann in welches Bett aufgenommen, wohin sie verlegt und wann sie entlassen werden. Im Akutkrankenhaus verbindet es Aufnahmeplanung, Bettenzuteilung und Entlassplanung; in der Rehaklinik kommen Anfragen, die Bewilligung durch den Kostenträger und der Aufnahmetermin hinzu. Ob eine Person aufgenommen wird, entscheiden Ärzt:innen; welches Bett sie erhält, entscheidet die Stelle, die das Haus dafür benannt hat.

Auf einen Blick

• Begriff: § 39 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V) regelt die Krankenhausbehandlung und verwendet das Wort nicht. Den Zuschnitt der Aufgabe legt jedes Haus selbst fest.
• Bettenauslastung 2025: 72,6 Prozent in Krankenhäusern, 85,4 Prozent in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen (Statistisches Bundesamt).
• Durchschnittliche Verweildauer 2025: 7,0 Tage im Krankenhaus, 25,6 Tage in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen.
• Bewilligung einer Rehabilitation: Der Rehabilitationsträger entscheidet innerhalb von drei Wochen nach Antragseingang, wenn er kein Gutachten braucht.
• Anschlussrehabilitation: Die Deutsche Rentenversicherung sieht die Aufnahme in einem Zeitrahmen von bis zu 14 Tagen nach der Krankenhausbehandlung vor.

Was ist Belegungsmanagement?

Belegungsmanagement ist die Planung und Steuerung der Aufnahmen, Verlegungen und Entlassungen eines Hauses und der Betten, die dafür gebraucht werden. Die Aufnahmeplanung legt fest, wer an welchem Tag kommt. Die Bettenzuteilung, auch Bettenmanagement genannt, ordnet der Person ein Bett zu, das zu Fachabteilung, Überwachungsbedarf und Isolationsstatus passt. Die Abstimmung mit der Entlassplanung liefert den Tag, an dem das Bett wieder frei wird.

Welche Aufgaben hat das Belegungsmanagement im Krankenhaus?

• Geplante Aufnahmen: Die Fachabteilung vergibt den Termin und vermerkt Dringlichkeit und voraussichtliche Verweildauer. Die Belegungsstelle prüft, ob am Aufnahmetag ein passendes Bett frei wird.
• Aufnahmen aus der Notaufnahme: Die Notaufnahme meldet Fachabteilung und Überwachungsbedarf, die Belegungsstelle nennt Station und Bett.
• Bettenzuteilung: Zu jedem Bett gehören Station, Zimmer, Überwachungsmöglichkeit und gegebenenfalls ein Sperrgrund, etwa beim zweiten Bett im Zimmer einer isolierten Person.
• Verlegungen: Vor einer Verlegung von der Intensivstation auf die Normalstation, zwischen Fachabteilungen oder in ein anderes Krankenhaus klärt die Belegungsstelle, welches Bett die Person aufnimmt.
• Abstimmung mit der Entlassplanung: Die Station führt je Fall einen geplanten Entlasstag, aktualisiert ihn nach der Visite und meldet, wenn die Versorgung nach der Entlassung offen ist.
• Tagesübersicht: Am Morgen stellt die Belegungsstelle freie, gesperrte und frei werdende Betten den geplanten und erwarteten Aufnahmen gegenüber.

Mehr zum Ablauf: Aufnahmemanagement im Krankenhaus und Entlassmanagement im Krankenhaus.

Was kommt im Belegungsmanagement der Rehaklinik hinzu?

In der Rehaklinik durchläuft ein Fall vier Stände, bis das Bett belegt ist:

1. Angefragt: Die Anfrage ist eingegangen, etwa aus einem Krankenhaus für eine Anschlussrehabilitation. Das Aufnahmeteam prüft die Unterlagen, Ärzt:innen der Klinik beurteilen Eignung und Rehabilitationsfähigkeit.
2. Bewilligt: Krankenkasse oder Rentenversicherung bestimmen unter Beachtung des Wunsch- und Wahlrechts der Versicherten Art, Dauer, Umfang, Beginn und Durchführung der Leistung sowie die Rehabilitationseinrichtung (§ 40 Absatz 3 Satz 1 SGB V; § 13 Absatz 1 Satz 1 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch, SGB VI).
3. Geplant: Aufnahmetag und Zimmer stehen fest, die Einladung ist verschickt.
4. Aufgenommen: Die Person ist angereist, der geplante Entlasstag ist eingetragen.

