Was kostet Software für die Rehaklinik? Preismodelle und Rechenweg für den Budgetantrag

Was Software für Aufnahmemanagement und Berichte einer Rehaklinik kostet, nennt das Angebot des Anbieters; einen Preis in Euro enthält dieser Beitrag nicht. Die Summe hängt vom Preismodell ab und von wenigen Größen, die das Haus selbst kennt: Betten, Fälle, Anfragen pro Monat, Berichte pro Jahr und Zahl der Nutzer:innen. Der Beitrag zeigt den Rechenweg für beide Seiten eines Budgetantrags: die Gesamtkosten über drei Jahre und den Wert der Arbeitszeit für Sichtung, Nachforderung und Berichte.

Auf einen Blick

• Vier Preismodelle: Lizenz je Standort oder Bett, Lizenz je Nutzer:in, Grundbetrag mit nutzungsabhängigem Anteil, Preis je Fall oder Dokument.
• Sechs Posten neben der Lizenz: Einführung, Vorlagen, Schnittstellen zum Kliniksystem, Schulung, Datenschutzprüfung, Betrieb. Vergleichsgröße sind die Gesamtkosten über drei Jahre.
• Rund 2.400 Fälle pro Jahr ergeben sich rechnerisch für 200 Betten aus Bettenauslastung (85,4 Prozent) und Verweildauer (25,6 Tage) aller Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen im Jahr 2025.
• Nutzen als Arbeitszeit: Vorgänge pro Jahr × entfallende Minuten ÷ 60 × Stundensatz. Eine gemessene Einsparung nennt dieser Beitrag nicht; die entfallenden Minuten misst jedes Haus in einer Erprobung mit eigenen Fällen.

Was kostet Software für das Aufnahmemanagement einer Rehaklinik mit 200 Betten?

Den Betrag in Euro nennt das Angebot; einen Listenpreis nennt dieser Beitrag nicht. Für die Anfrage hält das Haus fünf Größen bereit: Standorte und Betten, Fälle pro Jahr, eingehende Anfragen pro Monat, Berichte pro Jahr und Zahl der Nutzer:innen. Für die Fallzahl gibt die amtliche Statistik einen Anhaltspunkt. Im Berichtsjahr 2025 waren die 160.020 aufgestellten Betten der 1.053 Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen in Deutschland zu 85,4 Prozent ausgelastet; die durchschnittliche Verweildauer betrug 25,6 Tage (Statistisches Bundesamt). Auf 200 Betten gerechnet sind das 2.435, gerundet 2.400 Fälle pro Jahr (200 × 0,854 × 365 ÷ 25,6). Der Durchschnitt umfasst alle Fachrichtungen und die Vorsorgeeinrichtungen; bei kürzerer Verweildauer ergibt dieselbe Rechnung mehr Fälle. Die eigene Belegungsstatistik ersetzt ihn.

Welche Preismodelle gibt es, und was belohnt jedes?

Software, die mit Künstlicher Intelligenz (KI) Unterlagen liest und Schreiben entwirft, verursacht beim Anbieter mit jedem verarbeiteten Dokument Rechenaufwand. Neben festen Lizenzen gibt es Preise, die der Menge folgen. Die vier Modelle, geordnet vom festen zum nutzungsabhängigen Preis:

• Lizenz je Standort oder Bett. Bezugsgröße: die Größe des Hauses. Belohnt breite Nutzung, weil jede weitere Abteilung ohne Aufpreis hinzukommt. Wird teuer, wenn nur ein Team damit arbeitet: Der Betrag bleibt gleich.
• Lizenz je Nutzer:in. Bezugsgröße: die Zahl der Zugänge. Belohnt einen kleinen, festen Kreis, etwa das Aufnahmeteam. Wird teuer, wenn viele Personen gelegentlich zugreifen: Stationsärzt:innen, Therapeut:innen, Sozialdienst und Vertretungen brauchen je einen Zugang.
• Grundbetrag mit nutzungsabhängigem Anteil. Bezugsgröße: ein fester Sockel nach Größe des Hauses, dazu ein Anteil nach Menge. Belohnt schrittweisen Ausbau bei planbarem Sockel. Wird teuer, wenn die enthaltene Menge knapp bemessen ist und eine Obergrenze für den variablen Anteil fehlt.
• Preis je Fall oder Dokument. Bezugsgröße: die verarbeitete Menge. Belohnt einen vorsichtigen Beginn, weil geringe Nutzung wenig kostet. Wird teuer bei hoher Menge und offener Zählweise: Der Vertrag sollte festlegen, ob eine abgelehnte Anfrage als Fall zählt und ein neu erstellter Entwurf als weiteres Dokument.

Welche Anbieter von KI-Software pro Fall abrechnen, beantwortet dieser Beitrag nicht: Er nennt keine Anbieter. Auskunft gibt die Preisformel im Angebot, gerechnet auf das eigene Mengengerüst. Klauseln zu Schwellen und Obergrenzen beschreibt der Beitrag Nutzungspreise und Lizenzpreise: welches Modell wann passt.

Zum Nachschlagen: Welche Kosten kommen zur Lizenz hinzu, und wer trägt sie?

1. Einführung. Der Anbieter richtet das System ein; ob das im Preis enthalten ist oder nach Tagen berechnet wird, steht im Angebot. Die Klinik trägt die Arbeitszeit ihrer Projektleitung.
2. Vorlagen. Wer die Berichts- und Briefvorlagen anlegt und wer spätere Änderungen bezahlt, steht im Angebot; die fachliche Abnahme liegt bei den Chefärzt:innen. Ein aktueller Anlass für eine Änderung: Für Entlassungen ab dem 1. Januar 2027 verlangt die Deutsche Rentenversicherung Bund die Klassifikation therapeutischer Leistungen (KTL) in der Fassung 2025 und die neue Version des Formblatts G0810-00; für Entlassungen bis zum 31. Dezember 2026 gilt die KTL 2015 (Rundschreiben Nr. 08/2026 vom 27. Mai 2026).
3. Schnittstellen zum Kliniksystem. Bau, Test und Wartung bietet der Anbieter der neuen Software an; der Preis dafür steht im Angebot. Der Hersteller des Kliniksystems kann für die Freigabe seiner Schnittstelle eigene Kosten ansetzen; diese trägt die Klinik, ebenso die Arbeitszeit ihrer IT-Abteilung.
4. Schulung. Der Anbieter schult; die Klinik trägt die Arbeitszeit: Teilnehmende × Stunden × Stundensatz.
5. Datenschutzprüfung. Der Anbieter liefert den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Unterlagen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung führt, soweit sie erforderlich ist, die Klinik als Verantwortliche durch (Artikel 35 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).
6. Betrieb. Läuft die Software im Rechenzentrum des Anbieters, steht im Angebot, ob Aktualisierungen und Hilfe bei Störungen im laufenden Preis enthalten sind. Läuft sie im Haus, trägt die Klinik Rechner und Systembetreuung.

Die Vergleichsgröße: Gesamtkosten über drei Jahre = einmalige Kosten + 3 × laufende Kosten pro Jahr + interne Stunden × Stundensatz. Weitere Posten nennt der Beitrag Kostenposten, die im Vergleich oft fehlen.

Wie berechnet man, ob sich die Software lohnt?

