Entlassbrief im Krankenhaus: Was muss drinstehen und wann muss er vorliegen?

Der Entlassbrief muss am Tag der Entlassung vorliegen, mindestens als vorläufige Fassung. Er enthält alle Informationen, die für Weiterbehandlung und Anschlussversorgung erforderlich sind, mindestens die zwölf Punkte aus § 9 Absatz 3 des Rahmenvertrags Entlassmanagement. Vertragspartner sind der Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-Spitzenverband), die Kassenärztliche Bundesvereinigung und die Deutsche Krankenhausgesellschaft; Grundlage ist § 39 Absatz 1a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch (SGB V).

Auf einen Blick

• Grundlage: Rahmenvertrag Entlassmanagement in der Fassung der 14. Änderungsvereinbarung vom 19. November 2025, die seit 1. April 2026 gilt; am 14. November 2026 die jüngste Fassung.
• Zeitpunkt: Tag der Entlassung, mindestens als vorläufiger Entlassbrief; für die Patient:in und mit ihrer Einwilligung für die weiterbehandelnde Ärzt:in.
• Mindestinhalte: zwölf Punkte, darunter Kennzeichnung als vorläufig oder endgültig, Entlassungsbefund und Arzneimittel mit Wirkstoffbezeichnung.
• Rückfragen: Rufnummer, besetzt mindestens montags bis freitags 9 bis 19 Uhr, am Wochenende 10 bis 14 Uhr.
• Endgültiger Brief: Eine Frist in Tagen nennt der Rahmenvertrag nicht.

Was ist ein Entlassbrief, und worin unterscheidet er sich vom Arztbrief?

Arztbrief ist der Oberbegriff: Eine Ärzt:in teilt den Weiterbehandelnden schriftlich mit, was sie erhoben, behandelt und empfohlen hat, etwa im Ambulanzbrief, Konsilbericht oder Verlegungsbrief.

Der Entlassbrief ist der Arztbrief zum Abschluss einer Krankenhausbehandlung. Für ihn legt der Rahmenvertrag Zeitpunkt, Empfänger:innen und Mindestinhalte fest. Auch § 7 Absatz 7 der (Muster-)Berufsordnung nennt die Krankenhausentlassung: Ärzt:innen übermitteln rechtzeitig die erhobenen Befunde und informieren über die bisherige Behandlung, soweit das Einverständnis der Patient:in vorliegt oder anzunehmen ist. Verbindlich ist die Berufsordnung der jeweiligen Landesärztekammer.

In der Rehabilitation heißt das Dokument Reha-Entlassungsbericht; der Leitfaden der Deutschen Rentenversicherung (Stand 08/2025) stuft ihn „als sozialmedizinisches Gutachten“ ein. Mehr: Reha-Entlassungsbericht.

Was muss in einem Entlassbrief stehen?

§ 9 Absatz 3 des Rahmenvertrags nennt als Mindestinhalte:

1. Stammdaten der Patient:in, Aufnahme- und Entlassdatum
2. Name der behandelnden Krankenhausärzt:in und Telefonnummer für Rückfragen
3. Kennzeichnung als „vorläufiger“ oder „endgültiger“ Entlassbrief
4. Grund der Einweisung
5. Haupt- und Nebendiagnosen, einschließlich Infektionen oder Besiedelungen durch multiresistente Erreger
6. Entlassungsbefund
7. Epikrise mit Anamnese, Diagnostik und Therapien einschließlich Prozeduren
8. Weiteres Prozedere und Empfehlungen
9. Arzneimittel: Wirkstoffbezeichnung und -stärke, Darreichungsform mit Erläuterung bei besonderen Formen, Dosierung bei Aufnahme und bei Entlassung mit Therapiedauer, Erläuterung von Veränderungen, bekannte Arzneimittelunverträglichkeiten; dazu der Medikationsplan und die Information über mitgegebene Arzneimittel
10. Alle veranlassten Leistungen, einschließlich der Verordnungen im Entlassmanagement, und die Information über eine Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit
11. Nachfolgende Versorgungseinrichtung
12. Mitgegebene Befunde

Zwei Ergänzungen:

• Arzneimittel: Punkt 9 verweist auf § 8 Absatz 3a der Arzneimittel-Richtlinie und auf § 115c SGB V. Nach § 115c Absatz 1 teilt das Krankenhaus der weiterbehandelnden Vertragsärzt:in Therapievorschläge unter Verwendung der Wirkstoffbezeichnungen mit.
• Ausstehende Befunde: Die Liste nennt sie nicht. Absatz 3 Satz 1 verlangt alle Informationen, die für die Weiterbehandlung erforderlich sind. Empfehlung des Autors: ausstehende Befunde beim weiteren Prozedere nennen, mit erwartetem Datum und der Person, die sie nachreicht.

Wann muss der Entlassbrief vorliegen, und was ist ein vorläufiger Entlassbrief?

Der Entlassbrief ist nach § 9 Absatz 1 zwingender Bestandteil des Entlassmanagements. Die Patient:in erhält ihn zum Zeitpunkt der Entlassung. Mit ihrer Einwilligung erhält ihn am Tag der Entlassung die Ärzt:in, die die Anschlussversorgung übernimmt; übernimmt das nicht die einweisende Ärzt:in, erhält auch sie den Brief (§ 3 Absatz 7). Bei stationärer Anschlussheilbehandlung oder stationärer Pflege geht er mit Einwilligung außerdem an die Einrichtung.

Ist der endgültige Brief am Entlasstag nicht möglich, verlangt § 9 Absatz 2 mindestens einen vorläufigen Entlassbrief. Er erfasst alle getroffenen Maßnahmen und Verordnungen des Entlassmanagements und die Beurteilung der Arbeitsunfähigkeit. Eine eigene Liste für den vorläufigen Brief enthält der Vertrag nicht; die Kennzeichnung als vorläufig oder endgültig ist einer der zwölf Punkte in Absatz 3. Empfehlung des Autors: auch den vorläufigen Brief an allen zwölf Punkten ausrichten.

Für den endgültigen Brief nennt der Rahmenvertrag keine Frist in Tagen. Ergänzendes können die dreiseitigen Verträge auf Landesebene regeln (§ 115 Absatz 2 SGB V, § 11 des Rahmenvertrags). Enthält der Vertrag Ihres Landes keine Frist, empfiehlt sich eine Frist in der Dienstanweisung.

Nach § 348 Absatz 3 SGB V übermitteln Krankenhäuser Entlassbriefe in die elektronische Patientenakte, soweit sie die Daten bei der Krankenhausbehandlung erheben und elektronisch verarbeiten und die versicherte Person dem Zugriff nicht widersprochen hat; Ausnahmen nennt Absatz 6.

Was verlangt § 630f BGB vom Entlassbrief?

§ 630f des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) verpflichtet den Behandelnden, die Behandlungsakte „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung“ zu führen und alle für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse aufzuzeichnen. Arztbriefe gehören nach Absatz 2 in diese Akte. Sie ist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine anderen Fristen gelten.

Fehlt die Aufzeichnung einer medizinisch gebotenen wesentlichen Maßnahme und ihres Ergebnisses, wird nach § 630h Absatz 3 BGB vermutet, dass sie nicht getroffen wurde. Was der Brief als durchgeführt nennt, sollte deshalb zeitnah zur Behandlung in der Akte aufgezeichnet sein. Berichtigungen und Änderungen von Einträgen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt und der Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Für den Entlassbrief folgt daraus: Der ausgehändigte vorläufige Brief bleibt als eigene Fassung in der Akte, der endgültige kommt mit Datum hinzu. Mehr: § 630f BGB in der Praxis.

Wer unterschreibt den Entlassbrief, und wer zeichnet gegen?

Die Lesefassung des Rahmenvertrags regelt die Unterschrift nicht; sie verlangt den Namen der behandelnden Krankenhausärzt:in und eine Telefonnummer für Rückfragen. Auch § 630f BGB legt nicht fest, wer unterschreibt und wer gegenzeichnet; das regelt das Haus.