Bestimmt der Kostenträger die Einrichtung mit der Bewilligung, erreicht der Fall die Klinik bereits im zweiten Stand.

Für die Planung zählen drei Fristen und eine Regeldauer:

• Zuständigkeit: Der Rehabilitationsträger stellt innerhalb von zwei Wochen nach Eingang des Antrags fest, ob er zuständig ist (§ 14 Absatz 1 Satz 1 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, SGB IX).
• Entscheidung: Ohne Gutachten entscheidet er innerhalb von drei Wochen nach Antragseingang, mit Gutachten innerhalb von zwei Wochen nach dessen Vorliegen (§ 14 Absatz 2 Sätze 2 und 3 SGB IX).
• Anschlussrehabilitation: Die Deutsche Rentenversicherung sieht die Aufnahme „in einem Zeitrahmen von bis zu 14 Tagen“ vor; der Zeitpunkt richtet sich insbesondere nach der Rehabilitationsfähigkeit (Indikationskatalog für die Anschlussrehabilitation, Stand 09/2024, Abschnitt 6). In der gesetzlichen Krankenversicherung gilt der Anschluss auch als unmittelbar, wenn die Maßnahme innerhalb von 14 Tagen beginnt, es sei denn, die Frist ist aus zwingenden tatsächlichen oder medizinischen Gründen nicht einzuhalten (§ 40 Absatz 6 Satz 1 SGB V).
• Regeldauer: Stationäre Leistungen sollen für längstens drei Wochen erbracht werden; die Voraussetzungen für längere Zeiträume stehen in denselben Vorschriften (§ 40 Absatz 3 Sätze 11 bis 13 SGB V; § 15 Absatz 2 Sätze 3 und 4 SGB VI). Jede bewilligte Verlängerung verschiebt den Tag, an dem das Bett frei wird.

Nach § 16 Absatz 1 der Rehabilitations-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (Fassung in Kraft seit 26. Juli 2025) prüft die Krankenkasse bei ausgewählten Diagnosen und Indikationen die medizinische Erforderlichkeit einer Anschlussrehabilitation nicht, wenn die Voraussetzungen der Richtlinie vorliegen. Zur Vorausschau der Belegung: Belegungsplanung in der Reha.

Was ist zentrales Belegungsmanagement, und wer entscheidet was?

Beim zentralen Belegungsmanagement vergibt eine Stelle die Betten aller Stationen nach Regeln, die für das ganze Haus gelten. Bei stationsbezogener Organisation vergibt jede Station ihre Betten selbst und stimmt sich bei Engpässen mit den anderen ab. Die zentrale Stelle sieht alle freien und frei werdenden Betten zur selben Zeit; die Station kennt Pflegeaufwand und Besetzung der eigenen Schicht.

In beiden Formen braucht jede Entscheidung eine benannte Person und eine Vertretung, festgehalten in einer Dienstanweisung. Wo keine Vorschrift genannt ist, regelt das Haus die Zuständigkeit selbst:

• Erforderlichkeit der stationären Aufnahme: Die aufnehmenden Ärzt:innen prüfen sie für das Krankenhaus; § 39 Absatz 1 Satz 2 SGB V verlangt die Prüfung durch das Krankenhaus.
• Verschieben einer geplanten Aufnahme: Die Fachabteilung entscheidet ärztlich.
• Station und Bett: Die zentrale Belegungsstelle oder die Stationsleitung teilt zu.
• Belegung auf einer fachfremden Station: Die Dienstanweisung nennt, wer zustimmt und welche Fachabteilung ärztlich zuständig bleibt.
• Entlassung: Die behandelnden Ärzt:innen entscheiden über den Zeitpunkt. Die Versorgung danach plant das Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V).
• Rehaklinik: Der Kostenträger bewilligt, die Ärzt:innen der Klinik entscheiden über Eignung und Aufnahme, die Aufnahme- oder Belegungsstelle vergibt Termin und Zimmer.

Mit welchen Kennzahlen arbeitet das Belegungsmanagement?