Die Wirtschaftlichkeit, hier gerechnet als Verhältnis von Nutzen zu Kosten, ergibt sich aus zwei Zahlen: dem Wert der Arbeitszeit, die pro Jahr entfällt, und den Gesamtkosten pro Jahr. Für die Arbeitszeit erhebt das Haus sieben Größen:

• Anfragen pro Monat und Minuten für die Sichtung je Anfrage
• Anteil der Anfragen mit fehlenden Unterlagen und Minuten für die Nachforderung je betroffener Anfrage
• Berichte pro Jahr und Minuten je Bericht für das Zusammentragen der Quellen aus Aufnahmebefund, Verlauf, Therapien und Befunden
• Stundensatz der Berufsgruppe, die den Schritt ausführt, als Vollkosten aus der Personalkostenrechnung

Hinzu kommt der Messwert aus der Erprobung: Minuten je Vorgang einschließlich Prüfung und Korrektur des Entwurfs. Entfallende Minuten sind die Minuten heute abzüglich dieses Werts. Für jeden Schritt gilt: Vorgänge pro Jahr × entfallende Minuten ÷ 60 × Stundensatz.

• Sichtung: Vorgänge = Anfragen pro Monat × 12
• Nachforderung: Vorgänge = Anfragen pro Monat × 12 × Anteil mit fehlenden Unterlagen
• Bericht: Vorgänge = Berichte pro Jahr
• Vergleich: Summe der drei Schritte ÷ Gesamtkosten pro Jahr (Gesamtkosten über drei Jahre ÷ 3). Liegt das Ergebnis über 1, übersteigt der Wert der Arbeitszeit die Kosten.

Zwei Einschränkungen gehören in jeden Budgetantrag. Frei werdende Arbeitszeit ist zunächst Kapazität; zu einer geringeren Ausgabe wird sie, wenn Überstunden sinken, Honorarkräfte seltener gebraucht werden oder eine Stelle unbesetzt bleiben kann. Andernfalls steht sie für Visiten, Gespräche und Therapieplanung zur Verfügung. Wirkungen auf Belegung, Kostenzusagen und Verlängerungen gehören in eine eigene Rechnung je Kostenträger.

Wie viele Arztstunden kann KI-gestützte Dokumentation in einer Rehaklinik pro Jahr einsparen?

Die Zahl ergibt sich aus dem Schritt Bericht: Berichte pro Jahr × entfallende Minuten ÷ 60. Ihre Obergrenze ist die Zeit, die Ärzt:innen heute für den Bericht aufwenden. Einen Anhaltspunkt für den Verwaltungsaufwand insgesamt gibt die Mitgliederbefragung MB-Monitor 2024 des Marburger Bundes, an der bundesweit 9.649 angestellte Ärzt:innen teilnahmen (Online-Befragung, 27. September bis 27. Oktober 2024). Die Frage nach dem täglichen Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten und Organisation, etwa Datenerfassung und Dokumentation, beantworteten 9.578 von ihnen; der Ergebnisbericht weist einen Mittelwert von 2,8 Stunden aus, und 32 Prozent nannten vier Stunden oder mehr. Die Angabe ist eine Selbsteinschätzung, der Ergebnisbericht weist Rehakliniken nicht getrennt aus, und eine Einsparung lässt sich aus ihr nicht ableiten.

Beispiel (fiktiv): Budgetantrag einer Rehaklinik mit 200 Betten

Die kaufmännische Leiterin und der Chefarzt einer orthopädischen Rehaklinik bereiten den Antrag für das nächste Geschäftsjahr vor. Minuten je Anfrage hat im Haus bisher niemand erfasst. Zwei Wochen lang notiert das Aufnahmeteam deshalb die Minuten je Anfrage, und die Stationsärzt:innen notieren je Entlassungsbericht die Zeit für das Zusammentragen der Unterlagen. Die Oberärztin, die Anfragen medizinisch sichtet, ist in der zweiten Woche im Urlaub; ihre Vertretung notiert neben der Stationsarbeit nur einen Teil. Die ärztliche Sichtung bleibt deshalb außerhalb der Rechnung und wird in der Erprobung nachgemessen.