Eine Qualifikation nennt der Vertrag für Verordnungen und die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit: Krankenhausärzt:innen mit abgeschlossener Facharztweiterbildung stellen sie aus (§ 4 Absatz 4, § 5 Absatz 1). Schreibt eine Ärzt:in in Weiterbildung den Brief, braucht sie für diese Dokumente am Entlasstag eine Fachärzt:in.

Was eine Mitunterschrift und das Kürzel „i.V.“ (in Vertretung) haftungsrechtlich bedeuten, behandelt der Beitrag „i.V.“ unter dem Assistenzarztbrief.

Wie ist ein Entlassbrief sinnvoll aufgebaut?

Eine Reihenfolge gibt der Rahmenvertrag nicht vor. Der Vorschlag beginnt mit dem, was die weiterbehandelnde Praxis zuerst braucht; die Ziffern verweisen auf die Mindestinhalte. Zur Sprache des Briefs: Der gute Arztbrief: eine kleine Stilkunde.

1. Kopf mit Kennzeichnung als vorläufig oder endgültig (1, 2, 3)
2. Diagnosen (5)
3. Arzneimittel bei Entlassung, jede Änderung mit ihrem Grund (9)
4. Weiteres Prozedere mit ausstehenden Befunden (8)
5. Veranlasste Leistungen und nachfolgende Versorgungseinrichtung (10, 11)
6. Einweisungsgrund und Epikrise (4, 7)
7. Entlassungsbefund (6)
8. Anlagen: mitgegebene Befunde (12)

Was verzögert Entlassbriefe, und was verkürzt die Zeit bis zur Freigabe?

Drei Ursachen liegen im Ablauf:

• Befunde nach der Entlassung: Histologie, mikrobiologische Kulturen oder auswärtige Laborwerte treffen Tage später ein.
• Schichtwechsel: Hat die Ärzt:in, die den Verlauf kennt, am Entlasstag nach dem Nachtdienst frei, schreibt die Vertretung aus Akte und Übergabe.
• Diktatstau: Ein diktierter Brief wartet auf das Schreiben, die Korrektur und die Freigabe.

Assistenzärzt:innen können Arbeit am Brief vom Entlasstag nach vorn verlagern:

1. Den Brief am Aufnahmetag anlegen: Kopf, Einweisungsgrund, Aufnahmemedikation und Vorbefunde stehen dann fest. Dazu: Warum der Entlassbrief am Aufnahmetag entschieden wird.
2. Die Epikrise nach jedem wesentlichen Befund fortschreiben.
3. Ausstehende Befunde auf einer Liste der Station führen, mit Namen und Datum.
4. Die Vorlage des Hauses an den zwölf Mindestinhalten ausrichten.

Ob das Zeit spart, zeigt die eigene Messung: der Anteil E ÷ N (N: Entlassungen eines Monats, E: davon mit endgültigem Brief am Entlasstag) und der Median der Tage von der Entlassung bis zum Versand des endgültigen Briefs.

Fristen, Zuständigkeiten und Fundstellen

Fundstellen ohne Gesetzesangabe meinen den Rahmenvertrag.

• Entlassbrief an Patient:in und weiterbehandelnde Ärzt:in. Wann: am Tag der Entlassung, mindestens als vorläufiger Brief. Wer: Krankenhaus. Fundstelle: § 3 Absatz 7, § 9 Absatz 1 und 2.
• Endgültiger Entlassbrief. Wann: keine Frist im Rahmenvertrag; Landesvertrag und Dienstanweisung prüfen. Wer: Krankenhaus. Fundstelle: § 11; § 115 Absatz 2 SGB V.
• Verordnungen und Arbeitsunfähigkeit. Wann: spätestens am Tag der Entlassung. Wer: Fachärzt:in des Krankenhauses. Fundstelle: § 3 Absatz 8, § 4 Absatz 4, § 5 Absatz 1.
• Medikationsplan. Wann: bei der Entlassung, ab drei gleichzeitig verordneten Arzneimitteln. Wer: Krankenhaus. Fundstelle: § 7 Absatz 3.
• Rufnummer für Rückfragen. Wann: Montag bis Freitag 9 bis 19 Uhr, Samstag und Sonntag 10 bis 14 Uhr. Wer: Ansprechpartner:in des Entlassmanagements. Fundstelle: § 3 Absatz 7.