Jeweils Definition, Formel, amtlicher Wert, Quelle:

• Bettenauslastung (Nutzungsgrad): Verhältnis der tatsächlichen zur höchstmöglichen Bettenbelegung eines Jahres. Formel: Pflegetage (im Krankenhaus: Berechnungs- und Belegungstage) ÷ (aufgestellte Betten × Kalendertage) × 100. Wert 2025: 72,6 Prozent in Krankenhäusern (2024: 72,0), 85,4 Prozent in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen (2024: 83,8). Quelle: Statistisches Bundesamt.
• Durchschnittliche Verweildauer: Zahl der Tage, die eine Person im Durchschnitt vollstationär im Haus verbringt. Formel: Berechnungs- und Belegungstage ÷ Fallzahl. Wert 2025: 7,0 Tage in Krankenhäusern, darunter 5,0 Tage in der Inneren Medizin, 4,8 Tage in der Allgemeinen Chirurgie und 14,8 Tage in der Geriatrie; 25,6 Tage in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen. Quelle: Statistisches Bundesamt.
• Zeit von der Anfrage bis zur Entscheidung (Kennzahl dieses Beitrags): Kalendertage vom Eingang der Anfrage bis zur Zusage oder Absage an die zuweisende Stelle. Formel: Datum der Antwort − Datum des Eingangs, ausgewertet als Median aller Anfragen eines Monats. Rückfragen zählen Sie getrennt. Amtlicher Wert: keiner; unter den Erhebungsmerkmalen der Grunddaten des Statistischen Bundesamtes ist diese Zeit nicht aufgeführt. Quelle: die eigene Fallübersicht.

Für den einzelnen Tag rechnet die Belegungsstelle mit einer Bilanz: freie Betten am Morgen + sichere Entlassungen und Verlegungen − geplante Aufnahmen − erwartete Aufnahmen aus der Notaufnahme. Den letzten Wert setzen Sie aus dem Durchschnitt desselben Wochentags im eigenen Haus ein.

Welche Rechtsgrundlagen berühren das Belegungsmanagement?

Vier Vorschriften berühren die Belegung im Krankenhaus unmittelbar; die zur Rehabilitation stehen oben.

• Erforderlichkeit der stationären Behandlung (§ 39 Absatz 1 Satz 2 SGB V): Versicherte haben Anspruch auf vollstationäre Behandlung, wenn die Aufnahme „nach Prüfung durch das Krankenhaus erforderlich“ ist, weil das Behandlungsziel durch teilstationäre, vor- und nachstationäre oder ambulante Behandlung einschließlich häuslicher Krankenpflege nicht erreicht werden kann.
• Dokumentation (§ 630f Absatz 2 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, BGB): Behandelnde zeichnen in der Behandlungsakte die aus fachlicher Sicht wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse auf, darunter Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen und Befunde.
• Prüfung der Rechnung (§ 275c Absatz 1 Satz 1 SGB V): Eine Prüfung der Krankenhausrechnung ist spätestens vier Monate nach deren Eingang bei der Krankenkasse einzuleiten und dem Krankenhaus durch den Medizinischen Dienst (MD) anzuzeigen.
• Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V): Die Krankenhausbehandlung umfasst ein Entlassmanagement für den Übergang in die Versorgung nach der Krankenhausbehandlung. Es setzt Information und Einwilligung der Versicherten voraus. Die Einzelheiten regelt ein Rahmenvertrag von Spitzenverband Bund der Krankenkassen, Kassenärztlicher Bundesvereinigung und Deutscher Krankenhausgesellschaft. Für die stationäre Rehabilitation gilt die Vorschrift entsprechend (§ 40 Absatz 2 Satz 6 SGB V).

Die ersten drei Vorschriften erklären, warum Häuser Aufnahmeentscheidungen dokumentieren: Das Krankenhaus prüft die Erforderlichkeit bei der Aufnahme und hält Befund und Begründung in der Akte fest; eine Rechnungsprüfung kann Monate später darauf zurückgreifen. Mehr dazu: Primäre und sekundäre Fehlbelegung im Krankenhaus. Alle Vorschriften: Fassung zum Abruf am 14. November 2026.

Beispiel (fiktiv): Montagmorgen in der Belegungsstelle

Montag, 7.15 Uhr, zentrale Belegungsstelle eines Krankenhauses. Die Innere Medizin hat 64 aufgestellte Betten: zwei wegen Isolation gesperrt, 61 belegt, eines frei. Geplant sind sechs Aufnahmen. Aus den vergangenen acht Montagen rechnet die Belegungsstelle mit fünf Aufnahmen aus der Notaufnahme. Der Entlassplan vom Freitag nennt neun Entlassungen.

Nach der Übergabe des Nachtdienstes klärt die Belegungsmanagerin bis 8.00 Uhr mit den Stationsleitungen den Stand. Bei zwei Entlassungen steht das Labor vom Morgen aus; die Werte kommen gegen 10.00 Uhr. Eine Patientin wartet auf ihren Platz in der Anschlussrehabilitation; die Rehaklinik hat die Aufnahme für Mittwoch zugesagt. Sicher sind damit sechs Entlassungen, möglich sind acht.