Die Werte aus diesen zwei Wochen sind, wie das ganze Beispiel, frei gewählte Annahmen:

• 300 Anfragen pro Monat (Annahme), also 3.600 pro Jahr; Sichtung im Aufnahmeteam 12 Minuten je Anfrage (Annahme): 720 Stunden
• fehlende Unterlagen bei 30 Prozent (Annahme), also 1.080 Anfragen; Nachforderung 15 Minuten je betroffener Anfrage (Annahme): 270 Stunden
• 2.400 Berichte pro Jahr (Annahme: ein Bericht je Fall, Fallzahl aus dem Bundesdurchschnitt 2025 aller Fachrichtungen); Quellen zusammentragen 40 Minuten je Bericht (Annahme): 1.600 ärztliche Stunden
• Stundensätze als Vollkosten: 35 Euro im Aufnahmeteam (Annahme), 65 Euro im ärztlichen Dienst (Annahme)

Heute binden diese Schritte 990 Stunden im Aufnahmeteam und 1.600 ärztliche Stunden, zusammen 138.650 Euro pro Jahr (990 × 35 + 1.600 × 65). Dieser Aufwand ist die Obergrenze der Rechnung.

Für die Erprobung setzt der Antrag vorläufige Minuten an, einschließlich Prüfung und Korrektur (Annahmen, keine Messwerte): Sichtung 8 statt 12, Nachforderung 10 statt 15, Quellen 25 statt 40. Rechnerisch entfielen damit 240 Stunden Sichtung (3.600 × 4 ÷ 60), 90 Stunden Nachforderung (1.080 × 5 ÷ 60) und 600 ärztliche Stunden (2.400 × 15 ÷ 60). Der rechnerische Wert: 330 × 35 + 600 × 65 = 50.550 Euro pro Jahr.

Weil die Messung aussteht, rechnet die kaufmännische Leiterin eine zweite Zeile mit der halben Minderung (ebenfalls eine Annahme): 465 Stunden, 25.275 Euro. Der Antrag nennt die Spanne von rund 25.000 bis 51.000 Euro pro Jahr und stellt ihr aus jedem Angebot die Gesamtkosten über drei Jahre ÷ 3 gegenüber. Liegen die Jahreskosten unter dem unteren Wert, deckt der rechnerische Wert der Arbeitszeit die Ausgabe auch im vorsichtigen Fall; liegen sie über dem oberen, trägt die Arbeitszeit allein die Ausgabe nicht. Dazwischen entscheidet der Messwert aus der Erprobung.

Wie überzeugt man die Geschäftsführung von der Anschaffung?

Mit Unterlagen zu vier Punkten.

1. Belege aus einer Erprobung mit eigenen Fällen. Das Team misst dieselben Schritte vor und während der Erprobung, mit Zusammensetzung der Fälle und Besetzung. Wie sich Messgrößen je Kostenträger festlegen lassen, beschreibt die Seite Nutzen messen und im Klinikverbund einführen.
2. Ausstiegsbedingungen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Format und Kosten des Exports von Dokumenten und Vorlagen. Nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO sieht der Vertrag vor, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten „nach Wahl des Verantwortlichen“ löscht oder zurückgibt, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht.
3. Datenschutz. Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO, Ort der Verarbeitung, Unterauftragnehmer. Bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten kommt die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 Absatz 3 Buchstabe b DSGVO hinzu.
4. Mitbestimmung. Nach § 90 Absatz 1 Nummer 3 Betriebsverfassungsgesetz unterrichtet der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“. § 87 Absatz 1 Nummer 6 gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Für Verwaltungen und Betriebe von Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (§ 130) und für karitative Einrichtungen von Religionsgemeinschaften (§ 118 Absatz 2) gilt das Gesetz nicht; dort gilt Personalvertretungsrecht oder das eigene Mitarbeitervertretungsrecht der Religionsgemeinschaft.

Vertiefungen: Mitbestimmung bei der Einführung von KI in der Klinik und Nachweise vor der Beschaffung.