Beispiel (fiktiv): Entlassung am Freitag, ein Befund steht aus

Herr M., 58 Jahre, berufstätig, wurde am Mittwoch mit Teerstuhl aufgenommen. Die Gastroskopie zeigte ein Ulcus duodeni ohne aktive Blutung; Biopsien aus Antrum und Korpus für die Helicobacter-Diagnostik wurden entnommen, die Histologie wird für Dienstag erwartet. Der Hämoglobinwert blieb stabil. Diclofenac, das er wegen einer Kniearthrose einnahm, wurde abgesetzt, Pantoprazol begonnen.

Freitag, 8:30 Uhr: Die Visite legt die Entlassung auf 13 Uhr. Die Stationsärztin, die Herrn M. aufgenommen hat, hat nach dem Nachtdienst frei. Ihr Kollege in Weiterbildung versorgt zwei Stationen und kennt den Fall aus der Übergabe.

Der Kollege stellt den Brief mit allen zwölf Punkten fertig und kennzeichnet ihn als vorläufig. Bei den Arzneimitteln steht: Diclofenac abgesetzt wegen des Ulkus, Pantoprazol mit Dosis und Dauer. Beim weiteren Prozedere steht: Histologie ausstehend, erwartet am Dienstag; Befund und Empfehlung folgen mit dem endgültigen Brief. Der Oberarzt stellt Rezept und Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit aus, liest den Brief gegen die Akte und gibt ihn frei. Im Entlassgespräch erfährt Herr M., dass der Befund aussteht und dass seine Hausarztpraxis das Ergebnis mit dem endgültigen Brief erhält.

Der offene Befund steht mit dem Namen der Stationsärztin und dem erwarteten Datum auf der Liste der Station. Am Dienstag weist die Histologie Helicobacter pylori nach. Die Stationsärztin ergänzt den Befund und die Empfehlung zur Eradikation mit Kontrolle des Therapieerfolgs und kennzeichnet den Brief als endgültig; der Oberarzt gibt ihn frei. Am Mittwoch geht er an die Hausarztpraxis. Beide Fassungen bleiben in der Akte.

Prüfliste vor der Freigabe

1. Kennzeichnung als vorläufig oder endgültig gesetzt; behandelnde Ärzt:in und Telefonnummer eingetragen; Aufnahme- und Entlassdatum stimmen mit der Akte überein.
2. Haupt- und Nebendiagnosen einschließlich multiresistenter Erreger genannt; Entlassungsbefund eingetragen.
3. Arzneimittel mit Wirkstoff, Stärke, Darreichungsform und Dosierung; jede Änderung erläutert; Unverträglichkeiten genannt.
4. Medikationsplan ab drei gleichzeitig verordneten Arzneimitteln beigelegt; mitgegebene Arzneimittel aufgeführt.
5. Jeder ausstehende Befund mit erwartetem Datum und zuständiger Person genannt (Empfehlung, kein eigener Mindestinhalt).
6. Verordnungen und Arbeitsunfähigkeit aufgeführt und von einer Fachärzt:in ausgestellt.
7. Nachfolgende Versorgungseinrichtung benannt; Einwilligung zur Übermittlung liegt vor; mitgegebene Befunde beigelegt.
8. Brief gegen die Akte gelesen: Jede genannte Maßnahme ist dort aufgezeichnet.

Was Software dabei übernehmen kann

Spracherkennung überträgt das Diktat in Text, Textbausteine liefern wiederkehrende Formulierungen, und weitere Software, auch mit künstlicher Intelligenz, stellt aus den Fallunterlagen einen Entwurf zusammen. Prüfpunkte für jeden Anbieter:

• Mindestinhalte: Die Software zeigt, welcher der zwölf Punkte leer ist.
• Fundstelle und Lücken: Jede Angabe im Entwurf führt zur Stelle im Originaldokument; die Software zeigt, wozu die Unterlagen nichts enthalten.
• Fassungen: Vorläufiger und endgültiger Brief bleiben getrennt und mit Datum erhalten.
• Freigabe: Das Protokoll zeigt, wer wann freigegeben hat.
• Zeit: Entwurf, ärztliche Korrektur und Übergabe an das Krankenhausinformationssystem werden getrennt gemessen.