Die Bilanz: 1 freies Bett + 6 bis 8 Entlassungen − 6 geplante Aufnahmen − 5 erwartete Aufnahmen aus der Notaufnahme = −4 bis −2 Betten.

Über das Verschieben geplanter Aufnahmen entscheidet nach der Dienstanweisung die Oberärztin der Inneren Medizin. Sie ist bis 10.30 Uhr in der Endoskopie gebunden; die Vertretungsregel nennt den diensthabenden Facharzt. Um 8.10 Uhr legt ihm die Belegungsmanagerin die sechs Aufnahmen mit der Dringlichkeit vor, die die Fachabteilung bei der Terminvergabe vermerkt hat. Er verschiebt zwei Aufnahmen, die für 13.00 Uhr einbestellt sind, auf Donnerstag. Über die verbleibende Lücke von bis zu zwei Betten entscheidet er, sobald die Laborwerte vorliegen.

Die Belegungsstelle ruft die beiden Patient:innen sofort an, vermerkt Entscheidung, Uhrzeit und entscheidende Person am Fall und meldet der Notaufnahme die Lage. Um 10.15 Uhr liegen die Werte vor, beide Entlassungen finden statt. Die Bilanz: 1 + 8 − 4 − 5 = 0 Betten.

Prüfliste: Software für das Belegungsmanagement auswählen

1. Eingang: Liest die Software Anfragen und Zuweisungen aus Fax, Scan und PDF, und wer bestätigt die Zuordnung zum Fall?
2. Stand je Anfrage: Zeigt eine Übersicht jede Anfrage mit Eingangsdatum, Stand, zuständiger Person und Frist?
3. Fehlende Unterlagen: Zeigt sie je Fall, welche Unterlage fehlt, und entwirft sie die Nachforderung?
4. Betten und Termine: Liegen Betten- und Terminplanung im selben System wie die Anfragen? Falls nein: Wo wird doppelt erfasst?
5. Bett und Entlasstag: Lassen sich Sperrgründe je Bett und ein geplanter Entlasstag je Fall führen, und wer darf sie ändern?
6. Kennzahlen: Berechnet die Software Bettenauslastung und Verweildauer nach den Formeln der amtlichen Statistik und die Zeit bis zur Entscheidung als Median?
7. Nachweis der Entscheidung: Hält sie fest, wer wann über Aufnahme, Verschiebung oder Absage entschieden hat, einschließlich Vertretung?
8. Betrieb und Anbindung: Wo werden die Daten verarbeitet, welche Schnittstelle zum Krankenhausinformationssystem besteht, und ist ein Start mit hochgeladenen Dokumenten möglich?

Was Software dabei übernehmen kann

Software kann Anfragen lesen und dem Fall zuordnen, fehlende Unterlagen anzeigen, den Stand jeder Anfrage und jedes Bettes zeigen, Fristen und Kennzahlen berechnen und Schreiben entwerfen. Bei den zuständigen Personen bleiben die Entscheidung über Aufnahme, Verschiebung und Entlassung und die Vergabe des Bettes. Für jeden Anbieter gelten drei Kriterien: Prüfen Sie die Software an anonymisierten Anfragen des eigenen Hauses. Messen Sie vor und während der Erprobung dieselben Kennzahlen. Lassen Sie sich zeigen, wo Handarbeit bleibt.

Aiomics liest Zuweisungen aus Fax, Scan oder PDF, ordnet sie dem Fall zu, zeigt fehlende Unterlagen und bereitet Zusage, Absage oder Rückfrage und den Aufnahmebericht vor. Über die Aufnahme entscheidet die Klinik. Die Fallübersicht zeigt den Stand jeder Anfrage; Betten- und Terminplanung laufen im selben System. Diese Funktionen sind im Einsatz. Aiomics entscheidet nicht über Aufnahme, Kodierung oder Abrechnung. Entwürfe können Fehler und Lücken enthalten; die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei. Mehr dazu: Zuweisungs- und Aufnahmemanagement für Krankenhäuser und Software für Rehakliniken.

Häufige Fragen

Was macht ein Belegungsmanagement im Krankenhaus?

Es plant Aufnahmen, teilt Betten zu, koordiniert Verlegungen und stimmt mit der Entlassplanung ab, an welchem Tag ein Bett frei wird. Am Morgen stellt es freie und frei werdende Betten den Aufnahmen des Tages gegenüber.