Checkliste: Angebote mehrerer Anbieter vergleichbar machen

1. Mengengerüst festlegen und allen Anbietern gleich mitteilen: Standorte, Betten, Fälle, Anfragen pro Monat, Berichte pro Jahr, Zahl der Nutzer:innen.
2. Allen Anbietern dieselben anonymisierten Zuweisungen und Entlassungsberichte aus dem eigenen Haus geben, darunter Fälle mit fehlenden und widersprüchlichen Unterlagen.
3. Dieselben Messgrößen vorgeben: Minuten je Schritt einschließlich Prüfung und Korrektur, Zahl der Nachforderungen, Zeit vom Entlassungstag bis zum Versand des Berichts.
4. Den Preis auf das eigene Mengengerüst rechnen lassen, auch bei 20 Prozent mehr und 20 Prozent weniger Menge; die Zählweise von Fall, Dokument und Nutzer:in schriftlich verlangen.
5. Die sechs Posten neben der Lizenz mit Betrag oder dem Vermerk „enthalten“ ausweisen lassen; interne Stunden selbst ansetzen.
6. Je Angebot die Gesamtkosten über drei Jahre berechnen, einschließlich vereinbarter Preisanpassungen.
7. Je Schnittstelle den Stand erfragen: geplant, im Test oder im Betrieb.
8. Ausstieg regeln (Laufzeit, Kündigungsfrist, Exportformat, Nachweis der Löschung) und die Unterlagen für Datenschutz und Mitbestimmung vor Beginn der Erprobung anfordern.

Was Software dabei übernehmen kann

Drei Kriterien lassen sich an jedes Angebot anlegen:

• Eingang. Die Software liest Zuweisungen aus Fax, Scan und PDF und zeigt je Fall, welche Unterlage fehlt.
• Fundstellen. Jede Angabe im Entwurf führt zu ihrer Fundstelle im Original; die Zeit für Prüfung und Korrektur gehört in die Messung.
• Beginn und Preis. Der Beginn ist ohne Schnittstelle möglich, und der Anbieter rechnet den Preis mit schriftlicher Zählweise auf das eigene Mengengerüst.

Aiomics liest Zuweisungen aus Fax, Scan oder PDF, ordnet sie dem Fall zu, zeigt fehlende Unterlagen und bereitet Zusage, Absage oder Rückfrage und den Aufnahmebericht vor. Über die Aufnahme entscheidet die Klinik. Aiomics entwirft Arztbriefe und Reha-Entlassungsberichte aus den Fallunterlagen, in der Vorlage des Hauses. Belegte Angaben führen zu ihrer Fundstelle im Original; Ärzt:innen geben jeden Brief frei. Diese Funktionen sind im Einsatz. Aiomics rechnet über eine Plattformgebühr mit einem Grundbetrag je nach Größe des Hauses und einem nutzungsabhängigen Anteil ab; einen Testzugang gibt es auf Anfrage. Die Arbeit kann mit hochgeladenen Dokumenten beginnen; Schnittstellen zum Kliniksystem werden je Standort geprüft und gebaut. Aiomics entscheidet nicht über Aufnahme, Kodierung oder Abrechnung. Entwürfe können Fehler und Lücken enthalten, und die zuständigen Fachkräfte geben jedes Dokument frei. Eine Einsparung sagt aiomics nicht zu. Mehr dazu: aiomics für Rehakliniken, Kontakt.

Häufige Fragen

Was kostet Software für das Aufnahmemanagement einer Rehaklinik?

Den Betrag nennt das Angebot; er hängt von Preismodell und Mengengerüst ab, und dieser Beitrag nennt keinen Preis in Euro. Für den Vergleich zählen die Gesamtkosten über drei Jahre einschließlich Einführung, Schnittstellen, Schulung und interner Arbeitszeit.

Welche Preismodelle gibt es?