Für einen Entlassbrief tragen Ärzt:innen Angaben aus Aufnahme, Verlauf und Befunden erneut zusammen. Aiomics entwirft Arztbriefe und Reha-Entlassungsberichte aus den Fallunterlagen, in der Vorlage des Hauses. Belegte Angaben führen zu ihrer Fundstelle im Original; Ärzt:innen geben jeden Brief frei. Das ist im Einsatz; Aufnahme, Betten- und Terminplanung laufen im selben System. Aiomics entscheidet nichts über Aufnahme, Kodierung oder Abrechnung. Entwürfe können Fehler und Lücken enthalten; die verantwortlichen Fachkräfte geben jedes Dokument frei. Mehr: Arztbriefe und Entlassbriefe mit aiomics.

Häufige Fragen

Was muss in einem Entlassbrief stehen?

Alle Informationen, die für Weiterbehandlung und Anschlussversorgung erforderlich sind. § 9 Absatz 3 des Rahmenvertrags Entlassmanagement nennt zwölf Mindestinhalte, darunter Diagnosen, Entlassungsbefund, Epikrise, weiteres Prozedere, Arzneimittel und veranlasste Leistungen.

Wann muss der Entlassbrief vorliegen?

Am Tag der Entlassung, mindestens als vorläufiger Brief: für die Patient:in und mit ihrer Einwilligung für die weiterbehandelnde Ärzt:in. Für den endgültigen Brief nennt der Rahmenvertrag keine Frist in Tagen.

Was ist ein vorläufiger Entlassbrief?

Die Fassung, die das Krankenhaus am Entlasstag mitgibt, wenn der endgültige Brief nicht möglich ist. Nach § 9 Absatz 2 des Rahmenvertrags erfasst er alle getroffenen Maßnahmen und Verordnungen des Entlassmanagements und die Beurteilung der Arbeitsunfähigkeit. Die Kennzeichnung als vorläufig gehört nach Absatz 3 zu den Mindestinhalten.

Wer unterschreibt den Entlassbrief?

Der Rahmenvertrag verlangt den Namen der behandelnden Krankenhausärzt:in; die Unterschrift regelt er nicht. Wer unterschreibt und gegenzeichnet, legt das Haus fest. Fachärzt:innen stellen Verordnungen und die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit aus.

Kann Software den Entlassbrief schreiben?

Software kann den Entwurf liefern. Aiomics entwirft Arztbriefe aus den Fallunterlagen, in der Vorlage des Hauses. Ob der Brief als vorläufig oder endgültig hinausgeht, entscheidet die Ärzt:in bei der Freigabe.

Wer haftet für einen Entwurf, den Software erstellt hat?

§ 630f BGB verpflichtet den Behandelnden zur Dokumentation. Eine eigene Regel für Entwürfe aus Software enthält die Vorschrift nicht; die Pflicht bleibt beim Behandelnden. Ärzt:innen prüfen den Entwurf deshalb gegen die Akte, bevor sie ihn freigeben. Zur Verantwortung aus der Unterschrift: Beitrag zur „i.V.“-Unterschrift.

Quellen und Stand

• Rahmenvertrag Entlassmanagement, Lesefassung der 14. Änderungsvereinbarung vom 19. November 2025 (GKV-Spitzenverband)
• 14. Änderungsvereinbarung vom 19. November 2025 (GKV-Spitzenverband)
• GKV-Spitzenverband: Übersicht der Änderungsvereinbarungen
• § 39 SGB V
• § 115 SGB V
• § 115c SGB V
• § 348 SGB V
• § 630f BGB
• § 630h BGB
• Bundesärztekammer: (Muster-)Berufsordnung, Fassung vom 13. Mai 2026
• Deutsche Rentenversicherung: Leitfaden zum einheitlichen Entlassungsbericht, Stand 08/2025

Stand: 14. November 2026