Was ist zentrales Belegungsmanagement?

Eine Stelle vergibt die Betten aller Stationen nach Regeln, die für das ganze Haus gelten. Welche Entscheidungen bei Fachabteilung und Station bleiben, regelt das Haus in einer Dienstanweisung.

Welche Kennzahlen gehören zum Belegungsmanagement?

Bettenauslastung, durchschnittliche Verweildauer und die Zeit von der Anfrage bis zur Entscheidung. Für 2025 weist das Statistische Bundesamt in Krankenhäusern 72,6 Prozent und 7,0 Tage aus, in Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen 85,4 Prozent und 25,6 Tage. Die Zeit bis zur Entscheidung erhebt jedes Haus selbst.

Wie unterscheidet sich Belegungsmanagement in der Rehaklinik vom Akutkrankenhaus?

In der Rehaklinik steht vor der Aufnahme die Bewilligung durch den Kostenträger. Geplant wird über Wochen: mit den Fristen des § 14 SGB IX und dem Zeitrahmen von bis zu 14 Tagen für die Anschlussrehabilitation. Im Akutkrankenhaus kommen ungeplante Aufnahmen aus der Notaufnahme hinzu.

Welche Software unterstützt das Belegungsmanagement?

Infrage kommen die Belegungsfunktionen des Krankenhausinformationssystems und eigenständige Software für Anfragen, Aufnahme und Bettenplanung. Aiomics liest Zuweisungen aus Fax, Scan oder PDF, zeigt den Stand jeder Anfrage in der Fallübersicht und führt Betten- und Terminplanung im selben System.

Entscheidet Software über Aufnahmen?

Nein. Software ordnet Anfragen zu, zeigt Stand, Fristen und fehlende Unterlagen und entwirft Schreiben. Die Erforderlichkeit einer stationären Aufnahme prüft das Krankenhaus (§ 39 Absatz 1 Satz 2 SGB V); über die Aufnahme in der Rehaklinik entscheiden deren Ärzt:innen.

Quellen und Stand

• Statistisches Bundesamt: Pressemitteilung Nr. 376 vom 28. Oktober 2026, Krankenhäuser 2025. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/10/PD26_376_231.html
• Statistisches Bundesamt: Krankenhäuser, Betten und Patientenbewegung 1991 bis 2025, Stand 10. September 2026. https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Gesundheit/Krankenhauser/Tabellen/gd-krankenhaeuser-jahre.html
• Statistisches Bundesamt: Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen, Betten und Patientenbewegung 1991 bis 2025, Stand 10. September 2026. https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Gesundheit/Vorsorgeeinrichtungen-Rehabilitationseinrichtungen/Tabellen/gd-vorsorge-reha-jahre.html
• Statistisches Bundesamt: Statistischer Bericht „Grunddaten der Krankenhäuser“ 2025, erschienen am 28. Oktober 2026, Erläuterungen. https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Gesundheit/Krankenhauser/Publikationen/Downloads-Krankenhaeuser/statistischer-bericht-grunddaten-krankenhaeuser-deutschland-2120611257005.xlsx?__blob=publicationFile&v=3
• Statistisches Bundesamt: Qualitätsberichte zu den Grunddaten der Krankenhäuser und der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen, Berichtsjahr 2024, Abschnitt 2.1.3 (Erhebungsmerkmale). https://www.destatis.de/DE/Methoden/Qualitaet/Qualitaetsberichte/Gesundheit/grunddaten-krankenhaueser.pdf?__blob=publicationFile und https://www.destatis.de/DE/Methoden/Qualitaet/Qualitaetsberichte/Gesundheit/grunddaten-rehaeinrichtungen.pdf?__blob=publicationFile
• § 39 SGB V. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__39.html
• § 40 SGB V. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__40.html
• § 275c SGB V. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__275c.html
• § 13 SGB VI. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_6/__13.html
• § 15 SGB VI. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_6/__15.html
• § 14 SGB IX. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_9_2018/__14.html
• § 630f BGB. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630f.html
• Deutsche Rentenversicherung Bund: Indikationskatalog für die Anschlussrehabilitation, Stand 09/2024. https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Experten/infos_fuer_aerzte/ahb_indikationskatalog.html
• Gemeinsamer Bundesausschuss: Rehabilitations-Richtlinie, zuletzt geändert am 15. Mai 2025, in Kraft getreten am 26. Juli 2025. https://www.g-ba.de/richtlinien/23/

Stand: 14. November 2026