Vier: Lizenz je Standort oder Bett, Lizenz je Nutzer:in, Grundbetrag mit nutzungsabhängigem Anteil und Preis je Fall oder Dokument. Feste Modelle sind planbar; nutzungsabhängige folgen der Menge und brauchen eine schriftliche Zählweise und eine Obergrenze.

Ist Abrechnung pro Fall günstiger als eine Lizenz?

Das hängt von der Menge ab. Die Schwelle liegt bei Jahreslizenz ÷ Preis je Fall: Unterhalb dieser Fallzahl kostet die Abrechnung pro Fall weniger, oberhalb die Lizenz.

Welche Kosten kommen zur Lizenz hinzu?

Einführung, Vorlagen, Schnittstellen zum Kliniksystem, Schulung, Datenschutzprüfung und Betrieb. Einen Teil berechnet der Anbieter, einen Teil trägt die Klinik als eigene Arbeitszeit.

Wie berechnet man, ob sich die Software lohnt?

Vorgänge pro Jahr × entfallende Minuten ÷ 60 × Stundensatz, getrennt für Sichtung, Nachforderung und Bericht. Die Summe steht den Gesamtkosten über drei Jahre ÷ 3 gegenüber.

Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis messbar ist?

Minuten je Vorgang sind messbar, sobald vor und während der Erprobung genug Vorgänge erfasst sind; bei 300 Anfragen pro Monat (Annahme) kommen in zwei Wochen rund 140 Sichtungen zusammen. Belegung und Kostenzusagen vergleicht die Klinik mit dem Verlauf der Vorjahre, wofür ein längerer Zeitraum nötig ist.

Wie rechnet aiomics ab?

Über eine Plattformgebühr mit einem Grundbetrag je nach Größe des Hauses und einem nutzungsabhängigen Anteil. Einen Testzugang gibt es auf Anfrage. Den Betrag nennt das Angebot: Kontakt.

Quellen und Stand

• Statistisches Bundesamt: Anzahl der Einrichtungen, der Betten und Patientenbewegungen der Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen, Berichtsjahr 2025, Stand 10. September 2026: https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Gesundheit/Vorsorgeeinrichtungen-Rehabilitationseinrichtungen/Tabellen/gd-vorsorge-reha-jahre.html
• Marburger Bund: MB-Monitor 2024, Ergebnisbericht der Mitgliederbefragung, Frage zum täglichen Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten und Organisation, 9.578 gültige Antworten: https://www.marburger-bund.de/sites/default/files/files/2025-02/Gesamtauswertung%20IQME%20%E2%80%93%20MB-Monitor%202024_Website.pdf
• Marburger Bund: MB-Monitor 2024, Teilnehmende, Zeitraum und Methode: https://www.marburger-bund.de/bundesverband/themen/marburger-bund-umfragen/mb-monitor-2024-hohe-belastung-unzureichende
• Deutsche Rentenversicherung Bund: Rundschreiben Nr. 08/2026 vom 27. Mai 2026 zum Leitfaden zum einheitlichen Entlassungsbericht: https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Traeger/Bund/experten/rundschreiben_reha_kliniken/2026/2026-08.pdf?__blob=publicationFile&v=2
• Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 9, 28 und 35: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj/deu ; gelesen in der Textausgabe der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Stand März 2026: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/INFO1.pdf?__blob=publicationFile
• Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Absatz 1 Nummer 6: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
• Betriebsverfassungsgesetz, § 90 Absatz 1 Nummer 3: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__90.html
• Betriebsverfassungsgesetz, § 118 Absatz 2 und § 130: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__118.html, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__130.html
• Bundespersonalvertretungsgesetz, § 1: https://www.gesetze-im-internet.de/bpersvg_2021/__1.html
• Aiomics: Nutzen messen und im Klinikverbund einführen: https://www.aiomics.io/de/einfuehrung/nutzen-messen-klinikverbund

Stand: 14. November 2026